経路によって料金が変わる区間の場合、交通費精算はどのように対処すればいいのでしょうか？

交通費精算

2022/1/7

東京都内などJRや私鉄、地下鉄など様々な路線が入り組んでいる地域では、ある地点からある地点に行くまでの経路に複数の選択肢が出てきます。この場合、交通費精算をする際には、いくらで精算するのが適切なのでしょうか。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

複数の経路が存在する場合は、事実に基づき合理的な経路で精算

例えば、渋谷から池袋まで営業に行く場合、利用できる経路にはJRを使う方法と、地下鉄を使う方法があります。タイミングが合って地下鉄の急行に乗ることができれば、（これが一番早い経路となりますが）料金としてはJRよりも若干割高となります。
このように、どちらを使用するか判断が迷うような場合は、合理的な判断に基づいて使用する経路を決めて、支出した交通費の実費を精算することになります。つまり、時間帯的に地下鉄の方が早いのであれば、多少割高でも地下鉄を使用することに合理的な説明がつきますので問題ないでしょう。
ただし、実際は安い経路で行っているのに、最も割高な交通費で精算することは水増し請求となりますので絶対に行ってはいけません。

経路が複数存在する場合は、社内でガイドラインを作ると良い

上記のように、複数の経路が存在する場合において、どの経路を使うのかについて社員個人それぞれに自己判断させると、精算する経路にムラが出てくる可能性があります。
そこで、会社としてよく訪問する取引先の経路については、推奨する経路として社内でガイドラインを作って周知しておくとより適切に交通費精算ができるでしょう。