経費精算をしない人への対処法！主な原因や放置することのリスクとは

経費精算をしない人が生まれる主な原因

「なぜルールを守って経費精算をしてくれないのだろう？」と不満に感じている経理部門の担当者の方も多いはずです。まずは、申請者の目線から経費精算をしない主な原因をご紹介します。

原因1：申請のプロセスを面倒に感じている

経費申請のプロセスを面倒だと感じていることから、申請業務を後回しにしてしまう申請者がいます。後回しすることによって経費精算が遅れてしまうケースや、ポケットマネーで解決してしまうケースも少なくありません。

申請書を作成する際は、コア業務の合間に領収書の整理・データ入力・手書きなどの多くの手作業が発生します。特に紙で手続きする場合は、申請のために出社しなければばらないケースもあり、負担となることも珍しくありません。

原因2：領収書の紛失してしまい期日までに申請できなかった

申請者が領収書を紛失してしまったことが原因で、経費申請が停滞するケースがあります。一般的に領収書を紛失した場合、店舗などの発行者に依頼し、再発行してもらうことが多いです。ただし、再発行には時間と手間がかかるため結果として手続きが遅延し、締め日に間に合わなくなるおそれもあります。

原因3：申請期日に間に合わなかった

多忙な申請者が、重要な仕事や出張のタイミングが重なったことによって、経費精算の締め日までに申請できない場合もあります。よくある事例として、月末から月初にかけて出張しているケースが挙げられるでしょう。紙で経費精算を行っている場合は出社が必要なので、月末の期日までに間に合いません。このように、本人は期日までに申請を行う意思があっても、業務の事情からどうしても手続きができないこともあり得ます。

原因4：申請を忘れていた

申請者の不注意が原因でうっかり申請を忘れ、締め日を過ぎてしまうことがあります。

こうしたケースは申請者が経費精算の重要性を理解していないことや、ルーティン業務として申請が定着していないことなどが一因だと考えられます。経理担当者が経費申請を催促しなければならない状況になると、いちいちアナウンスを行う手間がかかってしまうのも難点です。ミスをゼロにするのは難しいものの、できるだけ減らす対策を講じるべきだといえるでしょう。

経費精算をしないことで生じるリスク

会社の会計の観点では、月内に使った経費はその月に計上することが基本です。経費精算は、自分のお金で立て替えた従業員だけでなく、会社の会計においても重要な手続きだといえるでしょう。ここでは、経費精算がきちんと行われていない場合、会社にもたらされるリスクを解説します。

財務状況を正しく管理できなくなる

未精算の経費が多いと、実際の支出額と財務書類上の金額に差が生じ、正確な財務状況を把握しにくくなってしまいます。正しい現状を確認できないことから、経営の意思決定が遅れたり、打ち出す施策を誤ってしまったりするおそれがあるでしょう。

決算をやり直さなければならないおそれがある

万が一、経費精算に漏れがあった場合は、過去にさかのぼって決算書を計算し直さなければなりません。一度完成した決算書を修正するために一から計算をやり直すのは、経理担当者に非常に重い負担がかかります。

社会的な信用を失うリスクがある

前述した決算のやり直しが発生すると、不正確な決算の情報を提示したと見なされ、投資家や取引先からの信頼を失うリスクがあります。決算書は自社の経営状況を外部に報告する書類で、正確性が求められる書類であるため、内容の不備は信用に関わるのです。

税務調査で問題視されやすくなる

経費精算の遅延により、企業の帳簿上に未精算の仮払金が残っていると、税務調査で「使途不明金がある」と見なされ指摘される可能性があります。金融機関から融資を受ける際の評価にも影響があるため注意が必要です。

参考：日本労働組合連合会「民法の消滅時効と賃金」

経費精算をしない人を減らすための主な対策

社内で経費精算をしない人を減らすために、経理担当者はどのような対策を講じるべきでしょうか。以下で紹介する対策を参考に、自社の経理業務の改善に取り組みましょう。

経費精算に関する社内規程を明確に定める

社内で経費精算の遅延が常態化している場合は、まず社内規程を明確に定めましょう。社内規程が不明瞭だと、経費精算が遅れたり、不正が生じたりする可能性があります。早急に体制を整えることが大切です。具体的には以下のような点を整理してください。

• 経費精算の期限
• 経費精算可能な金額
• 経費精算の申請方法
• 経費精算で必要なもの（領収書やレシートの有無）
• 承認ルート など

経費精算の重要性と社内規程を周知する

経費精算の重要性や、期限内に正しく申請が行われないことで発生するリスク、社内規程などを周知し、従業員の理解と協力を促しましょう。また、周知するだけでなく、定期的に勉強会を行うこともおすすめです。何度も繰り返し聞くことで正しい申請方法が定着していきます。従業員が毎月の申請をきちんと認識し、ルーティン化している状態を目指しましょう。

経費精算のオペレーションを効率化する

経費精算のオペレーションを専用の経費精算システムで電子化しましょう。申請のプロセスを面倒に感じているケースや忙しくて申請に間に合わないといったケースに有効です。申請プロセスが電子化されると、外出先からもPCやスマートフォンで申請できるようになるので、申請者はスキマ時間を活用して迅速に手続きしやすくなります。無駄な出社を減らすことも可能です。申請者はもちろん、確認する承認者や経理担当者の負担をなくせます。

便利なシステムを活用して経費精算しない人を減らす対策を！

ここまで、経費精算をしない申請者への対処法をお伝えしました。経費精算をしない申請者には、「申請のプロセスを面倒に感じている」「単なるミスで申請を忘れてしまっている」といったさまざまな事情があると考えられます。

こうした課題の対策として、申請者がラクに経費精算できる社内体制を整えることが有効です。申請漏れや遅延が減れば、結果として経理担当者の業務もラクになります。そこでおすすめなのが、経費精算システムを導入する方法です。経費精算システムがあれば、申請を電子化し、経費精算を楽にするオペレーションを整えられます。

なかでもおすすめなのはクラウド型経費精算システム「楽楽精算」です。「楽楽精算」には経費精算をしない申請者を減らすための、便利な機能が多数搭載されています。

「楽楽精算」の便利機能1：領収書の読み取り機能

スマートフォンを使って専用アプリから領収書を撮影するだけで、金額・取引先・受領日などの情報が自動でデータ化されて、そのまま申請に使えます。作業が自動化され、申請者は手入力をせずに済みます。

「楽楽精算」の便利機能2：クレジットカード・プリペイドカード連携機能

法人カードの利用明細を自動でシステムに取り込めます。申請者は利用履歴を選択するだけで、簡単に申請を行えます。また、法人カードを貸与すると、自腹での立て替えが不要になる点も申請者のメリットにつながります。

「楽楽精算」の便利機能3：通知・催促アラート

未精算の伝票がある場合、申請者に精算を促すメールを自動送信できます。申請者がうっかり経費申請を忘れていたとき、通知で気づいて対応することで、遅延なく手続きを進められます。

「楽楽精算」には、申請者はもちろん承認者や経理担当者をラクにする便利な機能が充実しています。機能や導入メリットについて詳しくは、無料の資料でご覧ください。