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小口現金を廃止して業務効率化!6つの決まりと3大メリット

2015/7/21

小口現金は日々の細かな支払や経費精算などのため、金庫の中に用意しておく現金です。
その場で精算ができる便利なものではありますが、その一方、残高のチェックなど経理担当者の手間でもあるものです。
今回は社内の経理業務効率化の一案として小口現金の廃止を紹介いたします。

小口現金廃止による3つのメリット

小口現金廃止によるメリットは、大きく3つに分けられます。

1.小口精算業務をなくし、経理の業務負担を軽減
小口現金をなくす事による一番の利点は、小口現金の残高確認作業と帳簿記入がなくせる点です。
小口現金と帳簿の残高確認作業は、日々行うことが必要であり、1日の確認に要する時間は少なくとも、長い単位で考えると多くの時間がかかってしまいます。また、金額が1円でもズレていれば、その誤差を確認するのは大変な作業です。帳簿への記入も同じように、都度行わなければならない作業のため、多くの時間が割かれてしまっています。

経理担当者の負担はこれだけにとどまりません。「やらなければ帰れない」、「金額がズレたりしてしまうとやり直し」という観念は、担当者の大きなストレスになってしまいます。
この負担がなくなれば、経理担当者の業務効率は大幅に改善されるのではないでしょうか。

2.小口現金の横領や紛失などのリスク回避
小口現金があるということは、横領や盗難といった不正のリスクをかかえているということです。会社での現金横領は発生しやすく、きちんと対策をとっている会社でなければ、必ず一度は起こると言われています。小口現金をなくすことにより、このようなリスクを回避することができます。

3.担当者の小口精算業務をグッと効率化
小口現金の管理者だけでなく、立て替えをした社員の申請や、承認する上司も多くの時間がかかります。経費精算を紙やエクセルで行っている100名規模の企業の場合、経費精算に使われている時間は毎月約123時間にもなるという試算もあります。(※ラクスによる試算)

この時間を削減することができれば、メインの業務に集中することができ、会社全体の生産性をアップさせることができます。

小口現金をなくすために!6つの決まり

小口現金をなくすメリットは理解いただけたのではないでしょうか。
では、実際にどのように小口現金をなくしていくのか、6つのルールをご紹介させていただきます。

1.金庫をなくす
小口現金をなくすという事は、金庫をなくすということです。
小口現金の出納帳簿をなくし、手元にある現金も全て銀行等に預け入れておく事により、文字通り出納帳簿と小口現金を撤廃します。

2.口座振替で取引を行う
直接、会社に集金にくるような取引業者は、支払方法を口座振替に切り替えることにより、小口精算の手間をなくします。はじめは多少の手間がかかりますが、毎月の現金で支払いをおこなうリスクやコストを考えると多くのメリットが生まれてきます。

3.クレジットカードでの決済を推奨する
口座振替で支払いが出来ない場合は、コーポレートカードを利用します。コーポレートカードを使用する事により一括で支払が行えるので業務の簡素化が期待でき、社員が経費を立て替えておく必要がなくなります。また使用上限額を決める事で、不正利用のリスクを回避することも可能です。

4.給与と一緒に立替経費を振り込む
小口現金を廃止すると、従業員は経費精算を行うことが出来ません。現金での支払いが必要な経費は、従業員が立て替え、まとめて給与と一緒に振り込みを行うことにより効率的に経費精算が行えます。

5.一部従業員には仮払金を支給する
毎月大きい金額を立て替える従業員には、仮払金として事前に一定の金額を支給しておき、残額の精算を行います。もちろん、これも給与の支給と同タイミングで行います。

6.締め日を月末1回など定期的に設定する
精算の回数を削減する事が出来れば、集計時間も減らすことができます。ただ経費を立て替えている社員からすれば手元の現金が減ってしまうため、ルールをしっかり周知し、きちんと理解をしてもらうことが重要です。月末等分かりやすい定期的な時期を定め、給与の計算を行う際などに同時に行います。

効率化への近道は無駄をなくすこと

経費や交通費の精算を月に1度まとめて行うことにより、小口現金をなくすことが可能になるのは前段の通りですが、これだけでは業務の効率化の部分で足りない部分があります。
そこでおすすめしたいのが、交通費・経費精算システム「楽楽精算」のような経費精算システムです。小口現金の申請・承認、精算といった流れをシステム上で一括管理する事ができ、各々の担当者の作業時間を大幅に短縮する事が可能です。
交通費・経費精算システム導入検討を行う際は、利用できる機能の他にも「製品のサポート体制がきちんと整っているか」「誰でも簡単に使うことができるか」、などを確認する事も重要な点です。

最後に

小口での精算は、経理担当者や従業員の日常業務を圧迫するだけでなく、横領などの不正の原因にもなってしまいます。
小口現金を持たない事で多くのメリットが生まれてきますので、経費精算の際の規則を決め、経費精算システムで社内の業務効率化をすすめてみてはいかがでしょうか。
上でご紹介した交通費・経費精算システム「楽楽精算」の詳しい資料等もご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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