IC定期券を購入した場合、デポジット分は経費精算システム上でどう処理すればいいですか？

経費精算

2022/1/20

経費精算システムを導入し、それに伴い社員の交通費利用時に交通系ICカードを使用することになりました。利用した分を交通費として処理しますが、最初のデポジット分は経費精算システムではどう処理すればいいのでしょうか？

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※デロイトトーマツミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/）より

会社で交通系ICカードを購入した場合のデボジットは預け金

交通系のICカードを利用する際には、最初に500円支払い交通系ICカードを購入します。ただし、500円は交通系ICカードを鉄道会社に返却すれば戻ってくるため、正確には経費ではなく預け金として処理します。
ですので、交通系ICカードを会社の負担で準備した際には、デボジット時には預け金とし、交通系ICカードへチャージした際には仮払金とするのがいいでしょう。その場合、交通系ICカードで電車を利用した費用を旅費交通費として経費計上することになります。

会社用で使う交通系ICカードは個人で準備してもらいましょう

クラウド型の経費精算システムには、交通系ICカードの履歴を読み取って交通費精算ができるものが多くあり、交通費精算に交通系ICカードを使用することが増えています。ただ、多くの社員が通勤用の定期券も交通系ICカードを利用していると思いますので、専用の交通系ICカードを会社で準備するのではなく、個人の交通系ICカードを利用してもらい、その交通費を経費精算システムで処理をするのが望ましいでしょう。