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新幹線の指定席料金を記載した交通費精算書が出されました。精算しても良いのでしょうか?

交通費精算

2016/5/17

社員が移動に新幹線をよく利用するのですが、新入社員の方が新幹線移動の際に指定席を利用したようで、指定席料金まで記載した交通費精算書を提出してきました。この場合、全額を支給しても問題ないのでしょうか。

支給できる限度額は内規に従うことになる

新幹線を利用した場合の交通費精算については、会社によってその扱いが異なってきます。すなわち、指定席料金まで満額支給するという会社もあれば、自由席しか認めないという場合もあります。

これらの条件については就業規則や社内規定に定められているため、経理担当としてはそれらの内規に従って精算すれば問題ありません。

例えば、内規で「指定席の利用料金は認められない」などといった規定がされていれば、たとえ領収書があっても差額は支給はできないということになります。

役職者によって違いがある規定である場合は注意

なお、指定席料金の精算については、同じ社員間でも役職者の場合のみ認める内規が規定されていることがあります。
そのような場合は、該当する者に対してのみ精算が可能となります。

経理担当によっては、領収書さえあればそのまま支給してしまっている場合も多いようですが、厳密には内規の定めに従って精算をしないと、税務調査が入った際に指摘を受ける可能性があります。
十分注意しましょう。

まとめ

このような判断に困るケースにおいては、必ずその根拠となる内規の該当箇所の条項を細かく確認する癖をつけましょう。根拠が分からないまま処理をしてしまうと、あとから整合性がとれなくなるため十分注意してください。

また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。役職によって異なる出張費の規程を経費精算システムに登録しておけば、規定金額以上の金額が申請された場合、アラートを出してくれる機能があったりと、経理担当のチェックが楽になることは間違いありません。

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