経費精算をキャッシュレス化するには？面倒な小口現金の管理から卒業

経費精算のキャッシュレス化が求められている背景

そもそも、どのような理由から経費精算のキャッシュレス化が求められているのでしょうか。基礎知識として、まずはその背景を理解しておきましょう。

小口現金の管理に負担がかかっている

小口現金を用いて経費精算を行うにあたり、経理部門や担当者の業務負荷がかかっているという状況があります。

現金を扱う場合、小銭やお札を数える手間がかかるほか、入出金の度に現金出納帳へ記入して現金の残高と記載した金額が合致しているか確認しなければなりません。
現金の管理は手作業で行うため、気をつけていてもミスが起こる可能性があります。万が一誤差が発生してしまったら、原因究明や修正に何時間もの工数がかかることも考えられます。さらに、お金の紛失・不正といったトラブルのリスクを完全になくすことも難しいでしょう。

社会にキャッシュレス決済が普及した

ビジネスシーンに限らず、社会全体でキャッシュレス決済が普及していることも背景として挙げられます。これにより、従業員が経費の立て替えを行う際に、クレジットカード決済・モバイル決済・ICカード決済などの決済方法を選択するケースが多くなっているのです。経費の立て替えを行う従業員の利便性の観点からも、経費精算でキャッシュレス決済に対応するのが望ましいでしょう。

企業が経費精算業務をキャッシュレス化するメリット

経費精算のキャッシュレス化を実現すると、企業は以下のメリットが期待できます。

• 現金管理の手間がかからない
• 不正や紛失の防止につながる
• 手作業による計算ミスが減る
• 簡単に使用履歴をチェックできる
• キャッシュフローに余裕ができる
• ポイントが貯まる・カード特典が利用できる

それぞれについて詳しく解説します。

現金管理の手間がかからない

経費精算のキャッシュレス化で小口現金が不要になることにより、現金管理に伴う経理担当者の手間を軽減できる点がメリットだといえるでしょう。

小口現金が不要になると、両替のために銀行へ行ったり、金庫の小銭やお札を数えたりする管理業務がなくなります。さらに、こういった現場の作業が不要になることで、経理担当者がテレワーク（リモートワーク）で働く環境も整えられるでしょう。

不正や紛失の防止につながる

キャッシュレス化すると、不正や紛失の原因となる小口現金そのものをなくせます。小口現金は、社内のチェック体制が不足していると容易に出金ができるため、横領のリスクが高いといえます。また、紛失に気づきにくいのも注意点です。

キャッシュレス化によって、こういった不正や横領が起きやすい仕組みを根本から解消できるでしょう。

手作業による計算ミスが減る

キャッシュレス化すると小口現金を手作業で管理せずに済むので、計算ミスの削減が期待できます。

小口現金を手作業で数える場合は、計算ミスや数え間違いが発生する可能性がありますが、そもそも小口現金がなくなればこうした計算ミスも発生しません。

簡単に使用履歴をチェックできる

キャッシュレス決済は利用履歴が自動でデータ化され記録に残るので、いつ何に経費を使ったかチェックするのが簡単です。さらに、経費精算システムによっては利用明細データを直接取り込めるので、金額や項目の手入力が不要となり、経費申請時のミスもなくせます。

キャッシュフローに余裕ができる

法人向けクレジットカードを利用する場合は、カードを利用した日から口座振替による引き落とし日まで1カ月程度かかるのが一般的です。経費支払いまでに一定の期間があるので、その分キャッシュフローに余裕を持つことができます。

ポイントが貯まる・カード特典が利用できる

法人クレジットカードは使う度にポイントが貯まります。ポイントを使って備品を購入したり、マイルに交換して出張費用の一部に充てたりすることが可能です。また、カードによっては旅行傷害保険やショッピング保険などの付帯サービスを利用できるケースもあります。

経費精算をキャッシュレス化する主な方法

企業が経費精算のキャッシュレス化を推進する際、導入しやすいのは以下の2つの方法です。

• 交通系ICカード
• 法人用クレジットカード

それぞれどのような経費精算に適しているか、詳しく解説します。

交通系ICカード

外回りの多い営業職の交通費精算などでは、交通系ICカードを使う企業が増えています。

ICカードは一定期間利用履歴が残るため、定期的に履歴を確認することで抜け漏れなく経費申請ができるようになるのです。

また、近年はICカード読み取り機能を搭載した経費精算システムも登場しています。こういったシステムを導入すれば、駅の券売機や会社のICカードリーダーを使わずとも履歴を確認でき、さらに使った経路や費用をいちいち調べることなく、交通系ICカードのデータを使って経費精算ができるのです。

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法人用クレジットカード

交通費以外の経費をキャッシュレス化するなら、法人用クレジットカードを導入するのも効果的です。
クレジットカードは利用履歴が自動で記録されるため、申請者にとっては、過去のスケジュールや金額を思い出しながら一つ一つ経費申請する手間がなくなります。

また、経理担当者にとっても申請金額の突合がしやすいため、確認にかかる業務負荷を大幅に軽減できます。

経費精算をキャッシュレス化する際の注意点

経費精算をキャッシュレス化する際は、現状の運用ルールを見直し、制度を整えることが大切です。以下の注意点を意識して導入・運用に取り組みましょう。

キャッシュレス決済の経費精算ルールを構築する

小口現金での経費精算を廃止し、キャッシュレス決済へ移行するなら、新たに経費精算ルールを構築する必要があります。具体的には、「領収書や利用明細の提出を必須とする」といった形で、正確な経費管理を実現するためのルールを策定しましょう。

盗難や不正利用発生時の対応を整備する

キャッシュレス化に伴い従業員に交通系ICカードや法人用クレジットカードを貸与する場合は、事前に取り扱い方法を周知し、盗難や不正利用に関する注意喚起を行うのが望ましいでしょう。また、インシデント発生時の対応マニュアルを作成することも重要です。

経費精算をキャッシュレス化するならシステム活用でさらに便利に！

ここまで、経費精算をキャッシュレス化するメリットや、キャッシュレス化する主な方法を解説しました。キャッシュレス化することで業務効率化やミス・不正の低減が叶うものの、法律に則ったオペレーションの構築には手間がかかります。

そこでおすすめなのが、経費精算システムを活用して、業務フロー全体を電子化・自動化することです。経費精算システムのなかでもおすすめなのが、交通系ICカードや法人用クレジットカードと連携可能な「楽楽精算」です。

「楽楽精算」の魅力➀交通系ICカードや法人用クレジットカードと連携可能

「楽楽精算」と交通系ICカードや法人用クレジットカードを連携することによって、カードのデータを自動でシステムに取り込めるので、申請者が手入力する手間や承認者・経理担当者の確認作業の負担を大幅に削減できます。スマートフォンアプリで読み取れるので、専用のカードリーダーは不要です。

「楽楽精算」の魅力➁申請から承認までオンラインで完結

「楽楽精算」で申請から承認まで行えば、経費精算の業務フロー全体がシステム上で完結します。紙の申請書を印刷したり印鑑を押したりする必要がないので、業務効率化や経費削減が期待できます。

「楽楽精算」の魅力➂法制度に対応

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応しているので、システムを導入するだけで法対応を実現できます。最新の法制度に準拠しながら、経費精算のペーパーレス化を簡単に実現できます。

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