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金額が合わない地獄とはおさらば!

小口現金の面倒な管理を一切なくす運用方法のススメ

小口現金管理をなくすきっかけになる!
経費精算システム「楽楽精算」についてもっと知る

小口現金の管理から、今こそ解放されよう!

経理担当者がよく悩まされている小口現金の管理にまつわるお悩み。 会社の金庫番として、受け渡しのミスがないように細心の注意を払わなくてはならないため、 毎日・毎月の現金出納帳チェックは金額のずれがないかドキドキしますよね。 ですが、その一方で小口現金を廃止して一切の面倒ごとから解放されている企業もあるんです。
「どうしたらうちの会社も小口現金をなくせるの…?」とお悩みの経理担当者の皆さんに向け、 今回小口現金管理の負担をなくすための方法をご紹介いたします!

小口現金とは

小口現金とは、都度生じる経費をすぐに精算できるよう、会社で手元に置いておく現金のこと。外出や出張で事前に現金が必要になった場合の仮払いや、社員が立て替えた費用の精算、備品などを購入する経費として使用します。

小口現金の担当者(用度係)は業務終了後に、毎回出納帳の記録と照らし合わせながら小口現金の残高を計算し、金額のずれがないか確認します。
小口現金と現金出納帳

経理が小口現金管理で悩まされること

経理担当者が抱える小口現金の管理にまつわるお悩みには、以下のような例が挙げられます。
思わずうなづいてしまう方も多いのではないでしょうか?

  • 小口現金の現金出納帳と残高が合わない!

    毎日確認して出納帳にも記入していても起こることがある金額のずれ。どこで合わなくなったか遡り各所に確認するのも一苦労です。

  • 仮払金の度々の精算作業が面倒くさい!

    小口現金での精算が多い会社だと、 仮払金の精算作業だけで一日が終わる…なんていうことも。毎度金額のずれが起こらないように神経を使います。

  • 毎日小口現金の金額のチェックをしなくてはいけない!

    会社のお金の管理なので慎重にならなくてはなりませんが、毎日、毎月の確認は意外と手間がかかりますよね。

  • 盗難・紛失の心配がある!

    現金を手元に置いておくことはそもそもリスク。
    気付かないうちに小銭がどこかに落ちてしまっていたり、盗難にあうケースもあります。

  • 仕訳作業がとても面倒

    社員の立替えた金額・内容を把握して、それぞれの勘定科目に当てはめて、使った分はまた補充して…という細かな動きをすべて計上する必要があるため煩雑です。

小口現金管理をなくすことのメリット

こんなに面倒なら、いっそのこと小口現金を一切なくしてしまいたい!と思うこともありますよね。
実際に小口現金をなくすことでこんなメリットがあるのです。

小口現金の残高がずれる心配がない
メリット

残高が合わない不安から解放される!

毎日毎月確認しては現金出納帳と残高とのずれに悩まされる小口現金。
これさえなくしてしまえば、毎回行っていた金額の確認も必要なくなる上に、盗難や紛失の不安や受け渡しミスによる金額のずれも一切なくなります。これは非常に嬉しいですよね!

メリット2

申請のたびに記帳していた現金出納帳とおさらばできる!

小口現金管理がなくなることで、申請内容の確認をし現金出納帳へ記帳する作業がなくなります。
ただ、結局社員の立替えた内容を確認して後日銀行振込で精算する手間はどちらにせよ残るので、こちらに関しては効率化を図るため、新たな対策を検討する必要が出てきます。

現金出納帳の記帳の必要がない
小口現金の精算作業時間をなくす
メリット3

都度生じていた精算作業の工数が減る!

次々とやってきた小口現金の精算頻度も、立替えたものを一気に月末月初にまとめて振り込むようにすれば小口現金精算で数時間費やすこともなくなります。ただし、立替えとなると結局社員が何に使ったのかを事前に把握する必要はあるので、事前申請の体制は整える必要があります。
また、場合によっては、立替えが嫌だ!・小口現金をなくされると困る!という社員や従業員の反対の声もあるのでそのフォローも必須です。

小口現金をなくすと上記のようなメリットはありますが、少なからず弊害はつきもの。

そういった弊害をなくしつつ
スムーズに小口現金管理をなくす
必要があります。

小口現金管理をスムーズになくせた会社が実施したこと

弊害をなくしつつ、小口現金をスムーズになくすためにはどうしたらよいのでしょうか。
その方法をご紹介いたします。

01コーポレートカード・プリペイドカードの導入

まず初めにやるべきはこれ!
カードに切り替えることで、仮払いの必要がなくなる&社員の立替も必要なくなります。カード利用の明細を見れば、どこで何に利用したかもすぐわかるので、管理も非常に楽になります。

コーポレートカード・プリペイドカードの導入
経費精算システムの導入

02経費精算システムの導入

事前申請内容の確認・承認や、カード利用での運用、さらには振込用のデータ作成までを完結できる経費精算システム。あらゆる業務を効率化させるためにも非常に有用です。
経費精算システムの中でも、社員に渡したコーポレートカードの利用履歴が自動で連携されるものであれば利用額が絶対に変更できない仕組みになっているので、ミスや不正の防止にも繋がります。
また、経費精算システムによっては事前申請内容とも紐づけられるものがあるのでおすすめです。

小口現金の管理をなくしていくためにはカード切り替えを進めることは非常に有用です。
それと併せてぜひ検討したいのが、

経費精算システム国内導入社数No.1(※)
「楽楽精算」

「少しずつ小口現金を減らしていきたい」という場合などでも
運用したいように柔軟に活用方法を変えられるので、非常に使いやすいと評判です!

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)
小口現金管理をなくすきっかけになる!
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小口現金をなくせる「楽楽精算」の機能

なぜ「楽楽精算」が小口現金削減に繋がるのか、具体的に解決のキーとなる機能をご紹介いたします。

事前申請の効率化ができる「楽楽精算」
機能

事前申請機能

「楽楽精算」には各種経費の申請機能をそろえており、
申請の項目名なども企業ごとに必要な内容でカスタマイズすることができます。
申請・承認もすべてオンライン上で完結し、精算時には申請と紐づけることができるので管理がかなり楽になります。

機能2

クレジットカード・プリペイドカード連携機能

「楽楽精算」ではクレジットカード各種・プリペイドカードと連携できるようになっています。カードの利用履歴が「楽楽精算」内に自動で取込まれ、そのまま精算時の申請に使うことができるため、金額の記入ミスがなくなります
小口現金廃止のためにカードを導入をした後の精算業務を圧倒的に楽にできる機能です。

小口現金管理をなくせるクレジットカード・プリペイドカード
小口現金をなくした後の振込作業の効率化
機能3

支払依頼機能

社員・従業員が立て替えた場合の支払いについても「楽楽精算」なら効率化できます!
支払先の口座情報も登録しておける上、振り込みに必要なFBデータの作成も「楽楽精算」上で可能なので、小口現金廃止後の振込作業がかなり楽になります。

機能4

自動仕訳機能

経費精算の申請時に、申請者が選択した項目と勘定科目が紐づくようになっているため、今まで現金出納帳をもとに一つ一つ手作業で行う必要のあった計上仕訳も、「楽楽精算」がすべて自動で行ってくれます!

現金出納帳での計上仕訳をなくせる自動仕訳機能
小口現金管理をなくすきっかけになる!
経費精算システム「楽楽精算」についてもっと知る

小口現金管理を「楽楽精算」でなくした場合のフロー

「楽楽精算」×クレジットカードの活用で小口現金を廃止するフロー例
小口現金管理をなくしたときの経費精算フロー

その他にも役立つ!「楽楽精算」のメリット

小口現金廃止後の旅費申請・旅費精算の効率化
メリット1

旅費精算機能

出張前の出張申請ができるのはもちろんのこと、日当金の自動計算、精算時の仮払いとの差分も自動で仕訳ができます
もちろん、海外出張時のレート計算まで対応。
小口現金廃止でクレジットカードを利用したときにも、利用履歴からそのまま経費申請を作成することができるので、仮払金をなくしての旅費精算も叶います

メリット2

規定違反チェック

企業ごと異なる経費精算のルールをそのまま登録すれば、「楽楽精算」が申請前の時点で自動で規定違反がないかチェックしてくれます
規定に反する申請を出来ないようにエラー画面を出すこともできるので、申請ミス自体を減らし、経費申請のチェックの工数が大幅に削減されます。

小口現金の廃止後に役立つ規定違反チェック機能
ワークフローで事前稟議と申請内容の紐づけが可能
メリット3

汎用ワークフロー

一般稟議や捺印申請、人事総務系の申請など、社内で必要なワークフローを作成できます
フォーマットも自由にカスタマイズできるだけでなく、経費精算時に申請内容を紐づけることもできるため、承認時の確認も非常にスムーズになります

「楽楽精算」の導入で、小口現金をなくす準備にもなるだけでなく
経費精算業務の効率化にも繋がります。

小口現金をなくすことを検討している方は、
ぜひ 「楽楽精算」もご活用ください!
また、なくすための運用方法にお悩みの方も、お気軽にご相談ください。
累計導入社数No.1
「楽楽精算」が
経費精算の悩みを
すべて解決します!
新型コロナウイルス対策の一環として、
WEB上でのご案内を強化中!
気軽にオンラインデモをご覧いただくことも可能です。

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス47,366社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計70,192社のご契約を頂いております。(2020年9月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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