交通費精算の際にどこになにをしに行ったのか適切に確認するシステムを教えてください

交通費精算と適切な業務は密接に関係している

日々の交通費精算は、会社が営業活動をしている以上必ず発生します。ですが、中には公共交通機関は領収書が出ないということを悪用して、架空の交通費をでっち上げてきたり、業務とは関係のない目的のために支出した交通費についてまでも請求してくるような社員が出てくることがあります。

経理担当としては、提出された交通費精算書通りに漫然と精算するのではなく、これらの点についてしっかりと確認作業をし、正しく交通費を精算する責任があります。

交通費精算書に業務日報と上長の捺印を義務付けると効果的

交通費精算を適切に行うために最も効果的なのは、業務日報との照合です。
「どこに何をしに行ったのか」については、業務日報を見れば確認ができますので、それを交通費精算書と一緒に提出させましょう。

ただ、これだけでは業務日報自体を偽造される恐れもありますので、業務日報には必ず本人の上長の確認印があるものを提出させましょう。

まとめ

たかが交通費精算と思うかもしれませんが、交通費を適切に精算することは、会社の経費に対する姿勢そのものを反映することとなる非常に大切な業務です。
経理担当者はその自覚を持って業務に当たりましょう。
また、交通費精算専用のシステムやソフトを利用するのも有効な手段です。交通系ICカードの履歴を使用して交通費精算ができるシステムを採用すれば、不正な申請を防ぐことができます。クラウドサービスなども多数提供されていますので、是非検討してみましょう。