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小口現金の精算作業を効率化するために考えておくべきこと

経費精算

2015/11/4

小口現金は管理や都度精算を行う手間を考えると、経理担当者としては廃止したいものだと思います。
しかし小口現金を廃止する場合には、小口現金を利用する全ての人にとって便利になるような運用方法を考えなければなりません。

小口現金廃止で出てくる問題

今まで小口現金での精算を廃止する場合、今まで小口現金で精算をしていたお金は振込みで対処をすることになります。小口現金を廃止し、精算処理を振込みに切り替えた場合に出てくる問題について考えてみましょう。

まず、まとめて月1回の支払いだと、精算をした人が立て替えているお金が戻ってくるまで時間がかかってしまい、精算をする人が精算することを忘れてしまい、作業が滞る可能性が出てきます。
そして給与と一緒に支払いをすると、小遣い制の人は自分で立て替えた経費分を妻に返してもらえない恐れがあるため、妻にいちいち説明をして経費分とお小遣いを分けてもらうのが面倒になってしまいます。また振込に切り替えると今までかかっていなかった振込手数料や口座開設などの手間がかかってしまいます。

このように精算を行う人・精算を行う経理担当者ともにデメリットが発生してしまい、これでは小口現金を廃止する意味がありません。

小口現金精算はシステム導入で効率化!

小口現金を廃止は、経理担当者の業務の効率化が主な理由です。
しかし、経理担当者の業務が効率化されたとしても、精算を行う人にメリットがないようでは意味がありません。

経費精算システムを利用することにより、経理担当者だけでなく承認を行う人、精算を行う人にもメリットが生まれてきます。

経理担当者のメリット
精算を行う人が申請したデータから簡単に仕訳データや振込データを作ることができるため入力の手間が大きく省け効率化することができます。

精算を行う人のメリット
交通費精算を行う際は、経費精算システムに内蔵されている乗換案内サービスを利用することにより、その結果をそのまま申請データとして利用することができます。 また、クラウド型の経費精算システムを利用することにより、インターネットが繋がる環境であれば、パソコンやスマートフォンなどで、移動時間などに交通費申請をすることが可能です。

承認を行う人のメリット
精算を行った人の申請データの状況を随時インターネット上で確認することができ、承認作業も一度にそこで行うことができます。

最後に

経理担当者としては小口現金を廃止することで多くのメリットが出てきますが、精算する人や承認を行う人などに負担が増えてしまっては意味がありません。 小口現金の精算に関わる全ての人の効率化を図れるよう、経費精算システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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