交通費精算の際に社員が不正受給していることが発覚しました。どう対処したらいいでしょうか？

交通費の不正受給のよくあるパターン

交通費の不正受給はある程度パターン化しています。
よくあるケースとしては以下の通りです。

1：虚偽の記載
電車やバスの交通費を精算する際には、領収書の添付が不要な場合が多いでしょう。
これを悪用して行ってもいない「行き先」や「経路」を記載し、交通費を不正に受給するというパターンです。

2：金券ショップでチケットを調達
金券ショップで正規運賃よりも安い金額でチケットを調達し、交通費精算書には正規の運賃を記載することで、その差額分を不正受給するというパターンです。
また、マイルを使って出張に行き、正規運賃を不正受給するという場合もあります。

チェックと報告のシステム構築が重要

このような交通費の不正受給を防ぐのであれば、全ての交通費に領収書の添付を義務付ければ済む話です。しかし、現実的にはそんなことをしてしまうと、経理側の領収書管理にかかる負担がかなりのものになってしまうため、やはり領収書なしでの交通費精算はやむを得ない場合もあります。
そのような場合については、業務日報と照らし合わせるなどして、その整合性を徹底的にチェックするようにしましょう。

また、万が一不正受給が発覚した場合は、直接本人を問いただすのではなく、まずは本人の上長に報告し事実関係を確認することで対処するのがいいでしょう。

まとめ

交通費の不正受給は経理担当が日頃から厳しくチェックをしていれば、未然に防ぐことができます。
その意識をもって業務に当たることが重要でしょう。

また、このような交通費精算業務は、経費精算システムを導入することでとても楽になります。まだ導入されていない場合は、これを機会に是非検討してみてください。