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交通費申請に不備が多く見られるのですが、クラウド型の交通費・経費精算システムを導入することでチェックの手間は省けますか?

交通費精算

2017/2/14

社員が営業に出た時にかかる交通費ですが、経費申請に不備が多くあります。経理担当としては提出された経費申請内容の確認で二度手間になっています。この交通費精算をクラウドの交通費・経費精算システムを導入することでチェックの手間は省けるのでしょうか?

乗換案内内蔵・定期区間自動控除で交通費申請内容のチェックが簡単に

交通費申請の不備で多くあげられるのが、正しいルートや金額で申請されていないという点です。交通費・経費精算システムの多くには乗換案内ソフトが内蔵されており、この不備を解消できます。乗換案内ソフトから利用したルートを選択することにより、早いルート、安いルートなど乗換案内ソフトと連動したルートの特徴を示すアイコンが申請画面にも表示されます。経理担当者などの承認者はこのアイコンを見れば、適切なルートが使用されているかがわかるため、申請内容が適切なのかを一目で判断することができます。

また、社員それぞれの定期区間もシステム内で自動で控除されるようになっているので、定期区間との重複ルートがないかの確認作業も削減できます。

交通系ICカード読取機能の活用でさらに申請内容の確認が簡単に

交通系ICカード読取機能を活用することで、さらに交通費申請内容の確認作業を短縮することができます。ICカード読取リーダーで読み取った交通系ICカードの履歴を交通費申請データとして使用します。履歴データは改ざんすることができないようになっているため、不正申請の心配がなく、簡単に確認作業を進めることができます。
さらに、この方法では利用したルートの入力などの作業も少なくなるため申請者側の負担も少なくなります。営業時に電車移動が多い企業にはぜひ活用してほしい機能です。

まとめ

交通費申請内容の確認は、経理担当者にとって大変な手間です。交通費・経費精算システムの利用によりその手間を大きく減らすことができます。
クラウド型交通費・経費精算システム「楽楽精算」では、これらの機能のほかクレジットカード連携機能、規定違反チェック機能など交通費や経費申請の間違いを少なくする機能を取り揃えています。交通費や経費の申請内容チェックを負担に感じているのであれば、交通費・経費精算システム利用によるメリットが自社にとってどのくらいあるのか、一度検討してみるのはいかがでしょうか。

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