経費精算業務の効率化に成功した事例3選！工数・負担の削減を実現

経費精算業務の効率化に成功した事例3つ

初めに、経費精算業務の効率化に成功した企業の事例を3つご紹介します。クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の導入により、各社がどのように経費精算の課題を解決したのか、ぜひご覧ください。

事例1：経費精算業務時間が3時間から30分に短縮！

ファーストキッチン株式会社様の導入事例をご紹介します。同社では、既存の会計システムとの連携による経費精算の効率化や、内部統制の強化を目的として「楽楽精算」を導入しました。従来は会計システムのオプション機能を用いて精算入力を行っていたものの、事前申請との照合や紙の領収書の確認といった作業に手間がかかり、さらには手作業による見落としや間違いが懸念されていました。

「楽楽精算」で経費精算を行う運用に切り替えたところ、システム上でデータを一元管理できるようになり、紙ベースでの申請・回覧・印鑑承認が不要になりました。これにより経費精算業務時間が3時間から30分へと短縮された上、システムの機能である「未承認・差し戻しの通知」で手続きの抜け漏れをなくす効果も得られました。

ファーストキッチン株式会社様の導入事例についてさらに詳しくは、以下のページからご覧いただけます。

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事例2：クレジットカード連携機能でキャッシュレスと業務効率化を実現

株式会社不二ビルサービス様の導入事例をご紹介します。同社は過去に、経費の立替が発生する都度エクセルで作成して印刷した紙の申請書類で手続きを行い、小口現金で精算を行っていました。そのため、申請者の作業負担やミスが懸念される点や、承認状況をリアルタイムで把握しにくい点、基幹システムへ入力する際に二度手間となってしまう点が課題となっていました。

「楽楽精算」を導入するとともに、小口現金からキャッシュレス化を推進するという改革を実施。クレジットカードの利用明細を自動でシステムに取り込むことで、手入力の手間がなくなり、業務効率化とミス削減が実現しました。そのうえ、経費精算に関するデータをシステム上で見える化する効果や、ペーパーレス化による業務効率向上の効果も得られています。

株式会社不二ビルサービス様の導入事例についてさらに詳しくは、以下のページからご覧いただけます。

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事例3：定期区間の自動控除で交通費精算の負担を大幅カット！

東京ガスコミュニケーションズ株式会社様の導入事例をご紹介します。同社では、交通費精算における定期区間の控除に課題を感じていました。それまでは申請の都度、経理担当者が経路と定期区間の突き合わせを行っていたものの、煩雑な作業に多くの手間がかかり、全ての申請を正確な金額へ修正するのが難しい状況にありました。また、外出が多い部署の交通費精算では「申請者・承認者・経理担当者」全員の負担が大きくなっていることも課題でした。

そこで乗換案内ソフトを内蔵した「楽楽精算」を導入したところ、定期区間の運賃を自動で控除する機能によって、突き合わせのチェックが不要になりました。また、ICカードの履歴をシステムへ取り込む「ICカード連携機能」によって、申請者が手入力する手間や承認者、経理担当者がチェックする手間も軽減されました。「楽楽精算」によって経費精算の効率化と確実性の向上が同時に叶ったのです。

東京ガスコミュニケーションズ株式会社様の導入事例について、さらに詳しくは以下のページからご覧いただけます。

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このように、経費精算システムを導入するとさまざまな課題の解決が期待できます。現状の経費精算業務にお悩みがあるなら、システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

システムで経費精算を効率化する魅力

専用システムを導入すると、経費申請・経費管理に特化した機能によって、業務フローを効率化・自動化することが可能です。ここでは、システムで経費精算を効率化する魅力をご紹介します。

申請者・承認者・経理担当者の負担が軽減される

経費精算システムは、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担を軽減できます。

例えば申請者は、クレジットカード・交通系ICカード・レシート読み取りアプリなどから明細を自動で取り込むことで申請が楽になり、ミスをなくせます。さらに、自動化によって入力時の人的ミスや不正をなくせるため、承認者・経理担当者の確認作業も楽になるでしょう。社内の「申請→承認→経理チェック→記帳→支払」のワークフローをリアルタイムで一元管理できることも組織全体のメリットです。

加えて、領収書や請求書などの証憑を電子化してシステム上で保存すれば、管理を担う経理担当者が紙の書類を紛失・破損するリスクもなくせます。このほかにも、財務諸表の作成に必要な経費のデータを正確に管理できるため、経理部門では決算や監査に対応しやすくなります。

このように、経費精算システムを活用すれば申請者・承認者・経理担当者の三方よしな運用ができます。

ミス・漏れ・不正を低減できる

経費精算システムは、入力ミスや抜け漏れ、内部不正の低減にも貢献します。システムが社内規程やルールに合わせて申請内容を自動チェックするので、申請時の不備をなくすとともに、差し戻しによる無駄な手間をなくすことが可能です。経費処理において人の目だけに頼らないチェック体制を構築し、承認作業や管理業務の精度を高める効果が期待できます。
このように、経費精算システムを導入することは内部統制の強化にもつながります。

社内で経費精算システムの導入を提案する際のポイント

経理担当者がシステム導入を提案する際は、組織にもたらすメリットを伝えて協力を仰ぎながら、業務改善の施策を進めるとよいでしょう。社内で経費精算システムの導入を提案する際のポイントを解説します。

システムの導入が必要な背景や理由を明確にする

システム導入の必要性を理解してもらうために、「現状の課題」と「導入による改善効果」を併せて伝えましょう。その際は、定量的な指標を用いて説明するのがポイントです。

例えば「導入によって、申請書類の確認にかかる作業時間が〇時間から△時間に削減できます」といった形で伝えるとよいでしょう。また、本記事で触れた導入事例を活用するのもおすすめです。具体的な事例があれば納得感が出て、稟議の承認までスムーズに進みやすくなります。

現場・経営層・決裁者に響くメリットを強調する

システム導入によって、現場・経営層・決裁者にもたらされるメリットを強調しましょう。導入コストとROI（投資対効果）を伝えて、投資以上のリターンが得られる旨を定量的に示すことが大切です。例えば「初期費用〇〇円と月額費用〇〇円がかかりますが、残業が〇時間削減されるので、結果として〇〇円の人件費をコスト削減できます」といった形で伝えるとよいでしょう。

導入スケジュールとリスク管理策も提示する

社内で導入準備・試験運用・本格稼働までのスケジュールを作成することで、現場で導入された際の流れや動き方をイメージしやすくなります。稟議を通した後、実際に導入し、オペレーションを整備していくのはさらに大変です。事前に想定できる業務フローを考え、現場への負担をできるだけ抑えた段階的な導入スケジュールを立てておきましょう。ここまですれば、稟議も通りやすく、導入時の負担も軽減できます。

経費精算を効率化した企業の事例を参考にシステム導入を進めましょう

ここまで、経費精算業務の効率化に成功した事例や、システムで経費精算を効率化する魅力、社内でシステム導入を提案する際のポイントを解説しました。経費精算システムには、経費精算業務を効率化・自動化する便利な機能が充実しています。

数あるシステムのなかでも「楽楽精算」は、申請者・承認者・経理担当者の負担軽減や生産性向上に貢献する機能が豊富に搭載されています。

「楽楽精算」の魅力1：AI-OCR機能搭載

専用アプリで撮影した領収書の金額・取引先・受領日などの情報を自動でデータ化し、申請者の入力作業や、承認者・経理担当者の確認作業を効率化します。電子帳簿保存法にも対応可能です。

「楽楽精算」の魅力2：自動仕訳機能

事前に設定した勘定科目で申請内容を自動的に仕訳し、データ連携により会計ソフトに登録します。経理担当者は、面倒な仕訳作業や会計ソフトへの手入力の手間をなくせるのが魅力です。

「楽楽精算」の詳細は、無料の資料でご案内しています。ぜひ以下のページからお問い合わせください。