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紙やExcelでの業務にさよならしよう!交通費精算業務のIT化

交通費精算

2015/5/7

紙やExcelでの業務にさよならしよう!交通費精算業務のIT化

日常業務がITによって効率化されている例が増えて続けていますが、交通費精算業務に関しては今も紙やExcelを使用して精算業務を行っている企業が多いというデータが出ています。

現在行っている交通費・経費精算の方法

最近、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードが普及し、券売機で利用履歴を出力できるようになり、その利用履歴を担当者に申請をして精算する、という方法もあるようですが、ただでさえ業務量の多い経理担当者において、業務負担はかなり大きくなっているのではないかと思います。 そこで今回は、交通費精算における色々なコストを考え、交通費精算業務をIT化へ移行するメリットをいくつか考えてみましょう。

実は結構かかっている!紙、Excelのコスト

交通費精算業務を紙やExcelで行うことにより、多くの時間的コスト・実質的なコストが発生します。それぞれのコストの概要を見てみましょう。

1.時間的コスト
ラクスの試算によると、従業員数が100名程度の会社だと、交通費精算業務には下記の通りの時間とコストがかかっています

 ・交通費精算にかかる時間は毎月約123時間
 ・交通費精算にかかるコストは月に369,000円
 (1時間あたりの業務コストを3,000円と仮定)
交通費精算業務に意外と時間とお金が使われているのがわかりますね。

2.実質的コスト
次に、実質的なコストを見てみましょう。

 ・紙での交通費申請や精算手続きでは、紙代や印刷代のコストがかかってくる
 ・実際に使用した経路より運賃の高い経路を申請したり、定期券区間が入っている経路でもその区間を差し引かずに申請を行う、などの「不正申請」によって、多くの無駄なコストが生じる可能性もある
 ・申請を行う方も実際に使用した全ての経路と運賃を記録するのは難しい
 ・交通費精算業務を行う方も全ての交通費の申請・精算の全ての内容をチェックするのは限りなく不可能近い
以上から、実質的コストとともに、不正申請等による潜在的コストも多くあることが分かるのではないでしょうか。

交通費精算業務のIT化をすることにより得られるもの

交通費精算業務をIT化した場合、交通費の集計をシステムが行ってくれるため、記入漏れや計算ミスなどの人為的なミスを防ぐことが可能になります。 また、交通費精算システムを導入する事により、交通費精算業務にかかる時間は約月27時間まで減らすことができ、システム導入前の業務時間の5分の1程度まで時間が短縮することができます。そして、交通費精算業務にかかる費用を、前述の試算と同じように1時間当たり3,000円で計算をすると、27時間×3,000円=81,000円となり、従来の方法でかかっていた費用369,000円と比べると、月に約29万円ものコストが削減されるようになります。(※ラクスによる試算)

交通費精算システムを導入すると、今まで時間をかけて人間が行っていた業務をIT技術にゆだねる事が出来、さらに無駄にかかってしまっていたコストも削減する事が可能です。それにより業務担当者の負担が減り、仕事への意欲もあがるのではないでしょうか。

交通費の精算処理を全てシステムで一括管理できる!
交通費精算システム「楽楽精算」の概要

「楽楽精算」はクラウド型経費・交通費精算システム市場で導入数NO.1を獲得することができました。旅費交通費から経費まで、全てを一括管理できる経費・交通費精算システムで、時間的コスト、実質的コスト両方を削減することができるのでコスト削減にお勧めのシステムです。

1.選ばれてNO.1!理由1つ目 「楽楽精算」は主要な機能が豊富
「楽楽精算」のシステムを導入すると、こんな事が可能になります!
 ・通勤定期区間内が自動的に控除されるので不正申請を防げます
 ・乗換案内のソフトが内蔵されているので簡単に経費金額チェックが出来ます
 ・代理で申請・承認も可能です  ・スマホにも対応しているので出張先や外出先から申請できます
 ・仕訳が自動で入力されるので手入力は必要ありません
 ・精算書、領収書などを電子化して添付をすることができ申請が楽になります  など

主要機能では、交通費精算、経費精算、出張費精算、交際費精算、仕訳、クレジットカード連携、帳票、小口現金などの機能が直感的にわかりやすく操作できるところが利用者の支持を得ています。

また「楽楽精算」は、高機能にも関わらず、低価格なのがユーザーに支持されている理由です。また、サポート体制やセキュリティ機能も充実しており、安心して導入いただくことができます。

2.選ばれてNO.1!理由2つ目  低価格で導入しやすい!
「楽楽精算」は使用するユーザー数に応じて月額3万円から利用いただけます。クラウドサービスなので、パッケージソフトや自社開発と比べると格段に安い値段で導入することが出来ます。

3.選ばれてNO.1!理由3つ目  万全のサポートと安全なセキュリティ機能
いざ導入して利用する際は操作への疑問が出てくこともあるのではないでしょうか。そこでラクスでは、社内で万全のサポートを行う体制を備えているので疑問はその場でサクッと解消されます。サポート利用者の満足度は94%という高い実績を誇っており、初めての方も安心してお使いいただけます。 また「楽楽精算」のシステムは2重化されたファイアウォールに守られていて、IPアドレスでのアクセス制限や暗号化通信など2重になっているファイアウォールにいつも守られているので安全なセキュリティを構築することができます。

最後に

コスト削減を課題に思っていながらも、具体的ないい手法を見いだせないでいる方は、交通費精算システム「楽楽精算」をお勧めいたします。資料請求や価格についてのお問合せなどお気軽にご連絡ください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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