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交通費精算書テンプレ作成の注意点とは?交通費精算を効率化する方法も紹介

交通費精算書テンプレ作成の注意点とは?交通費精算を効率化する方法も紹介

交通費精算

2020/5/24

交通費精算を行う際に必ず必要になるのが交通費精算書です。この交通費精算書を作成するにあたって、書き方とポイントがあるので、この記事ではそれらについてご紹介します。

交通費精算とは

交通費精算書とは従業員が業務を遂行する際にかかった交通費を精算するときに利用する申請書です。この申請書を利用し交通費精算を行うことで、従業員が一度立て替えた交通費を精算し、企業から交通費を支払ってもらうことができます。この交通費精算書は利用した交通手段によって書き方の違いがありますので、それぞれについてご説明します。

電車など公共交通機関を利用した場合の精算書の書き方

まず、電車やバスなどの公共交通機関を利用した場合の申請書の書き方をご説明します。どんな交通機関でも基本的に必要となるのは以下のような項目です。

  • 申請者名
  • 交通機関利用日
  • 交通手段
  • 利用区間(乗車地点/降車地点)(片道/往復)
  • 金額

企業によっては以下のような項目を記載する必要もあるでしょう。

  • 訪問先、訪問理由

これらの項目を記載すれば精算書としての形が整います。あとは企業の規定によって、記入が必要なものがあればそれを記入するようにしましょう。公共交通機関を利用した場合には領収書は不要という企業もあるので、それについても企業の規定に従うようにしましょう。

社用車などクルマを利用した場合の精算書の書き方

公共交通機関以外にも社用車やタクシーを利用することもあるでしょう。その時はどのようなことを交通費精算書に記入すればいいのか説明します。まず、基本となる項目は公共交通機関と変わりません。

  • 申請者名
  • 交通機関利用日
  • 交通手段
  • 利用区間(乗車地点/降車地点)(片道/往復)
  • 金額
  • 訪問先、訪問理由(企業による)

また、公共交通機関のように金額が一定で明らかではない手段での移動になるため、企業によっては

  • 社用車/タクシーを利用した理由

を記載させているところもあります。また、これらを利用できる条件を設定している場合もあり、例えば駅から直線距離◯◯キロメートル以上や、徒歩◯◯分以上が想定されるときにタクシー利用を許可しているというところもあります。

さらに、タクシーの利用代や社用車を利用したときの駐車場代などについては基本的に領収書が必須となりますので、忘れずに受け取って申請時に添付するようにしましょう。

経費精算(交通費精算)を行う際のポイント

経費精算(交通費精算)を行うときにポイントになるのが、正しく利用した金額が企業と従業員でやりとりされることです。例えば、利用していない区間の請求を立てることはできないですし、定期区間と重複している部分については控除して精算する必要があります。申請者はこのような点に気をつけながら申請を行う必要があります。

さらに、この申請が正しいものかどうかを承認者、経理部門は確認しなければなりません。意図せず申請者が誤った経路で申請していたり、定期区間と重複している区間を交通費精算の対象として入れてしまったりしている可能性もあります。また、申請書が社内規定に遵守しているかどうかを確認することも重要です。

この業務をすべて正確に行うためには非常に大きな労力がかかります。申請者は1つのミスもなく申請をする必要がありますし、承認者はそこに誤りがないことを確認しなければなりません。また、交通費はほとんどすべての従業員が行うものなので、膨大な量の精算書を確認しなければならず、経理部門にとって大きな負担になっています。

経費精算システムで業務改善

この状況を解決するのが交通費精算システム(経費精算システム)です。

例えば交通費精算システム「楽楽精算」なら以下のような機能で交通費精算をサポートすることができます。

AI搭載の交通系ICカードによる交通費利用データの取込

この機能を利用すると交通系ICカードを専用のリーダーにかざすだけで利用した交通経路や金額が一括で取り込まれます。

交通費を一つひとつ調べ直して、乗車駅、降車駅、経由駅によって変わる金額を一つひとつ手作業で入力する必要がなくなり、手作業によるミスも激減します。また、取込は専用のアプリをインストールしたスマートフォンやタブレットでも行えるので、専用のカードリーダーがなくても安心です。

定期区間の自動控除

前述の通り、交通費申請を行うときには定期区間利用分は控除して申請する必要があります。しかし、定期を一つひとつの申請項目から控除するというのは非常に大きな手間となります。

「楽楽精算」には事前に従業員一人ひとりのアカウントに定期区間を設定し、それを自動控除する機能があります。この機能を利用することで今まで支払っていた定期区間と重複する交通費の二重支払いがなくなり、無駄なコストを削減することができます。

タクシー代やガソリン代申請にも対応

タクシー代やガソリン代の申請には領収書の添付が必須という企業が多いでしょう。「楽楽精算」はそのような場合にも柔軟に対応ができます。領収書の読取機能(OCR機能)を利用すると、専用アプリで領収書を撮影するだけで金額、日付、取引先などの情報を読み取ってくれます。これにより領収書の手作業による転記を大幅に削減できます。

手作業による転記がなくなるため、交通費精算の手間を削減できることはもちろん、ミスも少なくなるので、差し戻し対応なども削減されます。

まとめ

交通費精算書は交通費精算を行うために必須のものでした。しかし、紙やエクセルで作成した交通費精算書を利用して交通費精算を行っていると、非常に手間や時間がかかります。それは申請者、承認者、経理担当にとって大きな負担となっていました。

それを解決するのが交通費精算システム「楽楽精算」です。「楽楽精算」の交通費精算に関する便利な機能を活用し、交通費精算をぜひ効率化しましょう。資料請求は無料なので、ぜひこの機会にご検討ください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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