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経費精算がめんどくさい!営業・経理が手間や面倒に思うポイントはここ

交通費精算

2015/7/1

交通費の精算業務においては、営業担当者の申請ミスを経理担当者が差し戻す、という風景がよく見られるものです。忙しい営業担当者と、きちんと処理をしなければならない経理担当者…戻す方も戻される方も、いい気はしないというのが本音ではないでしょうか。両方の担当者に実情を伺ってみました。

<営業>
・定期区間の運賃を抜くのをつい忘れて申請したところ、「控除した金額で申請してください」と差し戻されました。たった数百円の為にわざわざ経理は全部チェックしてるの?時間の無駄では?と思いました。(20代/女性) 

・運賃が高いけれど、乗換が少なくて楽なルートで申請したら、経理担当者に「こっちの経路の方が安いのでこちらで再申請してください」と言われた。本当に使ったルートなのになんでだめなの!(30代/男性)

<経理>
・定期区間の控除などの交通費申請のルールは知っているはずなのに、経理が差し戻しをするまで、適当に申請する担当者が多く大変困っています。(20代/女性)

・うちの会社では経理が弱い立場にあるため、交通費精算の差し戻しのたびに担当者にビクビクしながらお願いしています。これも大事な業務の一つなのでやらなくてはいけないと分かってはいるのですが・・・(30代/女性)

どちらの担当者の声も聞いたことがあったり、共感できるという方がいるのではないでしょうか。
今回は、営業担当者と経理担当者、両者にメリットがある「交通費精算業務をスムーズに行うコツ」を紹介します。

経理担当者にとっての交通費精算

多くの交通費精算申請を処理する経理担当者には、毎月多くの時間と労力がかかってしまいます。間違いが許されない交通費の精算業務においては、取引内容や経路の確認、その後のダブルチェックなど、多くの手間がかかります。

営業担当者にとっての交通費精算

社員の大半の方は、「交通費精算はためたくない」と思っているかと思います。しかし実際は、コツコツとやるのは難しいもの。締切期日が迫ってきてから、慌てて先月分の訪問先や経路を思い出し、利用した公共交通機関の運賃を紙やエクセルに記入し、上司に承認をお願いする、という方が多いのではないでしょうか。

これでは、交通費精算に多くの労力と時間がかかるのも仕方がありません。
実際にラクスが交通費精算業務に関する調査を行った結果、「一か月の交通費の精算申請に2時間以上かかってしまう」と回答した人も多く、おおよそ半数の営業担当者が交通費精算業務で困っていることとして、「運賃をいちいち調べることが大変」なことと回答しました。
中には交通費精算の申請が面倒くさく、時間がかかってしまうので自腹で構わない、と考え申請すら行わない人も見受けられました。

交通費の精算で困っていること
交通費の精算に毎月費やす時間

このデータから、普段から外出する事が多い営業社員は特に雑多な業務が溜まっており、交通費申請に負担を感じているということがわかります。

交通費精算業務をIT化する利点

これが紙やExcelでの交通費精算業務を行っている企業の現実です。

最近では、様々なツールの誕生により、業務の効率化やコスト削減を目的とした経理業務のIT化がどんどん広まっています。
もちろん、交通費精算業務の効率化も例外ではありません。

導入企業数NO.1!交通費精算システム「楽楽精算」を利用してみよう!

営業担当者から経理担当者まで、毎月多くの時間と労力がかかってしまっている交通費精算業務。一連のフローの面倒な部分を削減、有用な時間を増やす手段として、導入数No.1の交通費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。
「楽楽精算」を導入すると交通費精算業務がどう変わるのか。ポイントをいくつかご紹介します。

経理担当者にとっての「らくらく」

1.交通費精算の面倒なチェックが不要に!
「楽楽精算」には「乗換案内」が備わっており、経路検索による交通費の自動取得や定期区間の自動控除などがシステム上で行えます。
そのため、「楽楽精算」を使うと、申請のミスが減り、面倒なチェックの手間を省き時間を短縮、効率化することができます。

2.会計ソフトに申請時に自動で仕訳されたデータを簡単に取込み
「楽楽精算」では、あらかじめ仕訳の項目や内容を設定することで、申請された際にシステム内で自動仕訳作業が行われます。また会計ソフトにも連携しているので、お使いの会計ソフトにあわせたデータをCSV形式で出力することができます。これまでわざわざ手入力していた仕訳も、システムから出力したCSVデータを会計ソフト取り込むだけで完了することができ、業務をぐんと効率化することができます。

営業担当者にとっての「らくらく」

1.交通費精算の申請金額ミスが激減!
訪問先ごとにいちいち経路と電車賃を調べて転記するという作業がなくなり、申請におけるミスが激減します。経理からの差し戻しも減り、負担が軽減されます。

2.スマートフォンからも楽楽申請!
「楽楽精算」では、外出先からでもスマートフォンで交通費申請が行えます。それにより、従来より正確かつ短時間で交通費精算を完了することができるようになります。

最後に

交通費精算業務は経理担当者だけではなく営業担当者にも大きな負担になってしまっている業務です。交通費精算システムの導入は業務軽減に効果的な方法ですので、お悩みの方は是非導入を検討してみてください。

交通費精算システム「楽楽精算」では、詳しい製品資料や無料トライアルもご用意しておりますので、気軽にお問い合わせください。

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楽楽精算コラム編集部です。
経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報「楽楽精算」最新情報をお届けしていきます!

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