100万円くらいのプリンタを家電量販店で購入します。社員が立て替えずに購入する経費精算方法を教えてください

経理上は仮払金で処理をする

経費精算の方法としては、社員が一旦店舗などで立替払いによって物品を購入し、その領収書を後日経理に提出して精算するのが一般的です。

ただ、今回の事例のようにその金額が高額な場合については、社員が一度立て替えることが難しくなります。そのような場合については、仮払金として現金を支出し購入することになります。

仮払金とは、最終的な支払い金額が確定していない場合などに使用する資産の勘定科目です。

仮払金の経費精算方法について

仮払金として社員に渡した現金は、目的の物品を購入した後にすぐに精算しなければなりません。仮払金の精算が遅れると損益計算書には載ってこないため、実際にどのような経費に使われたのかがわからず不明瞭な会計処理となってしまいます。

そのため、高額な仮払金は必ずその日のうちに領収書を回収し、経費精算をするよう徹底しましょう。

まとめ

仮払金は経費の前払いとして、比較的よく利用する方法となります。ただ、仮払金の精算が遅れると、領収書の紛失などのリスクも伴うため、できる限り早く経費精算するよう心がけましょう。

また、このような仮払金処理についても、経費精算システムを導入するとより業務がスムーズになります。是非検討してみましょう。