出張をする際に車を使っているのですがガソリン代はどのように交通費精算すればいいのでしょうか？

ガソリン代の用途を明確に区別することが重要

出張に車を使用する場合、そのガソリン代の精算において最も重要なことは、ガソリン代に対する用途の区分です。

例えば自家用車で出張に行く場合、満タンの状態で自宅から出発すれば、そこから帰宅するまでにかかった実費で精算することもできますが、必ずしもそのように上手くいくとは限りません。

そのため、社内規定で車のガソリン代について、予め一律のルールをつくるといいでしょう。
例えば、車の燃費を問わず、ガソリン代120円として走行距離1キロあたり12円といった感じです。実費との誤差は生じる可能性がありますが、これが最も確実な方法でしょう。

社用車の場合は専用のクレジットカードを作成するといい

社用車の場合は原則として業務で使っていることが前提のため、発生するガソリン代は全て経費と考えられます。ただし、ガソリン代を現金で精算させてしまうと、本当に社用車に対して給油したのかどうかを確認することが難しくなります。そのため、このような場合は会社名義でガソリン給油用のクレジットカードを作成し、社用車を利用する都度社員に貸し出すといいでしょう。

まとめ

ガソリン代の精算は、何のためにどこを走ったのかをきちんと確認せずに精算してしまうと、不正受給の温床となってしまう危険性があります。そのため、経理担当としてはこの点についてしっかりとチェックするようにしましょう。
また、経費精算システムで交通費精算を行うことで、ガソリン代を自動で計算して精算できたり、クレジットカードの利用明細を使って精算できたりと、正確な申請を可能にします。是非検討してみてください。