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比較的遠方の取引先まで社員が出向く場合、交通費申請をしてもらえば交通費を前払いしても問題ないでしょうか?

2016/8/1

出張先が遠方であることが多いため、交通費などの出張費用が高額になる傾向にあります。

この場合、社員にいったん立替えて精算してもらうと社員の負担になるため、交通費を前払いしたいのですが問題ないでしょうか?
またこの際の交通費申請はどう処理すれば良いのでしょうか?

交通費の前払い自体に問題はなし

このようなケースでは、全額社員に立替えて支払わせると大変なので、予めかかる費用を社員に渡すことも可能です。
ポイントはこの際の出金処理の仕方です。

交通費の前払いには「仮払金」を使用します。
具体的には交通費申請をしてきた社員に出金伝票を記入してもらい、一定の金額を会社からその社員に支給します。

仮払金とは、まだ何に対して支出するか確定していない場合に、とりあえずまとまったお金を社員に渡す際に使用します。
その後、出張から戻ってきたら、領収書とともに残金を経理に精算します。

仮払金を渡す際には、目的を細かく確認しましょう

仮払金は安易に渡してしまうと社員になにに支出されるか分からないため、基本的には必ず本人の上長の指示があるのかどうか書面で確認するようにしましょう。

また、仮払金を渡す際には、出金伝票や現金出納帳の摘要欄に「誰に」「どういう目的で」仮払いしたのかを明確に記録するようにしましょう。

まとめ

仮払金は金額の多寡に関わらず、最終的に精算処理をする際にその残金と領収書の金額がピッタリ一致しているかどうか、細かくチェックするようにしましょう。

また、これら経費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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