新幹線の領収書のもらい方とは？忘れたら再発行できる？注意点も解説

新幹線の領収書に関する基礎知識

出張などで新幹線を利用した際、乗車券・特急券が3万円以上であれば、基本的に経費精算時に領収書が必要です。ただし、基本的に金額・日付・支払先（発行者）・但し書き等の必要項目が記載されていれば、形式は問われません。それぞれの内容を解説します。

「3万円以上」の支払いには領収書が必要

新幹線などの公共交通機関を利用する場合、支払金額が3万円を超えると領収書の保存が求められるのが一般的です。事業者が消費税の「仕入税額控除」を適用するためには、支出の裏付けとなる証憑が必要であるためです。

領収書はその証拠書類として基本的かつ確実なものであり、税務調査でも経費計上の根拠として確認されます。したがって、出張や業務上の移動で高額な新幹線代を支払う際は、領収書を受け取って保管しておくことが求められます。

基本的には形式は問われない

新幹線の領収書は紙でも電子でも、金額・日付・支払先（発行者）・但し書きといった必要な項目が揃っていれば、形式は問われません。

たとえば、券売機のレシート形式の領収証も、正式な証憑として経費精算に使用できます。窓口発行の領収書やPDFデータなど、発行形態はさまざまでも要件を満たしていれば税務上は同じように扱われます。

新幹線の領収書を発行する方法

新幹線の乗車券は、駅窓口や自動券売機、インターネットなどで購入可能です。ケース別に、領収書を発行する方法を解説します。

購入方法ごとの発行手順を理解しておくことで、スムーズな経費精算につながるはずです。

駅窓口で乗車券・特急券を購入するケース

駅窓口で新幹線の乗車券・特急券を購入する場合は、口頭で「領収書をお願いします」と伝えましょう。領収書は自動的には発行されないため、申し出を忘れると受け取れません。

発行される領収書には、金額・日付・区間・発行者名が記載され、宛名を指定することも可能です。社名入りの領収書が必要な場合は、その場で伝えておくと確実でしょう。

窓口での乗車券・特急券の購入は待ち時間がかかる傾向がありますが、領収書を確実に入手できる点がメリットといえます。

自動券売機で乗車券・特急券を購入するケース

自動券売機で新幹線の乗車券・特急券を購入する際は、支払画面の最後に表示される「領収書発行」ボタンを押すことで領収書を発行できます。自動では印刷されないため、操作を忘れないように注意しましょう。

発行される領収書はレシート形式で、金額や日付、区間などが記載されています。ただし宛名の入力はできず、「上様」や空欄のまま発行されます。会社で宛名入りの領収書が求められる場合は、窓口での購入を選ぶのが確実です。

インターネットで予約し、Web上で印刷するケース

インターネットで新幹線を予約した場合は、各サイトのマイページなどから「領収書発行」メニューを選び、自分で印刷します。印刷した領収書には、支払金額・日付・発行元などが明記され、経費精算にも使用できます。

ただし、サイトによっては宛名の入力欄がない場合もあるため、会社名を入れたい場合は事前に確認をしておきましょう。印刷を忘れた場合も、後日同じ画面から再発行が可能です。

ICカードを利用するケース

ICカードやスマートフォンのアプリのみで新幹線に乗車できる「新幹線eチケットサービス」などのチケットレスサービスを利用した場合、利用履歴が領収書の代わりとして活用できます。

履歴を取得する方法は2つあり、1つは駅の券売機にICカードをかざして履歴を印刷する方法、もう1つはスマートフォンと連携し、アプリ上でデータを保存・確認する方法です。これにより、経費精算や移動記録の証明にも活用できます。なお、チャージした際の支払いについても、領収書の発行が可能です。

新幹線の領収書の発行に関する注意点

新幹線の領収書発行に関しては、以下の4点に注意しましょう。

• 宛名は個人名ではなく会社名にする
• 自分で宛名を記入しない
• 日付や金額の誤りはその場で訂正してもらう
• 但し書きは正確に記入してもらう

以下で詳しく解説します。

宛名は個人名ではなく会社名にする

会社の出張で新幹線を利用する際は、領収書の宛名は個人名ではなく会社名にする必要があります。社員が一時的に立て替えて支払っていても、実際の支出者は会社とみなされ、最終的には会社の経費として精算・計上されるためです。宛名が個人名のままだと経費精算で差し戻される場合があるため、注意が必要です。

新幹線の領収書の宛名欄が空欄のときは、その場で会社名を指定しましょう。また、会社によっては「（株）」ではなく「株式会社」と正確に記載しなければならないといった規定が設けられていることも珍しくありません。事前に社内規定を確認しておくことが大切です。

自分で宛名を記入しない

新幹線の領収書に宛名欄が空いていても、自分で記入してはいけません。利用者本人が書き込んだものは改ざんとみなされる可能性があり、その場合、領収書としての信頼性が損なわれ、経費として認められないケースがあります。

発行時に宛名を指定し忘れた場合は、領収書の再発行を依頼しましょう。ただし、新幹線をはじめとする旅客運送業の領収書は、宛名がなくても精算の対象となるケースもあることから、あらかじめ社内規定をチェックしておくと安心です。

日付や金額の誤りはその場で訂正してもらう

新幹線の領収書を受け取ったら、その場で日付や金額に誤りがないか確認し、間違いがあればすぐに訂正してもらいましょう。日付の誤りは出張期間との整合性が取れなくなり、金額の誤りは経理精算上のトラブルにつながります。

発行元以外による訂正は認められないため、必ず発行直後に内容をチェックして対応することが大切です。正しい領収書を受け取ることで、後の手続きがスムーズになります。

但し書きは正確に記入してもらう

新幹線の領収書を発行してもらう際は、但し書きを正確に記入してもらうことが大切です。「お品代」などの曖昧な表現だと取引内容が不明確だと判断され、経費として認められない場合があります。

具体的には、「出張交通費として」や「出張旅費として」など、目的が明確になる書き方を依頼すると安心です。

新幹線の領収書を再発行してもらう方法

新幹線の領収書の発行を依頼し忘れた、あるいは紛失してしまったなどの理由で、再発行が必要なケースもあるでしょう。インターネットで乗車券・特急券を購入した場合は、基本的に購入履歴からの再発行が可能であり、窓口で購入した場合は再度発行を依頼します。

それぞれの方法について見ていきましょう。

インターネットで購入：購入履歴から再発行

インターネットで新幹線のチケットを購入した場合、EX予約やJR東海の公式サイトなどの会員メニューから、購入履歴を通じて領収書を再発行できます。ログイン後に「購入履歴」から該当チケットを選び、「領収書発行」ボタンを押すだけでPDFをダウンロード可能です。

モバイルチケットの場合も、専用アプリやWeb画面で発行できます。ただし、JR各社で再発行ルールが異なるため、発行期限や回数制限の有無について事前に確認しておくことが大切です。

窓口で購入：再度窓口で依頼

窓口で新幹線の切符を購入した場合、乗車券や特急券の切符を提示すれば、購入駅に限らず、下車駅や主要駅の窓口でも再発行を受けられる場合があります。

ただし、切符の使用状況や購入方法によっては再発行できないこともあるため、窓口で駅係員に確認してから手続きを進めましょう。

【タイミング別】領収書のもらい忘れへの対処法

新幹線の領収書をもらい忘れた、あるいは紛失してしまったことに気づいたのが、新幹線の改札に入る前・乗車中・下車し改札を出た後のどのタイミングかによって、対処法が異なります。ここではそれぞれのタイミング別に、対処法を解説します。

改札に入る前

新幹線の改札を入る前に領収書をもらい忘れたことに気づいたら、すぐに購入した窓口へ戻って発行を依頼しましょう。改札前であれば購入情報がその場で確認できることから、正確な金額と内容で領収書を再発行してもらえる可能性が高いです。窓口では、購入した切符を提示すればそのまま発行手続きをしてもらえます。

改札を通過してしまうと発行が難しくなる場合があるため、気づいた時点ですぐに行動することが大切です。

新幹線に乗車中

新幹線に乗車してから領収書のもらい忘れに気づいた場合は、到着駅に降りた後、改札を出ずに窓口へ相談しましょう。乗車中の発行はできませんが、到着駅であれば乗車券情報を確認し、対応してもらえる場合があります。

とくに、乗車駅と下車駅が同じJR東日本内などのJRの同一エリアの場合は、その場で対応してもらえるケースが多いでしょう。一方、異なるエリア間を移動した場合は再発行できないことがあるため注意しましょう。その際は、切符に無効印を押してもらい改札を通さず持ち帰り、後日購入駅で領収書の発行を依頼します。

新幹線を下車し改札を出た後

新幹線を下車し改札を出てしまった場合は、領収書を再発行してもらうことは困難な可能性が高いでしょう。改札通過時に乗車券・特急券が回収されてしまい、支払いの証拠が手元に残らないためです。

クレジットカードで支払っている場合は、利用票や利用明細を持参して窓口で相談すれば発行してもらえる可能性がありますが、必ず対応してもらえるとは限りません。とくに、旅行会社経由や他社線で購入した切符は対象外となるケースが多いです。

領収書が発行されなかった場合は、クレジットカードの明細やモバイルSuicaの利用履歴を経理担当者に提示し、領収書の代わりの証跡として利用できるか確認するとよいでしょう。

新幹線の領収書がないときの証明方法

新幹線の領収書が手元にないときに、乗車券・特急券を購入したことを証明するには、以下を活用する方法があります。

• 切符（乗車券・特急券）
• クレジットカードの利用明細
• ICカードの利用履歴
• 経費精算書・出張報告書

それぞれの方法を見ていきましょう。

切符（乗車券・特急券）

領収書をもらい忘れた場合でも、乗車券・特急券などの切符自体が支払いの証明として使える場合があります。乗車券や特急券には購入金額・乗車区間・日付といった情報が印字されており、正式な支出記録としての役割を担います。

降車駅で「領収書をもらっていないので切符を持ち帰りたい」と申し出れば、改札で無効印（使用済みスタンプ）を押して返してもらえるでしょう。後日、無効印が押印された切符を窓口で提示すれば、領収書を再発行してもらえる可能性があります。

再発行が難しい場合でも、切符と利用区間、料金が記載された「旅費精算書」を組み合わせれば、経費証明として認められるケースもあります。

クレジットカードの利用明細

新幹線の領収書を紛失した場合、クレジットカードの利用明細がないか確認してみましょう。クレジットカードの利用明細には、支払日・金額・利用先などの取引情報が明記されているため、支出の裏付けとして信頼性が高く、領収書の代わりになる可能性があります。

とくに、オンライン予約や券売機でクレジット決済した場合は、明細に「JR東日本」や「JR東海」などの利用先が記載されるため、経費の証明として十分に活用できるでしょう。ただし、会社によっては正式な領収書を求める規定があるため、経理担当者への確認が欠かせません。

ICカードの利用履歴

ICカードの利用履歴も、新幹線の利用を証明する書類として活用できる場合があります。駅の券売機でICカードをかざせば、直近の利用履歴を印字できます。

ただし、利用履歴は正式な領収書ではないため、経費として認められるかは会社次第でしょう。使用前に社内規定を確認し、必要であれば別途証憑書類を併用すると安心です。

経費精算書・出張報告書

領収書がどうしても手に入らない場合でも、経費精算書や出張報告書に詳細を記載することで経費精算が認められる場合があります。たとえば、「○月○日 東京〜仙台間 新幹線利用（領収書紛失のため上司確認済）」といった注意書きを経理や上司が確認し、特例として精算を承認するケースが該当します。

ただし、あくまで例外的な対応であるため、再発防止のための対策を講じるようにしましょう。

新幹線の領収書と電子帳簿保存法の関係

電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられている帳簿や国税に関わる書類を、一定の要件を満たすことでデータとして保存できるように定めた法律であり、新幹線の領収書も対象です。

電子帳簿保存法では、以下の3つの保存方法が定められています。

• 区分1：電子帳簿等保存（自社で作成した帳簿・書類）
• 区分2：スキャナ保存（紙で受け取った書類を電子化）
• 区分3：電子取引データ保存（電子的に授受したデータ）

なお、スキャナ保存には、いわゆる複合機によるスキャニングだけでなく、スマホ撮影も含まれます。

とくに注意が必要なのが、「区分3（電子取引データ保存）」です。2024年1月以降、電子データで受け取った領収書や請求書は、電子データのまま保存することが義務化されました。紙に印刷してファイルに保存するといった対応では、法的要件を満たさない点に注意が必要です。

この「区分3」は、新幹線の領収書にも関係します。たとえば、駅の窓口や券売機で紙の領収書を受け取った場合は「区分1・2」に該当し、紙保存で問題ありません。

一方で、「EX予約」「スマートEX」などを利用してWeb上からPDF形式で領収書をダウンロードした場合は、電子取引データに該当します。この場合は、「区分3」の対象となり、データをそのまま電子データとして保存する必要があります。

参照元：e-Gov 法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」

電子データで保存する際の法的要件

電子帳簿保存法における「区分3（電子取引データ保存）」にて、電子取引情報を電子データのまま保存するには、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす必要があります。

また、それぞれの要件に必要な措置は以下のとおりです。

「ダウンロード要件」とは、税務調査などで税務職員からデータの提出を求められた際に、保存している電磁的記録をすぐにダウンロードし提供できるよう準備していることを指します。

紙から電子データ化する方法

紙で受け取った新幹線の領収書も、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データとして保存することが可能です。電子帳簿保存法では、紙の書類をスキャナなどで読み取ってデータ化する際、正確性と信頼性を確保するための一定の条件が定められています。

具体的には、領収書を受け取ったらできるだけ早くスキャンし、7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。スキャン時の解像度は200dpi以上、色の階調は、24ビットカラー（赤・緑・青の各256階調以上）で読み取ることが求められますが、一般書類は白黒階調（グレースケール）で問題ありません。また、スキャナデータを訂正・削除した場合に履歴が残る、もしくは訂正・削除ができないシステムを使用することも条件です。

さらに、保存したデータは明瞭な形式で出力できるようにしておき、システム概要書や操作マニュアル、スキャナ保存の手順書などを備え付けておく必要があります。

参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」

新幹線の領収書の経費精算を効率化する方法

新幹線の領収書の経費精算を効率化する方法として挙げられるのは、「法人カードの利用」と「経費精算システムの導入」です。それぞれの方法を解説します。

法人カードを利用する

経費の支払方法を法人カードに統一すれば、社員が個人で立て替える必要がなくなり、領収書の受け取りや保管にかかる手間も削減が可能です。さらに、法人口座からすべての支払いがまとめて引き落とされるため、経理担当者が個別に返金精算を行う必要もありません。

さらに、法人カードを経費精算システムと連携させることで、精算業務を自動化できます。カードの利用明細データをワンクリックで取り込めるため、入力作業の手間を省き、記入漏れや金額の入力ミスを防ぐことが可能です。さらに、会計システムや基幹システムとも連携させれば、決済から仕訳までを一気通貫で管理できるようになるでしょう。

このように、法人カードを導入することで、新幹線の交通費をはじめとする経費の精算業務を効率化し、経理担当者と利用者双方の負担を大きく軽減できます。

経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入も、新幹線の領収書の経費精算を効率化するために有効な方法です。従来の紙の領収書は、紛失・破損・改ざんなどのリスクがあり、保管や入力にも手間がかかりました。しかし、経費精算システムを活用すれば、こうした問題をデジタルで一元管理できます。

たとえば、スマートフォンのアプリで新幹線の領収書を撮影すれば、OCR（光学文字認識）機能が日付・金額・乗車区間などを自動で読み取り、精算データとして登録します。これにより、手入力の負担やミスを大幅に削減できるのが特徴です。クラウド上でデータを管理するため、出張先からでもすぐに申請や承認が行えます。

また、交通系ICカードや法人カードと連携すれば、乗車履歴や支払情報を自動で取り込み、領収書との照合もスムーズになるでしょう。これにより、申請から承認、会計精算までの流れを自動化でき、経理担当者の負担を軽減します。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを選ぶことで、電子データで受け取った新幹線の領収書にもスムーズに対応できます。申請から承認、会計精算までを効率化しつつ、法令遵守も実現できるでしょう。

「楽楽精算」で新幹線の領収書の精算をスムーズに

新幹線の領収書精算を効率化できる経費精算システムの1つが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」です。

スマートフォンの専用アプリを使えば、SuicaやPASMOなどのICカードをかざすだけで乗車日・経路・金額を自動取得することができます。また、OCR機能により、新幹線の領収書も撮影するだけで金額や日付を読み取り可能。すぐに精算データとして反映され、AIによる入力補助機能で訪問先や負担部門を自動追記できるため、申請者の手間を最小限に抑えられます。

電子帳簿保存法にも対応しており、紙や電子などさまざまな形式の領収書を簡単に電子化・保存し、一元管理を実現します。

まとめ

出張などで新幹線を利用した場合、形式は問われませんが、3万円以上の支払いには領収書が必要です。新幹線の乗車券は、駅窓口や自動券売機、インターネットなどで購入可能であり、それぞれ領収書の発行方法が異なるため事前に確認しておきましょう。

新幹線の利用を含む交通費精算は、入力ミスや二重申請などのトラブルが起こりやすい業務です。「楽楽精算」なら、交通系ICカードの読取機能や領収書の自動取り込み機能を活用することで、入力作業を自動化し、人的ミスを抑えられます。

また、電子データで受け取った領収書は「電子取引データ保存」の対象であり、電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たさなければなりません。新幹線の領収書精算の効率化と法対応を進めたい方は、ぜひ「楽楽精算」の導入をご検討ください。