通常ルートから迂回した場合の交通費精算は、システム上どのように処理をすればいいでしょうか？
通常利用している交通手段が人身事故などの影響で使えない場合、料金的には割高となる経路に迂回をしなければなりません。ではこの場合の交通費精算ではどんな処理が必要となるのでしょうか。
迂回した合理的理由があれば問題ない
このような場合、通常精算している交通費よりも割高な金額となるでしょう。そのため、合理的な経路から迂回する手段をとった場合は、交通費の「水増し請求」を回避するために、迂回するに至った合理的な理由を備考欄に記入させ、上長の承認印をもらうようにしましょう。
「遅延証明書」を添付させると確実
また、実際に駅で発行される遅延証明書を添付すると、はっきりと証拠が残るため確実です。どうしても遅延証明書の発行が受けられなかった場合は、各鉄道会社のホームページに掲載されている遅延情報や履歴などを印刷して添付させるといいでしょう。
少し細かく感じるかもしれませんが、上長の承認印とのダブルチェックが不正を防ぐ最も確実な方法です。
まとめ
交通費精算は、その精算基準を緩くしてしまうと不正精算の温床となる恐れがあるため、多少細かく感じても、上記のように上長による承認と、迂回の理由が分かる資料を提出させる手続きを行うことをおすすめします。
そうすることで、交通費精算の「公正性」が保たれるでしょう。
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