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交通費精算の書き方やそのポイントを教えてください

交通費精算

2016/4/5

交通費精算をスムーズにこなすためには、交通費を申請する側である営業社員などに対して、交通費精算書を適切に記入するよう徹底する必要があります。
では、交通費精算書を書く際にはどのようなことに気をつけたら良いのでしょうか。

交通費精算書の必須記載事項について

営業活動において、たまにしか交通費を支出しないという会社の場合は、交通費精算書ではなく、その都度出金伝票を手書きで書いてもらって交通費を支給してもなんら問題はありません。

けれども、多くの会社は日々営業交通費を精算していることと思いますので、出金伝票ではなく交通費精算書を作成させてまとめて精算することをおすすめします。
交通費精算書には決められた様式はありませんが、最低限次の点については必ず記載してもらいましょう。

①交通費を支出した日付
②利用した交通機関の名称
③利用経路
④電車賃、バス代の金額

なお、利用経路については原則として最も低い金額で行ける経路をベースとすべきですが、合理的な理由(急いで現場に行く必要性があった場合など)があれば最低料金区間ではなくとも経理上は精算しても問題ないでしょう。

交通費精算書には申請者の上長に捺印をしてもらう

営業交通費については、領収書が出ないため基本的には申請してきた営業社員を信じるしかありません。
そのため、不正請求を防ぐためにも、交通費精算書については経理に提出する前に、申請者の上長にも確認してもらい捺印の上で経理に提出するような運用にすると良いでしょう。

まとめ

交通費精算書については、通常の出金伝票と同じように基本的なことがしっかりと記載されていれば問題はありません。
ポイントとなるのは、その交通費が本当に営業活動において必要だったかどうかという点です。これについては経理だけでは判断できないため、申請者の上長との二重チェックにすると良いでしょう。

また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

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