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交通費精算のあらゆるミスがなくなる!

経理の確認工数や負担を圧倒的に減らす秘策をご紹介

交通費精算を圧倒的に楽にする
「楽楽精算」について知る!

経理の仕事はミスができない。
会社の資金を管理する立場としては1円の無駄もずれも許されないし、 締めまでに何とか処理しなければと業務をプレッシャーに思う方も多いのではないでしょうか。
その中でも、精算の頻度が最も多くミスが多発しがちな「交通費精算」
交通費精算は処理件数が一番多く、チェックしなければならない量も膨大でイライラすることもありますよね。
今回は、そんな交通費精算で悩まされている経理の方に向けてどのようにすれば交通費精算のミスを減らし効率よく処理できるようになるかとっておきの秘策をご紹介いたします。

経理を悩ませる「交通費精算」

交通費精算とは、主に自宅から勤務地へ出勤する際にかかった交通費、または自宅や勤務地から近場の客先へ移動する際の交通費を社員が負担した額を経費として申請し、経理担当者が確認後に社員へ支払い精算すること。

やっていることは申請されたものを確認して精算する、というシンプルな作業ですが、営業の人数が多い会社では確認作業だけでもかなり手間がかかっていると思います。

また、会社によっては「通勤手当」で社員の通勤区間の定期代を支払っているため、交通費のうち定期区間は除くよう規定を設けている会社も多く見受けられます。しかし、そのような交通費精算の規定が裏目に出て、申請時に定期区間分の料金が引かれていないなどのミスが多くなってしまう原因にもなっています。
交通費精算とは

交通費精算のよくある悩み

確認工数がかかる交通費精算
悩み

交通費精算の確認工数が結構かかっている!

締めなければならない日は決まっている経理の仕事。中でも交通費精算の確認は申請数も多く確認にかなり時間がとられます。それにもかかわらず、平気で交通費精算の申請締め切り日を過ぎてから提出するような人もいたり…。タイムリミットがあるからこそ、負担の大きい交通費の確認工数は減らしたいものです。

悩み2

交通費精算の申請内容がそもそも間違っている!

交通費精算でよくありがちな、
・ルートに定期区間が含まれているが料金が引かれていない
・規定に沿った申請がされていない(領収書がついていないなど)

といったミス。経理担当者が見落とさないように神経を使う部分でもあるのではないでしょうか。一人当たりの申請項目数が多いだけに、交通費精算の申請ミスは頻繁に起こります。

確認工数がかかる交通費精算
確認工数がかかる交通費精算
悩み3

交通費精算の申請額を不正する人がいる!

細かく調べないとわからないような部分で交通費のカサ増しをしようとする人も。1項目ずつ正しい金額かどうか調べないと気づくことができません。

悩み4

交通費精算のルールをよくわかっていない人がいる!

そもそも会社の交通費精算ルールを理解していないので、毎回意図せず申請内容を間違えているというケースも散見します。
せっかくきちんとまとめた規定マニュアルを用意しても、確認されることなくミスが続く…なんていうこともよくありますよね。

確認工数がかかる交通費精算
確認工数がかかる交通費精算
悩み5

交通費精算の申請ミスを指摘すると逆切れされる!

交通費の申請内容にミスを見つけたとしても、申請者に指摘すると面倒くさがられたり、人によっては当たりが強かったり…。
そうなると、正しいことをしているはずなのに憂鬱な気持ちになりますよね。経理は嫌われ役だから我慢するしかない、とあきらめている方も多いのではないでしょうか。

交通費精算の悩みをすべて解消できる方法は?

今まで紹介してきた交通費精算の悩みは、すべて「ヒューマンエラー」で起きてしまうものです。
申請の量がとても多い交通費精算ですべてのミスに気付くことはとても難しいですよね。
そこで、是非お勧めしたいのが交通費精算をすべてシステムで自動化してしまうこと。

これからご紹介する経費精算システム「楽楽精算」を利用すると、
交通費精算のミスが激減し、チェックにかかっていた時間や手間がほぼなくなります!

「なんだ、結局システム頼りでお金がかかる方法の紹介か…」と思った方も、
少しだけお付き合いください。
交通費精算システムを利用して交通費精算を自動化すると、
システム利用のコスト以上の非常に大きなメリットがあるのです。

交通費精算システムで交通費精算のミスがなくなる!

定期区間を自動除外
メリット

交通費精算の申請内容のミスがなくなり、
確認工数も激減!

「楽楽精算」の交通費精算機能は、乗換案内Bizを内蔵。自動で正しい交通費計算をしてくれるだけでなく、社員マスタで定期区間を登録可能なので、交通費の申請額ミスがゼロに!また、申請内容が適切か一目でわかるアイコンが表示されるので、チェックも一目見れば完了できます。

メリット2

交通費精算の申請額を変更できなくし、不正がなくなる!

「楽楽精算」にはICカードとの連携が可能となっています。ICカードの利用履歴がそのまま申請され、履歴の変更はできないようになっているので、交通費のカサ増しといった不正も起きることがありません。仮に料金を手動で変更した場合も、すぐわかるように手動変更アイコンがつくので確認が楽になります。

ICカード連携で交通費申請、交通費の手動変更アイコン
交通費精算ルールの規定違反チェック機能
メリット3

交通費精算のルールを絶対に守ってもらえるようになる!

「楽楽精算」には規定違反チェック機能が備わっているので、例えば「タクシー利用の申請は領収書添付と理由の記載が必要」というルールがあった場合、ルールに沿っていない申請に対して忠告が表示され、申請できないように設定ができます。会社のルールに沿って自由に規定を登録し、部署や人ごとにも出し分けも可能なので、規定マニュアル通りでミスがない交通費精算が叶います。

メリット4

交通費精算の申請内容に不備があっても、
ボタン一つで差し戻し完了できる!

もし差し戻しが必要だったとしても、「楽楽精算」であればただボタン一つを押せば差し戻しが完了。申請者に自動で差し戻しメールを送信できます。申請者サイドの修正も「楽楽精算」上ですぐに完了できるので、今まで憂鬱だった交通費精算のミスの指摘も怖くありません。

交通費精算の差し戻し機能

交通費精算のミスを減らせる運用フロー比較

交通費精算をシステム化することでどれくらいミスが減りフローが効率化されるのか、
交通費精算の運用フローで比較してみます。

例)定期区間を含む移動をした場合

【交通費精算を紙・Excelなどで運用した場合】

紙・Excelでの交通費精算

【交通費精算を交通費精算システムを利用して運用した場合】

交通費精算システム利用での交通費精算

交通費精算システム「楽楽精算」のその他のメリット

経費精算の作業コスト80%カット
メリット1

交通費精算以外にも、経費精算の時間が大幅に短縮される!

「楽楽精算」では、交通費精算の他に、経費精算・旅費出張精算・交際費精算など、それぞれの精算に役立つ機能を多数搭載。年間の経費精算にかかる時間を、およそ80%削減することができます。

メリット2

汎用ワークフロー機能で稟議の必要な精算も紐づけ

一般稟議などの各種社内申請も「楽楽精算」上で一元管理できるので、セミナー参加などの精算も稟議と紐づけて交通費・経費精算をまとめることができます。

ワークフロー機能
アプリで可能な交通費申請
メリット3

交通費精算を申請する部署からも喜ばれる!

「楽楽精算」はスマートフォンアプリもあるので、移動中でも申請・承認がすぐできます。
ICカードとの連携も、スマホアプリにかざすだけで完了。申請者の入力の手間を省けるので、移動が多い営業などの部署からも喜ばれます。実際に申請遅延を回避した事例もあります。

以上のことから、交通費精算のミスから経理の皆様を手っ取り早く解放するためにも、
交通費精算システムの導入は非常におすすめです。

中でも「楽楽精算」は充実した機能を備えていて月額30,000円から導入ができるので、
非常にコストパフォーマンスが高いです。
「楽楽精算」についてもっと知りたいという方は
詳しい機能を説明している資料をプレゼントしているのでぜひご覧下さい!
また、その他ご質問等があればお気軽にお問い合わせくださいね。

経理の皆さんが、少しでも交通費精算にまつわる悩みを解消できることを心から願っております。
導入企業No.1の「楽楽精算」が
経費精算の悩みをすべて解決します!
※新型コロナウイルス対策の一環として、WEB上でのご案内を強化中!
気軽にオンラインデモをご覧いただくことも可能です。

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おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス43,483社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計66,309社のご契約を頂いております。(2020年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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