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小口現金を廃止!実施方法と3つのメリット。経費精算ソフトも紹介

経費精算

2015/7/21(2019/3/6更新)

小口現金は日々の細かな支払や経費精算などのため、金庫の中に用意しておく現金です。
その場ですぐに経費精算ができ社員の立て替えの負担を減らせるので、有用なものである一方、残高のチェックなど経理担当者の手間になるものでもあります。
小口現金を廃止したい、小口現金管理をやめたいという経理の方も多いのではないでしょうか。
経理部門の業務効率化の一案として、小口現金廃止のメリット、ルールを解説し、廃止実現のための精算ソフト、システムを紹介します。小口現金の廃止と精算ソフトの合わせ技で、経費精算業務を効率化しましょう。

小口現金廃止による3つのメリット

小口現金廃止によるメリットは、大きく3つに分けられます。

1.小口精算業務をなくし、経理の業務負担を軽減
小口現金廃止による一番の利点は、小口現金の残高確認作業と帳簿へ記帳する業務をなくせる点です。
小口現金と帳簿の残高確認作業は、日々行うことが必要であり、1回の確認にかかる時間は少なくとも、長い単位で考えると、積もり積もって大変多くの業務時間がかかることになります。また、1円でも金額がズレていれば、その誤差を確認するのは大変な作業です。帳簿への記入も同じように、都度行わなければならない作業のため、多くの時間が割かれてしまっています。1日に何回も精算が発生する可能性もあり、経理担当者の業務が小口精算の度に中断されてしまうことも効率的ではありません。都度精算できるということは、申請者にとってはすぐにお金が返ってくるメリットがありますが、経理担当者としては業務が分散しまとめて処理することができないということなので、業務効率の観点ではマイナスでしょう。
経理担当者にかかる負担はこれだけにとどまりません。「やらなければ帰れない」、「金額がズレたりしてしまうとやり直し」という観念は、担当者の大きなストレスになってしまいます。
この小口現金業務の負担がなくなれば、経理担当者の業務は大幅に効率化されるのではないでしょうか。

2.小口現金の横領や紛失などのリスク回避
小口現金があるということは、横領のような不正や盗難などによる紛失のリスクをかかえているということです。会社での現金横領は発生しやすく、きちんと対策をとっている会社でなければ必ず一度は起こる、と言われており、他人事ではありません。小口現金の廃止によって、そもそも会社の現金がなくなるので、横領・盗難のリスクはなくなり、担当者の心的ストレスも軽減できるでしょう。

3.担当者の小口精算業務をグッと効率化
経理のような小口現金を管理する社員にとってだけでなく、各立場の方にとっても小口現金による運用は効率的ではありません。立て替えをした社員の申請や、承認する上司の作業も都度発生することになり、時間がかかり、本業の妨げになります。100人規模の企業で経費精算を紙やエクセルで行っている場合、毎月約123時間もの時間が経費精算に費やされているという試算もあります。(※ラクスによる試算)

小口現金廃止によって、この時間を削減できれば、メインの業務に集中でき、会社全体の生産性をアップさせることができます。

経費精算ソフト・システムを導入すれば、上記のメリットの他、精算業務を様々な機能で効率化できます。
精算ソフトを紹介する前に、まずは小口現金廃止を実現するための必要なことを解説していきます。

小口現金をなくすために!6つの決まり

小口現金をなくすメリットは理解いただけたのではないでしょうか。
では、実際にどのように小口現金をなくしていくのか、6つのルール・方針をご紹介します。
精算ソフトの導入で、これら6つの実施がスムーズになります。

1.金庫をなくす
小口現金をなくすということは、現金を管理しておくための金庫をなくすということです。
小口現金の出納帳簿をなくし、手元にある現金も全て銀行等に預け入れておく事により、文字通り出納帳簿と小口現金を廃止します。

2.支払を直接行っている業者との取引は口座振替に切り替える
直接、会社に集金にくる取引業者に対しては、支払の方法を口座振替に切り替えましょう。口座振替に切り替えることで小口精算の手間をなくします。はじめはいくらか手間が生じますが、毎月の支払いを現金でおこなうリスクやコストを考えると多くのメリットが生まれてきます。

3.給与とあわせて立替経費を振込む
小口現金を廃止すると、社員は都度現金での経費精算をすることが出来ませんので、立て替えた分を振込みという形で受け取ることになります。給与と経費の振込みのタイミングを揃えることで、振込手数料などのコストも削減でき、効率的に経費精算が行えます。

4.クレジットカード(法人カード)を利用する
社員に対し、会社決済型のクレジットカードを配布し、利用を推奨することで、社員による立て替えをなくし、小口現金の利用をなくすことができます。クレジットカードを使用する事により一括で支払が行え、社員への振込みもなくすことができるので、業務の簡素化が期待できます。また使用上限額を決める事で、不正に利用されるリスクを回避することも可能です。

5.金額の大きな立て替えをする社員には仮払金を支給する
出張が多いなどで毎月大きい金額を立て替える社員には、仮払金として事前に一定の金額を支給しておき、残額の精算を行います。これも給与の支給と同タイミングで行います。

6.締め日を月末1回など定期的に設定する
精算の回数を削減する事が出来れば、集計にかかる時間も減らすことができ、効率化に繋がります。ただ、経費の立て替えをしている社員からすれば精算されるまでの間、手元の現金が減ってしまうため、ルールを十分に周知し、きちんと理解をしてもらうことが重要です。月末等分かりやすい定期的な時期を定め、給与を計算する際などに、同時に精算を行いましょう。

以上の6つを実施することで小口現金の廃止が可能になります。
上記した通り、精算ソフトを導入すれば、これら6つの実施がよりスムーズになり、多様な機能によってさらに効率的な経費精算が可能になります。

小口現金廃止を助ける「楽楽精算」

前段の通り、経費や交通費の精算を月に1度まとめて、振込みやカード決済に切り替えることで小口現金をなくすことが可能になりますが、これだけでは業務効率化の点ではまだ足りない部分があります。

経費精算の運用方法が小口現金でなくなるだけでも、小口の管理や記帳がなくなるのでメリットはありますが、さらなる効率化を図るために、小口現金廃止と合わせて「楽楽精算」などの経費精算ソフトの導入をおすすめします。
「楽楽精算」は、経費・交通費・出張旅費・交際費などの申請・承認・精算から取引先への支払に至るまで、全てソフト上で一括で管理する事ができ、各精算業務を効率化する機能を揃えています。

小口現金廃止を助ける機能をいくつかあげると、まず社員への振込みが効率化できます。振込みに使うFBデータを、申請者から上がってきた申請データを基にして「楽楽精算」上で自動作成するので、経理担当者にとっては手間なくミスなく、振込み業務を簡略化することができます。
また、クレジットカードとも連携でき、カード利用履歴の明細を「楽楽精算」が自動取得してそのまま申請に使えるなど、申請者としても業務を簡素化ができます。
また業者への支払いや仮払金の支給にも対応しており、上記した小口現金廃止にあたって求められるものは全て揃えています。

「楽楽精算」は、上記のカード連携機能のように頻繁に経費を使う方々にこそメリットがあります。
例えば、交通系ICカードの利用履歴を取り込んで、交通費申請に活用できたり、領収書をスマホアプリで読み取って自動で文字入力を行ったりと、申請内容の作成を簡素化できる機能があります。これは電車移動や領収書の精算が多い方ほど効率化が期待できる機能です。

小口現金の廃止を提案する際、反対意見が出やすいのは、このような申請者側の社員の方が多いかと思います。
小口現金廃止と合わせて、申請者にもメリットがある「楽楽精算」の導入を同時に進めることで、社内からの賛同も得られ、社内全体の業務効率化をスムーズに前進させることができるのではないでしょうか。

小口現金廃止を進める際には、「楽楽精算」などの経費精算ソフトの導入を合わせて検討することをおすすめします。

まとめ

小口での精算は、経理担当者や社員の日常業務を圧迫するだけでなく、横領や紛失などの原因にもなってしまいます。小口現金の廃止してデメリットを払拭し、さらに経費精算ソフトを導入することで業務効率化を大きく加速させることができます。この2つを合わせて検討してみては、いかがでしょうか。

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