小口現金を廃止！実施方法と3つのメリット、おすすめの経費精算システムも紹介

小口現金とは

小口現金とは、業務で日常的に発生する少額の支払いに備えて、あらかじめ現金として用意しておくお金のことです。会社の経理を簡略化するための現金管理の仕組みであり、日常的な少額支出をスムーズに処理するために行われます。

たとえば、文房具の購入費や切手代、少額の交通費、コピー代など、経理処理をその都度行うほどでもない少額支出に使われます。

現金はあらかじめ決められた担当者が管理し、使用した際は領収書やメモで記録します。定期的に総額を確認し、現金を補充して帳簿と現金の残高を一致させる会計処理が必要です。

小口現金にはどのような課題がある？

小口現金は、日常的な少額支出をスムーズに処理するための便利な仕組みですが、細かな作業が多く、担当者の負担になります。また、現金を直接扱う以上、紛失や不正使用といったリスクを伴います。

ここでは、小口現金の管理における主な課題を解説します。

経理担当者の負担になる

小口現金は、少額の経費を現金で処理するための仕組みですが、運用には多くの手間がかかります。小口現金出納帳の作成や残高確認、領収書の整理、経費精算の記録など、細かな事務作業が日常的に発生するため、担当者の負担が大きくなりがちです。

社員による経費申請が重なると、経理担当者は日常の会計処理に加えて小口現金の管理や精算対応も行う必要があり、業務量が増大して負担が大きくなります。

特に現金管理はミスが許されないため、金額の照合や証憑の確認にも時間を要し、効率的な業務運営を妨げる要因になります。

経理業務全体の効率低下にもつながり、ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも一層高まるでしょう。

申請者や関係者にも負担となる

小口現金は、経理担当者だけでなく、経費を申請する社員や承認を行う上司にとっても負担となります。社員は支払いの度に領収書を保管し、申請書を作成して提出しなければなりません。上司には内容の妥当性や金額を確認し、承認する手続きが求められます。

さらに、書類の不備があった場合には、申請の差し戻しや再提出が求められます。一連の経費申請にまとまった工数が割かれることになり、時間や労力を要して本来の業務に支障をきたす要因にもなるでしょう 。

紛失や不正のリスクがある

小口現金は社内で現金を保管して運用するため、紛失や盗難、不正利用といったリスクを常に抱えています。特に、管理者が不在の時間帯や、出納記録の記入漏れ・確認不足がある場合、現金の所在が不明になるおそれがあります 。

また、複数の担当者が扱う環境では責任の所在が曖昧になりやすく、不正使用の温床となる可能性もあるでしょう。

小口現金廃止による3つのメリット

小口現金廃止によるメリットは、大きく3つに分けられます。

• 小口精算業務をなくし、経理の業務負担を軽減
• 小口現金の横領や紛失などのリスク回避
• 担当者の小口精算業務を削減

それぞれについて詳しく解説します。

1.小口精算業務をなくし、経理の業務負担を軽減

小口現金廃止による一番の利点は、小口現金の残高確認作業と帳簿へ記帳する業務をなくせる点です。

小口現金と帳簿の残高確認作業は、日々行うことが必要であり、1回の確認にかかる時間は短くても、積み重ねると長期的には多くの業務時間を費やすことになります。また、1円でも金額がズレていれば、その誤差を確認するのは大変な作業です。帳簿への記入も同じように、都度行わなければならない作業のため、多くの時間が割かれてしまいます。

1日に何回も精算が発生する可能性もあり、そのたびに経理担当者の業務が中断されるのは非効率的です。都度精算できるということは、申請者にとってはすぐにお金が返ってくるメリットがありますが、経理担当者にとっては業務が分散し、まとめて処理できないため、業務効率の観点ではマイナスでしょう。

経理担当者にかかる負担はこれだけにとどまりません。「やらなければ帰れない」、「金額がズレたりしてしまうとやり直し」という観念は、担当者の大きなストレスになってしまいます。

この小口現金業務の負担がなくなれば、経理担当者の業務は大幅に効率化されるのではないでしょうか。

2.小口現金の横領や紛失などのリスク回避

小口現金を保有しているということは、横領のような不正や盗難などによる紛失のリスクを常に抱えていることを意味します。小口現金の廃止によって、そもそも会社内に現金を保管する必要がなくなるため、横領・盗難のリスクがなくなり、担当者の心的ストレスも軽減できるでしょう。

3.担当者の小口精算業務を削減

経理のような小口現金を管理する社員にとってだけでなく、それ以外の立場の方にとっても小口現金による運用は効率的ではありません。立替をした社員の申請や、承認する上司の作業も都度発生することになり、本業の妨げになってしまいます 。100人規模の企業で経費精算を紙やExcelで行っている場合、毎月約123時間もの時間が経費精算に費やされているという試算もあります。（※ラクスによる試算）

小口現金廃止によって、この時間を削減できれば、メインの業務に集中でき、会社全体の生産性をアップさせることができます。

経費精算システムを導入すれば、上記のメリットの他、さまざまな機能で精算業務を効率化できます。

小口現金廃止による2つのデメリット

小口現金の廃止は、業務に影響を及ぼす可能性もあります。廃止の前に、どのような問題が起こり得るか、あらかじめ理解しておくことが大切です。

1. ルールの変更を伴う業務が発生する

小口現金を廃止して新たな管理方法やシステムに移行する場合、社員への教育や操作サポートなどの工数が発生します。

導入初期は慣れない手続きや操作により業務効率が一時的に低下し、生産性が落ちる可能性もあります。運用が安定するまでの過渡期には、一時的な負担の増加が避けられないことは認識しておきましょう。

小規模な支払いへの柔軟な対応が難しくなる

小口現金を廃止すると、少額の支出に対して柔軟に対応することが難しくなるというデメリットもあります。

電子決済やクレジットカードでは支払いが困難な場面もあり、社員がやむを得ず立替経費を負担するケースが増える可能性があるでしょう。

その結果、経費精算の手間が増えたり、社員の負担感が強まったりするなどのリスクが生じるかもしれません。

小口現金を廃止する7つの方法・代替策

小口現金をなくすメリット・デメリットは理解いただけたのではないでしょうか。では、実際にどのように小口現金をなくしていくのか、7つのルール・方針をご紹介します。

1.金庫をなくす

小口現金をなくすということは、現金を管理しておくための金庫をなくすということです。小口現金の出納帳簿をなくし、手元にある現金も全て銀行等に預け入れておくことにより、文字通り出納帳簿と小口現金を廃止します。

2.支払いを直接行っている業者との取引は口座振替に切り替える

会社に直接集金に来る取引業者に対しては、支払いの方法を口座振替に切り替えましょう。口座振替に切り替えることで小口精算の手間をなくします。はじめはいくらか手間が生じますが、毎月の支払いを現金で行うリスクやコストを考えると多くのメリットがあるといえます。

3.給与とあわせて立替経費を振込む

小口現金を廃止すると、社員は都度現金での経費精算をすることができないため、立て替えた分を振込という形で受け取ることになります。給与と経費の振込のタイミングを揃えることで、振込手数料などのコストも削減でき、効率的に経費精算が行えます。

4.クレジットカード（法人カード）を利用する

社員に対し、会社決済型のクレジットカードを配布し、利用を推奨することで、社員による立替をなくし、小口現金を廃止することができます。クレジットカードを使用することにより一括で支払いが行え、社員への振込もなくすことができるため、業務の簡素化が期待できます。また、使用できる上限額を決めることで、不正利用のリスクを低減することも可能です。

関連記事：法人カードのメリットは？選び方や種類、個人カードとの違いを解説

5.金額の大きな立て替えをする社員には仮払金を支給する

出張が多いといった理由でで毎月大きい金額を立て替える社員には、仮払金として事前に一定の金額を支給しておき、残額の精算を行います。これも給与の支給と同じタイミングで行います。

6.締め日を月末1回など定期的に設定する

精算の回数を削減することができれば、集計にかかる時間も減らすことができ、効率化に繋がります。ただ、経費の立替をしている社員からすれば、精算されるまでの間は手元の現金が減るという負担が生じるため、ルールを十分に周知し、きちんと理解をしてもらうことが重要です。月末など分かりやすい時期を定め、給与を計算する際などに、同時に精算を行いましょう。

7. 経費精算システムを導入する

経費や交通費の精算を月に1度まとめて、振込やカード決済に切り替えることで小口現金をなくすことが可能になりますが、これだけでは業務効率化の点ではまだ足りない部分が少なくありません。

経費精算の運用方法が小口現金でなくなるだけでも、小口の管理や記帳がなくなるといった点でメリットはありますが、さらなる効率化を図るために、小口現金廃止と合わせて「楽楽精算」などの経費精算システムの導入をおすすめします 。

精算システムを導入すれば、上記の6つの実施がよりスムーズになり、多様な機能によってさらに効率的な経費精算が可能になります。

経費精算システムは経費の申請から承認、精算までの工程を自動化できるため、経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

また、法人用クレジットカードや交通系ICカードと連携させれば、支払情報を自動で取り込むことができ、管理の効率化をさらに高められます。導入時には、カードとの連携が可能なシステムを選ぶことがポイントです。

小口現金を廃止する際に注意したいこと

小口現金を廃止する際は、ルール変更による生産性・利便性の低下に対応するため、注意したいポイントがあります。ここでは、廃止の前に確認しておきたい点を解説します。

社内や取引先への説明をしっかり行う

小口現金を廃止する際は、突然のルール変更による混乱を避けるため、事前の周知が必要です。廃止の理由や背景、変更によるメリットを丁寧に説明し、社員や取引先の理解と協力を得ることで、スムーズな移行を実現します 。

事前の説明不足は誤解や不満につながるため、計画的な情報共有が欠かせません。

廃止後のルールをマニュアル化して周知を徹底する

小口現金の廃止後は、経理や経費精算の新しいルールをマニュアルとして整理し、社内に周知徹底しましょう。申請方法や承認フロー、必要書類の取り扱い方に加え、精算の締め日や支払日などのスケジュールも明確にしておくとよいでしょう。

ルールを明文化しておくことで、社員が迷わず手続きを行えるようになり、運用時の混乱やトラブルを防ぐことができます。

切手や収入印紙の管理に注意する

小口現金廃止後は、切手や収入印紙など少額物品の柔軟な購入が難しくなり、ある程度の量をまとめて購入・管理することになります 。そのため、在庫管理に注意が必要です。

小口現金廃止を助ける「楽楽精算」

「楽楽精算」は、経費・交通費・出張旅費・交際費などの申請・承認・精算から取引先への支払いに至るまで、全てシステム上で一括管理することができる経費精算システムです。

小口現金廃止を助ける機能としてまず挙げられるのが、社員への振込を効率化する機能です。振込に使うFBデータを、申請者から上がってきた申請データをもとに「楽楽精算」上で自動作成するため、経理担当者は手作業でデータを作成する必要がありません。振込ミスを防ぐとともに、作業時間の大幅な削減を実現し、振込業務を簡略化できます。

また、クレジットカードとも連携でき、カード利用履歴の明細を「楽楽精算」が自動取得してそのまま申請に使えるなど、申請者側の業務も簡素化できます。

業者への支払いや仮払金の支給にも対応しており、小口現金の廃止に際して必要とされる機能を一通りそろえています。

「楽楽精算」は、頻繁に経費を使う方々にこそメリットがあります。

たとえば、交通系ICカードの利用履歴を取り込んで、交通費申請に活用できたり、領収書をスマートフォンアプリで読み取って自動で文字入力を行ったりと、申請内容の作成を簡素化できる機能があります。これは、電車移動や領収書の精算が多い方ほど効率化が期待できる機能です。

小口現金廃止の提案に反対意見が出やすいのは、申請者側の社員の方が多いと考えられます。
小口現金廃止と合わせて、申請者にもメリットがある「楽楽精算」の導入を同時に進めることで、社内からの賛同も得られ、社内全体の業務効率化をスムーズに前進させることができるのではないでしょうか。

小口現金廃止を進める際には、「楽楽精算」などの経費精算システムの導入を合わせて検討することをおすすめします。

まとめ

小口での精算は、経理担当者や社員の日常業務を圧迫するだけでなく、横領や紛失などのリスクが発生する原因にもなってしまいます。小口現金の廃止によってデメリットを払拭し、さらに経費精算システムを導入することで、業務効率化を大きく加速させることができます。業務を効率化するため、この2つを合わせて検討してみてはいかがでしょうか。

「楽楽精算」の詳しい資料等もご用意しておりますので、下記のフォームからお気軽にお問い合わせください。