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経費精算を貯めてしまう社員が多いのですが、なにか良い対策はありますか?

2016/8/12

社員の中には領収書を溜めてしまう人もいて、何ヶ月も経過してから経費精算の申請をしてくるケースがあとを絶ちません。この体質を改善する何か良い方法はあるのでしょうか?

経費精算の期限を社内規定で定める

特に営業社員等は、日々の業務が忙しくなかなか経費精算や交通費精算のための伝票や精算書を書く時間が確保できないため、どうしても後回りになってしまいがちです。

法的には領収書の精算は、同年度内に経費精算して処理をすれば問題ありませんが、だからといって何ヶ月も領収書を溜め込まれては経理としてもたまったものではありません。

このような状況を改善するためには、まず経費精算に関する規定を社内規定などで明確に規定するのが良いでしょう。

経費精算書をデータ化する

経費精算が後回しになって領収書が溜まってしまう一番の理由は、経費精算書や交通費精算書を書くのに手間がかかるためです。

そこでこれを改善させる一つの方法として、経費精算システムをクラウド化して、外出先のスマホなどからも経費精算書を入力できるようにすれば、社員が外出先の空いた時間で経費精算書が作成できるため、領収書の溜め込みを防止することができるでしょう。

まとめ

どこの会社にも領収書を溜め込んでしまう社員はいるものです。これを解消するためには、本人の意識改革はもちろんですが、経理担当としてもできる限り社員がスムーズに経費精算できる環境を整えることも必要でしょう。

また、これら経費精算のお悩みに関しては、クラウドの経費精算システムを導入することで抜本的に解決できた事例もあります。是非検討してみましょう。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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