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SuicaやPASMOなど電子マネーにチャージした金額を交通費精算するのはNG?

交通費精算

2016/4/12

最近の営業社員は、駅で切符を買わずに、自分が持っているSuicaやPASMOまたはそれらのアプリがインストールされているスマホなどを利用しているようです。
このようにチャージされた金額については、通常通り交通費精算するシステムでも大丈夫なのでしょうか。

チャージしただけでは経費にならない

SuicaやPASMOにチャージをすると、駅の券売機から領収書がもらえます。もしもこの領収書が営業担当から提出されたとしても、これだけを以てイコール経費と処理をしてはいけません。
チャージはあくまでお金を消費したのではなく、電子マネーとして使える状態にしただけであり、まだサービスを受けたわけではありません。

仮に1,000円チャージした日にその営業社員が1,000円分ちょうどの交通費を使用していれば、その交通費精算書と一緒に経費として処理をして問題ありませんが、1,000円チャージしたうちの500円しか使用しなかった場合は、厳密に言うと会計上は棚卸し資産扱いとなるため貯蔵品として処理をする必要があります。

実務上は決算時に調整する

但し、このような処理を毎回行なうのはあまりにも面倒ですので、実務上はチャージした時点で経費として処理をするのが通常です。
その代わりに、決算時点で未使用のチャージ残高がある場合については、上記の貯蔵品としての処理が必要となりますので覚えておきましょう。

まとめ

SuicaやPASMOなどの電子マネーのチャージについては、どの時点でその金額を消費したのかについて考えることが大切です。
こういった処理を簡単にするためには、クラウドの経費精算システムを導入すると良いでしょう。

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