新幹線を利用する際に社員は普通車で交通費精算していますが、一部の上司だけグリーン車を利用しています。これって問題ないですか?

新幹線を利用する際に社員は普通車で交通費精算していますが、一部の上司だけグリーン車を利用しています。これって問題ないですか?

交通費精算

2022/1/7

出張の際には新幹線を利用することも多いと思いますが、同じ区間でも普通車とグリーン車で料金に違いが出てきます。この場合、社員は普通車のみの支給で、役職者だけはグリーン車で精算してもいいのでしょうか。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2022年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/)より

交通費精算の詳細は、細かく定める

上記のように、同じ社員でも役職などに応じて利用できるクラスに制限を設けることは、合理的な説明がつくため禁止されていません。そのため、例えば役職者はグリーン車利用可能で、それ以外の社員は自由席、などという規定を設けて交通費精算をするシステムを作っても問題ありません。

ただ、このような交通費規定や出張旅費規定がないにも関わらず、経理担当の独断でそのような処理をすることは好ましくありません。
そのため、まずは自社で運用している規定について確認してみましょう。

出張の場合は日当も重要

なお、出張の場合は社員に日当を支給することもできます。この際の日当の金額についても、先ほどのグリーン車同様に、役職別に差をつけることができます。

まとめ

会社の就業規則や社内規定の適用は、全社員に対して平等である必要がありますが、出張旅費や日当などについては役職に応じて常識的な範囲内において差をつけることも可能です。
また、こうした交通費精算をスムーズに進めるためには、経費精算システムの導入がおすすめです。是非検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2022年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/)より

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