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社員が顧客の希望で自宅まで出張する場合、顧客が実費を負担したら交通費精算はどうなるのでしょうか?

交通費精算

2017/1/13

事業に関係する交通費については、当然ながら会社側で経費として精算をします。ただ、ごく稀に顧客の希望で、通常は来社してもらったり、郵送で行なうような仕事を、自宅まで社員が訪問して行なう場合、その交通費を顧客が負担したらどのように処理すれば良いのでしょうか。

交通費を相手方で負担する場合は、その方法によって経費処理が異なる点に注意

この場合、出張にかかる交通費の精算方法には2通りあります。

1:相手方で予約購入して精算する場合
例えば、顧客や取引先など交通費を負担する相手方が自ら新幹線などの交通機関をこちらの名前で予約購入する場合は、チケットを相手方から受け取り、それと同時に領収書を渡せばこちらの経費精算としてはそれで終了です。

2:担当社員が交通機関を手配する場合
先ほどと同じく顧客の自宅へ新幹線などを用いて出張する必要がある場合において、自社で新幹線を予約しチケットを購入した場合は、後から相手方へ請求しなければなりません。この際、かかった交通費の実費として請求するのであれば、その領収書を相手方に見せる必要があります。また、出張手数料など契約に基づいて一定の金額を請求する場合は、その規定に従って請求しましょう。

相手方に後日請求する場合は、消費税に注意

先ほどの2の方法によって処理をする場合、経費処理としては、まずは一度自社の交通費として経費処理します。この際、交通費精算書などは通常通りに作成する必要があります。またそれと同時に負担した交通費のうち相手方が負担してくれる金額を「売上」に加算して請求をします。
これにより、実質的には出費と売上で同額となるため、経費処理としてはそれで終わりです。ただし、売上として計上するということは、課税対象売上となるため、消費税の課税対象事業者となる可能性が高まることは覚えておきましょう。

まとめ

交通費を相手方が負担する場合は、こちら側で特段処理の必要がないようにも感じるかもしれません。けれども、一時的にせよ自社で立て替えて支出するような場合は、必ず経費精算をした上で、相手方が負担する金額を売上として処理する必要がありますので、注意しましょう。

また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。
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