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社員が自分のマイルを使って航空券を予約しました。交通費精算できますか?

交通費精算

2016/5/13

仕事の移動で飛行機を利用することが多いのですが、その際に社員が自分のマイルを使って航空券を予約しました。
この場合、経理担当としてはどう対処すべきでしょうか。

ポイントは「領収書」の存在の有無

飛行機の手配については、多くの会社で利用する社員個人の立替え払いで予約をし、後に領収書で交通費精算するシステムを採用しているケースが多いでしょう。

この場合、先ほどのように社員が自分のマイルで予約してしまうと、重大な問題が発生します。

それは「領収書が出ない」ということです。

マイルを使って航空券を予約すると、お金を領収したわけではないため、領収書が出ません。
社員としては、お金を支出しているわけではないものの、一生懸命貯めたマイルを消費してしまうわけですから、どうにか交通費精算したいことでしょう。
ただ、原則的には領収書のない航空券の交通費精算はできないという規定を設けることをお勧めします。

どうしても精算せざるを得ない場合の対処法

ただし、現実的には不慣れな新入社員などが、うっかりマイルで予約してしまうケースもあるため、実務上は領収書がなくても交通費精算をする必要性が出てきます。

その場合は、別途「領収書欠如申請書」などの書類を提出させて、領収書がないことの理由をしっかりと記録しておくようにしましょう。

まとめ

飛行機を使った場合の交通費精算については、その金額が多額になるため、万が一税務調査が入った場合も厳しいチェックが入る可能性があります。

そのため、領収書なしで精算する際には、必ずその記録を明確に残すよう徹底しましょう。

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