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交通費精算を溜め込む社員がいます。改善するための良いシステムはありますか?

交通費精算

2016/12/16

交通費精算はその都度精算すると日々の業務が増えてしまうため、通常は一定周期でまとめて交通費精算をします。ただ、営業社員の中には、日々忙しくしている人も多いため、何ヶ月分も交通費精算をせずに溜め込んでしまうケースもあるかと思います。ではこのような場合、どのような対策をとればよいのでしょうか。

交通費精算は、溜め込むと事実確認が難しくなる

交通費精算をする際には、どこに何をしに行ったのかを日報などと照らし合わせて確認をしながら精算をする必要があります。この際、不透明な交通費があれば、社員本人に直接理由を聞く必要があるのですが、あまりにも時間が経ちすぎていると、本人も記憶が曖昧になってしまい、結果として正しく交通費が精算できなくなってしまう恐れがあります。

交通費精算は長くても1ヶ月単位で月末に締め切る

交通費精算の溜め込みを防ぐためには、次の2点を徹底すると良いでしょう。

1:概ね1ヶ月単位で締め日を設ける
毎月月末などに締め日を設け、そこでその月の交通費精算を全て提出させると、経理としてもまとめて処理ができるため、業務効率が上がります。

2:部署の上長経由で提出させる
交通費精算書を社員個別に経理に提出させるのではなく、その上長が取りまとめて上長経由で提出させることで、経理担当から直接社員個別に督促する手間が省けます。また、上長が交通費精算書を取りまとめることで、溜め込みの抑止効果も期待できます。

まとめ

交通費精算は溜め込んでしまうと、経理担当に非常に大きな負担がかかります。また、万が一期を跨いでしまうと最悪の場合精算ができないというケースも考えられます。そのため、交通費精算は溜め込まないよう、社員にしっかりと教育するようにしましょう。

また、これら交通費精算をスムーズに行うためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。
経費精算システムを導入すれば、ICカード履歴の取り込みや、外出先からの交通費精算ができるようになり、面倒な交通費精算を効率化することができます。

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