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社員の交通費精算をする際に、日報との照合に時間がかかります。何か良い改善策はありますか?

交通費精算

2017/1/13

複数の社員の交通費精算を月末にまとめて行っているのですが、日報と交通費精算書との照合に時間がかかってしまいます。業務効率を上げるために何か良い方法はありますか?

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

交通費と日報の照合はとても重要です

公共交通機関を利用した場合は、領収書が発行されないため、すべては交通費精算書に従って精算をしていくことになります。ただ、これは裏を返せば、行ってもいないところの交通費を水増し請求することも可能なため、経理担当としては整合性を維持するためにも厳しくチェックする必要があります。そのため、社員それぞれに日報を提出させて、いつ、どこへ、何のために出向いたのかを明確に記録するようにしている会社もあるでしょう。
今回の質問のように、交通費精算書と日報の照合に時間がかかる場合は、以下の解決方法が有効です。

データの統一が業務効率をアップさせる

そもそも照合作業に時間がかかるようであれば、照合しなくてもいいように、交通費精算書と日報を一体化させたExcelデータなどを作成すると、それぞれのデータを照合することなく、素早く交通費精算ができるようになります。

さらに、クラウド型の交通費精算システムを導入すると、交通系ICカードの履歴を読み取り、交通費精算データとして使用することができます。交通系ICカードから読み取ったデータは改ざんができないようになっているため、水増し請求の心配もなく安心です。こういったソフトを活用することで、業務の効率化を目指すのも一案です。

まとめ

交通費精算は、社員の人数が増えれば増えるほど経理担当者の業務は増えてしまいます。業務効率を落とさないためには、それを補う対策として「楽楽精算」のような効率的に交通費精算できるクラウドシステムを導入することをお勧めします。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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