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従業員の不正を撲滅しよう!―経費精算システムで経費精算の不正を防止―

経費精算システム

2015/7/8

経費は営業活動を行うと必ず発生します。そして、ほとんどの会社では、営業活動を行った経費の管理や申請は各々の営業担当者にゆだねられています。
多くの営業担当者が正しく経費精算を行っていても、一部の社員の悪意により不正申請は起こってしまうものです。
営業経費の不正申請を未然に防ぐために、どのような対策を行えばいいのかをお伝えいたします。

経費精算の不正申請は何故起こってしまうのか?

経費精算の不正申請はどうして起きてしまうのか。
原因として以下の2つがあげられます。

1.承認を行う人材の不足
経費精算の申請チェックを行う人材が不足していると、一つ一つチェックを行う時間を確保する事が出来ず、不正を行いやすい環境が出来上がってしまいます。

2. 経営者自身の意識の甘さ
日本の経営者の多くは、「性悪説ではなく性善説で物事を考える。」と言われています。
「従業員が不正を行わない」と信じたい気持ちが大きく、不正申請を未然に防ぐ対策をとっていない事が不正申請の機会を増やしてしまっているともいえるでしょう。

営業経費の不正申請が及ぼす4つの悪影響

営業経費の不正申請によってどんな問題や悪影響が発生してしまうのか、4つの項目に分けてご紹介します。

1. 意欲の低下
従業員は働いた対価として賃金を得ていますが、もし不正申請によえい金銭が自由に使えるようになってしまったらどうでしょうか。
今まで「どうやって会社に貢献しよう」と考えていたものが「どうやって経費精算の不正申請を行おう」という考え方に変わってしまいます。

2. 資金の流出
不正申請とは「企業の資金が流出してしまっている」ということです。1人当たりの不正申請の金額が少額であっても、会社全体には大きな影響がでてきます。利益に繋がらない支出はあってはならないことです。

3. 税務、法務的なリスクについて
いくら自社を騙せたとしても、取引履歴を見れば不正は一目でわかります。
不正の事実が発覚してしまうと、罰金などの金銭的な損失や企業のイメージダウンに繋ってしまい今まで積み上げてきた信頼関係を失ってしまう事になりかねません。

4. 誤った業績による意思決定
経費精算の不正申請の金額がいくらであろうと、財務諸表には何かしらの影響がでてきてしまいます。
例えば、社内においては財務諸表から次期の予算組み立て、今行っている事業の継続性の判断、社外においては融資の判断を行う際に金融機関が利益額から返済期間を割り出しその上で融資を行うか否かの審査をするなど、不正による誤った業績は社内外問わず多くの悪影響を与えてしまいます。

不正申請を未然に防止する!その対策方法

不正申請防止のための対策はどのように行えばいいのでしょうか。不正申請を管理するために人員を増やしてしまうと、追加分の人件費を余分に支払わなくてはいけません。従業員の不正行為は人が行う作業のミスにより生じることが多いので、その一部分をシステム化することに作業時間の短縮や作業ミスが起こりにくいなどのメリットが出てきます。
経費精算システムを導入すれば、担当社員の作業時間を大幅にカットし、不正申請を防ぐ事も出来るので、誤った数値による意思決定や社員のモチベーション低下などを防止する事にもつながります。
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