交通費精算を圧倒的にスマートに！ICカードを使った精算方法とは

従来は非常に時間のかかっていた交通費精算ですが、ICカードを利用することでその効率化が図れます。従来の紙や手作業による申請～承認を脱却して、交通費精算の圧倒的な効率化を図りましょう。この記事では交通系ICカードによる交通費精算とは何か、どのようにそれを行うのか、またそれについて必要なものは何かということをご紹介します。

交通系ICカードでの交通費精算とは

交通系ICカードでの交通費精算とは、お手持ちのSuica(※1)やPASMO(※2)などの乗車履歴をカードリーダー等で読み込み、そのまま経費精算に利用する方法を指します。交通系ICカードの履歴には、電車移動などをした際の利用日時、ルート、金額が記録されていますので、交通費申請の際にわざわざルートや金額を調べて申請書に入力し直すという二度手間がなくなるとともに、承認者や経理担当者もその金額に不備がないかといちいち調べ直す手間が省け、些末な差し戻しのストレスからも解放されます。

ICカードを使った交通費精算のやり方とは

従来のICカードでの交通費精算はは駅の券売機まで行って、そこで領収書を印字し、その証憑を利用して紙やExcelで申請という形が主流でした。

しかし、交通費精算システムを利用して、ICカードをそのまま読み込むことができればカードリーダーでピッと交通系ICカードを読み込むだけで、正確な料金にもとづく履歴が取り込まれるので、交通費精算を非常に効率化することができます。

「駅に行って領収書を印字する」「それを手作業で申請書に写す」という工程を効率化することができるというわけです。

ICカードでの交通費精算に必要なもの

交通系ICカードで交通費精算をするときに必要なものは以下です。

• 交通系ICカード
• そのICカードを読み込むカードリーダー
• 読み込んだデータを処理するシステム

交通系ICカード

まず、交通系ICカードがなければ当然ICカードによる交通費精算はできません。首都圏の企業に勤める方はおそらくそれぞれが1枚ずつ交通系ICカードをお持ちかと思うので、ここに関しては問題ないでしょう。またプライベートでの利用と業務上の利用については当然ですが、区別して申請することが可能です。よって、プライベートと業務上の利用が混ざって申請されるということはありません。

ICカードを読み込むカードリーダー

交通系ICカードを読み込むためにカードリーダーが必要です。これは市販されており、パソコンにつないで読み込むタイプや、パソコンそのものに読み込み部分が備わっているものや、最近ではタブレットでも読み込み機能を持っている端末があります。

カードリーダーやPC、もしくはタブレットなどで交通系ICカードを読み込める環境を整えることで、交通系ICカードを取り込んでそのデータを利用することができます。

読み込んだデータを処理する交通費精算システム

最後に、その読み込んだデータを交通費精算に利用するためのシステムが必要です。例えば当社製品「楽楽精算」がこれに当たります。最近はコンビニなどでの支払いに交通系ICカードを使用する人も多いと思いますが、「楽楽精算」では交通費での利用分のみ自動判別して取り込まれるため、申請者のプライバシーの面でも安心です。
また、仮に交通系ICカードの利用を忘れてしまった場合でも、料金検索システムが内蔵されているため、正確な金額で簡単に申請～承認まで行うことができます。

交通系ICカード、そのカードを読み込む機能を持ったデバイス、そして読み込んだデータを処理する便利なシステム。これら全てがそろって初めて交通費精算を交通系ICカードで行うことができるようになるので、どれも忘れないようにしましょう。

まとめ

交通系ICカードを利用することで、精算業務は非常に効率化されます。今までは「駅に行って領収書を印字する」「それを手作業で申請書に写す」という作業が必要だったのに比べ、社内でカードリーダーにピッと交通系ICカードをかざすだけなので、その手間の差は一目瞭然でしょう。交通系ICカードで精算するために必要なものが少しありますが、それを考えても作業時間をはじめとする効率化のメリットは非常に大きいと言えます。

また、今回は交通系ICカードによる効率化の部分についてのみご紹介しましたが、交通費精算システムにはまだまだ他の便利な機能がたくさんあります。まだ手作業で業務を行っている企業の方は、是非交通系ICカードによる効率化、交通費精算システムの導入を是非検討してみてください。