宿泊費の勘定科目は旅費交通費？
該当科目の見分け方や経費計上のコツ
- 交通費精算
ビジネスシーンでは、さまざまな場面で企業が宿泊費用を負担するケースがあります。例えば、従業員が出張で利用するホテル代を負担したり、遠方から招いた研修講師の宿代を負担したりすることがあるでしょう。こうした仕事の宿泊費を経費計上する際は、どの勘定科目で仕訳すればよいのでしょうか。
この記事では、宿泊費の適切な勘定科目についてケース別に解説します。また、経費精算の効率化により経費管理がラクになる便利なソリューションもご紹介するため、ぜひチェックしてみてください。
この記事の目次
業務上必要な宿泊費は経費にできる？
業務上必要な宿泊でかかった費用は経費にできます。その際、宿泊費は主に「旅費交通費」「交際費」「福利厚生費」「研修費」の4つの勘定科目に分類されます。用途や目的によって分類する勘定科目が変わる点を押さえておきましょう。以降の見出しでは、宿泊費をそれぞれの勘定科目に分類するケースについてお伝えしていきます。
なお、出張時の移動や宿泊で発生する経費の扱いについて、詳しくは以下の関連記事で解説しています。経費と認められる範囲内のルールを理解するために、本記事と併せてぜひ参考にしてみてください。
>> どこまで経費？出張中に使った費用、何が経費と認められるのか
ケース① 宿泊費を「旅費交通費」に分類する
宿泊費が「旅費交通費」に分類されるのは、従業員が宿泊をともなう出張をするケースです。具体的には、遠方の取引先や子会社などの出張先に赴く事例が該当します。出張の場合は、交通費や宿泊費を含めて旅費交通費として扱うのが一般的です。また、金額が大きくなる可能性があるときは事前に仮払金を支給することもあります。
【経費計上のポイント】
旅費交通費を経費計上するなら、会社で「出張旅費規定」を設定しましょう。規定で決められた上限金額を超えた宿泊費は経費として認められません。規定には国で非課税とされる妥当な旅費の範囲を示す意味合いがあります。また、ルールが明確化され経費精算がラクになるメリットもあります。
以下の関連記事では、従業員が残業にともない宿泊先を利用した場合の経費精算についてご紹介しています。似たケースの経費精算でお悩みの経理担当者の方は、ぜひ詳細をご確認ください。
>> 宿泊費を旅費交通費で精算するケースに関して詳しくはこちら
ケース② 宿泊費を「福利厚生費」に分類する
宿泊費が「福利厚生費」に分類されるのは、従業員が会社の福利厚生を利用して宿泊するケースです。具体的には、社員旅行で生じた宿泊費などが該当します。
【経費計上のポイント】
福利厚生は、自社の全従業員へ平等に提供される場合のみ、非課税対象の福利厚生費として認められます。そのため、一部の従業員のみを対象にできない点に注意が必要です。また、社会通念上妥当な金額であることや、賃金ではないことなども福利厚生費として認められる条件となります。
ケース③ 宿泊費を「交際費」に分類する
宿泊費が「交際費（接待交際費）」に分類されるのは、会社の円滑な経営のために、取引先との交際で生じる宿泊費用を負担するケースです。具体的には、取引先との旅行で生じた宿泊費などが該当します。
【経費計上のポイント】
交際費を経費計上できる金額は、以下のように法人の規模によって条件が異なります。
- 資本金が1億円以下の法人：年間800万円または接待飲食費の50%相当額
- 資本金が1億円超～100億円以下の法人：接待飲食費の50%相当額
- 資本金が100億円を超える法人：交際費の経費計上は不可
ケース④ 宿泊費を「研修費」に分類する
宿泊費が「研修費」に分類されるのは、従業員が業務に必要な知識を身につける研修のために宿泊するケースです。具体的には、泊まり込みで行う新人研修やセミナーの費用、社内研修で遠方から研修講師を招いた場合の宿泊費などが該当します。その際、勘定科目は会社ごとに決めて構いません。企業によっては「教育訓練費」「採用教育費」などの名称で仕訳することもあります。
【経費計上のポイント】
研修費として経費計上する際は、業務上必要な宿泊費であるか、実態を確認する必要があります。例えば研修旅行を実施した場合、業務と無関係な観光での食事代や移動費用を会社が負担すると、給与としてみなされる可能性があります。
ここまで解説した分類方法を踏まえて、改めて経費精算の基本的な流れを確認したい方には、以下の関連記事をおすすめします。
>> 交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？
宿泊費・交通費・出張費などの経理処理でよくある悩み
宿泊費をはじめとした経費の仕訳では、用途や目的に応じた判断が求められるので、経理部門では確認作業の負担が大きいのが悩みどころです。また、仕訳のほかにも精算業務には手間のかかる作業が多くあります。日々の経理業務でこんなお悩みを抱えていないでしょうか？
悩み1 距離や役職に応じて変動する手当が多く計算が大変…
出張手当は勤務地からの移動距離や役職によって金額が変動するのが一般的です。従業員一人ひとりの条件に合わせて手当の金額を計算する手間がかかります。
悩み2 ミスの戻しや差し戻し時のやり取りがストレス…
従業員が提出する申請書類の内容に間違いが多いと、何往復もの差し戻しが発生してしまいます。無駄なやり取りで経理部門の負担が増加するのが難点です。
悩み3 小口現金や立替精算を減らしたい…
従業員が立て替えた経費を現金で精算するには、経理部門で小銭を用意しなければなりません。また、手元の現金と支出の記録を照合し、確認する手間もかかります。
悩み4 仮払金の管理が煩雑…
仮払金のやり取りは煩雑になりがちです。従業員は経理担当者に依頼し、小口現金から現金を受け取る必要があります。また、経理担当者はその都度、小口現金から出納業務を行い、残高をチェックする手間がかかります。
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機能1 日当・手当の自動算出機能
あらかじめ出張手当の条件を登録しておくことで、従業員ごとの出張手当を自動計算する機能です。出張が発生する度にいちいち出張旅費規定を確認するコストを省けるのに加えて、計算ミスの防止も期待できます。
機能2 規定違反チェック機能
出張旅費規定に違反する申請を自動でブロックする機能です。従業員が申請する際に交通手段や限度額などのルールに照らし合わせて内容を自動でチェックし、申請内容の不備を検知します。申請書類の差し戻しによる手間を削減できます。
機能3 法人クレジットカード連携機能
法人クレジットカードの利用明細からデータを自動で取り込む機能です。法人カードの利用で小口現金による立替精算が不要となり、さらにはデータの手入力も不要となります。効率化と人的ミスの防止を同時に叶えられます。
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