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週に何度も同じ区間の交通費精算をしてくる社員がいる場合、社内でどのように対処したら良いのでしょうか?

交通費精算

2017/1/17

当社では、交通費を社員が支出したその都度、交通費精算の手続きをするようにしています。そんな中、週に何回も同じ区間の交通費を精算してくる社員がいるのですがどのように対処すべきでしょうか。

訪問先と目的を必ず確認しましょう

週に何度も同じ区間の交通費精算をするということは、何らか継続的な業務が発生している可能性が考えられます。そのため、まずはそのような交通費精算書を提出してくる社員の日報を確認しましょう。場合によっては、交通費を水増し請求している可能性もあるかもしれませんので、どのような理由で週に何度も同じ区間を利用しているのかをよく確認し、必要があれば社員の上長へ報告し対処してもらいましょう。

継続的な業務が発生している場合は、定期券や回数券も検討しましょう

もしも特定の場所において継続的に業務が発生しているような場合は、社員の上長とも相談し、定期券や回数券を購入することも検討しましょう。なお、この際、現場直行であるような場合については、経費として交通費精算をするのではなく、直行現場を就業先とみなして通勤交通費として精算する必要性が出てくる可能性があります。
そのため、直行の交通費精算が多い場合は、今後の業務の継続性も踏まえて通勤交通費にすべきか検討しましょう。

まとめ

業務上、同じ区間をコンスタントに利用するケースが生じる場合は、今後の見通しを踏まえた上で、最も効率的な精算方法を選択することが大切です。

また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。
「楽楽精算」を導入すれば、すべての経費精算をクラウドで一元管理することが可能です。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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