経費精算のキャッシュレス化を進めるメリットとは？

近年、業務の効率化を図る上で「キャッシュレス」は重要なキーワードのひとつとなりました。単にスピーディーな決済が可能になるだけでなく、小口現金の管理が不要になるなど、キャッシュレス化の進行は企業にも大きな変化を与えます。

ここでは、一般企業でキャッシュレス化を行うメリットと、その方法についてご紹介します。

企業がキャッシュレスにするメリット

個人にとってのキャッシュレスといえば、現金の代わりにクレジットカードや電子マネーで決済することを意味するでしょう。これは企業にとっても同じで、企業の「キャッシュレス」とは、従業員の経費精算に現金を使わないことを指します。

日本企業では経費精算のキャッシュレス化がなかなか進んでいませんが、キャッシュレス化を実現することで、企業にとって次のようなメリットがあります。

現金管理の手間がかからない

現在、多くの企業では「小口現金」という形でいくらかの現金を手元に置いておき、文房具代や切手代など、日常的な小規模の出費にあてています。その管理は経理担当者の仕事であることが多いでしょう。

経費精算のキャッシュレス化が完全に実現すれば、企業は小口現金を持つ必要がなくなります。両替のために銀行へ行ったり、金庫の小口現金を数えたりといった日々の管理業務が不要になるでしょう。

またテレワークやリモートワークが可能な環境を整える上では、ペーパーレス化と同様に、小口現金の削減が特に重要になってきます。

計算ミスが減る

小口精算で現金をやりとりしていると、人が管理する都合上、どうしても計算ミスや数え間違いなどが発生します。キャッシュレス化によって小口現金がなくなれば、計算ミスの削減につながるでしょう。

簡単に使用履歴をチェックできる

クレジットカードや交通系ICカードなどは使用履歴の一覧が残るので、いつ何に使ったのかチェックするのが簡単です。また、利用明細データを経費精算システムに直接取り込めるので、ひとつひとつ金額や項目を入力する手間がありませんし、申請時の入力ミスや書き間違いもなくなります。

キャッシュフローに余裕ができる

キャッシュレス化して、買い物の際にクレジットカードを使って計算すると、実際買い物した日から引き落とし日まで1ヵ月程度かかるのが一般的です。すぐに支払う必要がないので、その分キャッシュフローに余裕を持つことができます。

ポイントが貯まる・カード特典が利用できる

法人用クレジットカードは、使うたびにポイントが貯まったり、旅行傷害保険やショッピング保険が付帯していたりと、さまざまな特典があります。ポイントをうまく利用して必要なものを手に入れたり、マイルに交換して出張費用の一部にあてたりすることも可能です。

経費精算をキャッシュレス化するには？

企業が経費精算のキャッシュレス化を実現するには、次の2つの方法を組み合わせるのが近道です。

交通費は交通系ICカードで精算

交通費については、交通系のICカードを使って精算することがおすすめです。外回りが多い営業職などにとって、交通費の精算は面倒な作業です。手作業による交通費精算の場合、申請者は使った経路とその費用を調べて申請しなければならず、さらに通勤の定期区間は除外して申請する必要があります。承認者はこの申請が正しく行われているかひとつひとつ確認しなければならないので、双方とも非常に手間がかかります。

交通系ICカードを導入すれば、利用した交通費のデータをそのまま経費精算システムに取り込むことが可能です。さらに、個人ごとの定期区間を経費精算システムに登録しておくと、自動的に定期区間の交通費が控除されるように設定できます。通勤定期を交通系ICカードにすることで、申請者・承認者双方の手間を減らし、定期区間の交通費が二重申請されてしまい、会社にとって損失になってしまうこともなくなるでしょう。

交通費以外は法人用クレジットカードで精算

交通費以外の経費をキャッシュレス化するためには、企業が法人用クレジットカードを用意して、必要な従業員に配ることが近道です。

法人カードは複数枚発行が可能で、使用記録はクレジットカードごとに記録されます。すべての経費の支払いに法人カードを使うようにすれば、計上漏れを防げる上、現金の盗難や紛失といったリスクもありません。経理担当者の負担を、大幅に軽減することができます。

法人用クレジットカードを使うメリット

従業員がクレジットカードを使って経費のキャッシュレス決済を行う際には、個人のカードで立て替え払いをしても問題はないように思えます。

しかし、法人のクレジットカードと個人のクレジットカードでは、次のような違いがあります。

利用限度額が高い

法人用クレジットカードは、個人用のクレジットカードと比べて利用限度額が高く設定されています。そのため、高額の支出にも対応することができます。

複数枚の発行が可能

法人用クレジットカードは、カード会社にもよりますが、追加カードが発行可能なのが一般的です。支払った履歴はクレジットカードごとに記録されますが、引き落とし口座はひとつにまとめることができます。

社員に貸与して事業用の支払いをクレジットカードで行えば、立て替え精算の手間を削減できる一方、経理担当者が使用履歴をまとめてチェックできるため、管理の手間も省くことができます。

貯まったポイントが利用できる

法人用クレジットカードを利用して貯まったポイントは、会社の備品購入などに使うことができます。例えばマイルに交換して航空券の購入に利用すれば、経費の節約に役立つでしょう。

経費の使い道が明らかになる

法人用クレジットカードは複数枚の発行が可能ですが、社員で共有することはできず、使用者を指定して発行されます。履歴はクレジットカードごとに管理されるので、履歴を見れば誰が何に、いくら経費を使ったかということが明らかになります。

尚、近年、法人向けプリペイドカードの普及も広がっています。あらかじめ金額をチャージして、その範囲内のみでの使用を制限できる他、与信不要で会社規模を問わないなど、法人用クレジットカードとはことなるメリットもありますので、詳細は下記のページをご確認ください。

>> プリペイドカード連携　機能紹介ページ／事前チャージで経費管理・小口現金削減

経費精算システムを利用するメリット

企業がキャッシュレス化を進め、小口現金の管理が必要なくなれば、日々の経費精算を効率化することができます。

ただし、大幅に経費精算の手続きを効率化しようと思うなら、交通系ICカードと法人用クレジットカードの導入と並行して、経費精算システム「楽楽精算」を導入することがおすすめです。その理由をご紹介します。

従業員の経費申請作業の効率化

「楽楽精算」は、交通系ICカードや法人用クレジットカードの利用データを自動で読み取り、そのまま経費精算申請時のデータとして利用できます。従業員が経費精算申請書を手入力で打ち込む必要がなく、申請時のミスが少なくなります。

経費の承認作業の効率化

Excelや紙を使った経費申請では、交通費精算申請として上げられたものは定期区間が控除されているかどうかの確認や、申請内容に不備がないかどうかの確認などは、承認者や経理担当者が手作業で行う必要がありました。領収書やレシートを申請書と突き合わせてひとつひとつ目視で確認しなければならず、作業に膨大な時間がかかります。

「楽楽精算」で交通系ICカードと連携すれば、交通系ICカードの履歴から自動で定期区間を除いた交通費を計算してくれ、ICカード利用の申請の場合はそれがアイコンで分かるので確認作業が非常に楽になります。クレジットカードとの連携でも、クレジットカードの利用データから入力された申請の場合にはアイコンで分かるようになっているので正確な金額で申請されていることが一目で分かります。万が一申請内容に不備がある場合は、申請前にエラー警告を出す機能もあるため、承認者や経理担当者の負担を軽減できます。

経理作業全体の効率化

「楽楽精算」は、ほとんどの会計ソフトと連携が可能で、申請時に自動で勘定項目や税区分が仕訳されるように設定できます。経費申請された内容が自動で会計ソフトに取り込まれるため、経理担当者が手動で入力する必要がほとんどありません。

また、「ソリューションパートナーシップ」という、「楽楽精算」とその企業にあったバックオフィスサービスを組み合わせて提案するサービスをご用意しており、アプリを用いた最新のキャッシュレス送金サービスとも連携しています。こうした豊富な外部サービスとの連携により、経費精算業務や付随する総合的なバックオフィス業務全般の効率化が図れます。

キャッシュレス化で経費精算業務の効率化が期待できる

経費精算のキャッシュレス化は、同時に経費精算の負担を軽減することにつながります。

交通系ICカードや法人用クレジットカードを導入すれば、企業の小口現金の管理が必要なくなり、経費精算の負担を軽減するのに役立ちます。さらに、「楽楽精算」のような経費精算システムを導入することで、より業務の効率化が期待できるでしょう。