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ペーパーレス化を進めたいけど、
実現するのが難しそう…
電子帳簿保存法
導入したい!

経理業務の効率化で注目を集めている「電子帳簿保存法」。ですが、法要件を見ても難しそうで良くわからないし、自社に取り入れるのも大変そうですよね。そこで今回は電子帳簿保存法が一体どんなものかを踏まえ、導入するメリットや導入するまでに必要なことをわかりやすくご紹介致します!

電子帳簿保存法を導入したい!|「楽楽精算」

電子帳簿保存法についてのよくあるお悩み

電子帳簿保存法のことがよくわからない

ペーパーレス化につながるのはなんとなく知ってる…

調べてみたけど、何だかよくわからない!

頭を抱える女性担当者

運用のイメージがわかない

取り入れたいけど、どうやって運用すればいいの~?

紙の保管って、一切しなくてよくなるの?

頭を抱える男性担当者

経理の間でよく話題になる「電子帳簿保存法」 ペーパーレス化に繋げるためにも、取り入れていきたいと思っている企業は多いのではないでしょうか? ですが、いざ情報を調べてみると複雑で、導入するにはなかなか難しそうな印象がありますよね。 電帳法を取り入れた経費精算フローを進めるためには、一体どうすればいいのでしょうか。

そもそも電子帳簿保存法とは?

証憑類を電子保存できペーパーレス化を実現!

端的に言うと、電子帳簿保存法とは領収書・請求書などの証憑類を電子データとして保存することが可能になる法律です。紙で取り扱っている証憑類は、通常最低でも7年間の保管が必要ですが、電子帳簿保存法に対応すれば1年ごとに破棄することが可能です。
電子データは、紙の書類をスキャナで読み取ったもの、または電子取引データ(PDFの請求書など)が認められています。

参考電子保存の方法について

電子帳簿保存法についての図

どんなメリットがあるの?

電子帳簿保存法を取り入れた運用をすると、以下のようなメリットがあります。

証憑類のファイリングの手間がなくなる!

地味に工数がかかる、大量の紙書類のファイリング。電子データで保存すれば、請求書や領収書のファイリングの手間が省けます。

大量の書類の置き場所に困らなくなる!

今まで年々かさばっていた紙資料も、電子帳簿保存法対応後には定期検査後に破棄できるため、保管場所に困りません

過去のデータを遡るときに検索が楽になる!

紙書類だと、過去分の中から必要な書類を見つけるまでにかなり手間がかかる一方、電子データであれば検索すれば簡単にさかのぼることができます。

キャッシュレス決済時には紙の領収書いらず!

クレジットカードやICカードなどのキャッシュレス決裁時に領収書がもらえなくても、法要件を満たせば紙の領収書いらずで経費精算が可能になります。

※2020年10月の法改正で適応可能に

電子保存をするということは、提出した後にデータが改ざんされてしまうリスクなどが付き物。 データが正当なものであると証明するために、電子帳簿保存法では以下の法要件を満たす必要があると制定されています。 ・真実性(=その証票が本物であること) ・可視性(=誰もがその証票を確認できる状態であること) では、一体どのように電子帳簿保存法の要件を満たした運用を開始することができるのでしょうか?

電子帳簿保存法での運用を開始するためには何が必要?

開始するためには、必要な準備がいくつか必要です。

point1

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入

JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)から認証を受けている電子帳簿保存法対応の経費精算システムを選ぶと安心です。

point2

電子保存したい証憑の確認

電子保存したい証憑の確認

領収書や請求書など、どのような証票を電子保存したいかを確認します。証票の種類により、スキャナ保存が認められないものもあるので要注意。

point3

所轄税務署への提出書類の準備

所轄税務署への提出書類の準備

開始の3か月前までに、所轄税務署長等に対して必要書類を提出し、許可を得る必要があります。

point4

電子帳簿保存法に合わせた社内の運用フロー整備

電子帳簿保存法に合わせた社内の運用フロー整備

電子帳簿保存法に対応した場合、主にフローが変わりそうな部分がないか確認しましょう。

電子帳簿保存法の導入には、対応ソフトの導入も必要不可欠です。 「楽楽精算」は、JIIMA(日本文書情報マネジメント協会) 認証を受けている電子帳簿保存法対応の経費精算システムなので、 導入後も安心して運用を開始できます!

JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)

「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能

  • \ 「可視性の確保」の要件を満たす / 検索機能・一括検証機能

    アップロードした証憑のデータの中から、 必要な領収書や請求書をすぐに探せる検索機能。 課税期間中の期間を指定し、 データが編集・改ざんされていないか確認できる一括検索機能。 双方、可否性の確保の法要件にを満たすための 欠かせない機能です。

    喜ぶ女性担当者

    検索はとてもカンタン!

    必要な証憑データもすぐに見つかる!
    必要な証憑データもすぐに見つかる!
  • \ 「真実性の確保」の要件を満たす / タイムスタンプ付与機能

    スキャンした領収書や請求書のデータを アップロードした時に自動的に タイムスタンプが付与され、データの存在証明、 および編集・改ざんがされていないことが証明されます。 「真実性の確保」の法要件を満たす必須機能です。

    喜ぶ男性担当者

    編集・改ざんの防止にもなって安心!

    証憑データアップロード時に自動で付与
    証憑データアップロード時に自動で付与
  • \ スマホで簡単アップロード / OCR機能

    スマホのカメラで領収書を撮影するだけで 簡単に電子データを「楽楽精算」へアップロード! 金額や取引先名など、読み取った内容を そのまま経費精算の入力項目に反映可能。 電子帳簿保存法対応に便利なだけでなく、 経費精算の効率化にも繋がります。

    喜ぶ女性担当者

    自宅にスキャナがなくても、
    スマホ写真で大丈夫になるから便利!

    スマホでそのまま
    経費精算の申請が可能!
    スマホでそのまま経費精算の申請が可能!
  • \ 紙の確認が必要なくなる!/ ファイル添付機能

    経費精算の申請に、 該当の請求書や領収書などのデータを添付! 画面上で領収書と精算内容の突合ができるので、 テレワークの際にも最適な機能です。

    喜ぶ男性担当者

    どこにいても承認できるから
    すごく助かるよ~!

    画面上で確認~承認が完了
    画面上で確認~承認が完了
  • \ キャッシュレス決済がもっと便利に!/ クレジットカード連携機能

    法人カード・クレジットカードの利用明細を自動で取込。 事前申請データと紐づけられるので、入力の手間が減り、 ミスや不正の防止にもつながります。 2020年10月の法要件緩和にともない、 キャッシュレス決済時の 領収書が提出不要となるため、もっと便利に!

    喜ぶ女性担当者

    領収書提出の手間がなくなるのはありがたい!

    事前申請と紐づけ可能!
    カードでの経費精算
    事前申請と紐づけ可能!カードでの経費精算

電子帳簿保存法対応の運用イメージ

電子帳簿保存法対応の運用イメージ

POINT

  • ● 電子帳簿保存法の法要件を満たしたシステムで、安心の運用!
  • ● OCR機能で、スキャナがなくても簡単にスマホで領収書アップロードが可能です

「楽楽精算」で電子帳簿保存法の運用に成功した事例

株式会社ラクス

電子帳簿保存機能で、テレワーク中も
経理の無駄な出社が必要なしに!

電子帳簿保存法機能とファイル添付機能を利用すれば、「楽楽精算」上で画像の領収書を確認できます。そのため、いざテレワークに切り替えた際にも承認作業に困ることはありませんでした。
領収書や請求書の原本の管理についても、テレワーク解除後に経理財務部宛に送付してもらうようにしたため、領収書・請求書チェックのために出社する必要もなかったです。
テレワーク時には、電子帳簿保存法機能とファイル添付機能はマストです!

株式会社ラクス
喜ぶ経理担当

電子帳簿保存法の導入をご検討の方

「楽楽精算」で少しでも経理の負担を軽くするお手伝いをさせてください!

まずは「楽楽精算」の便利な機能を確認してみませんか?
喜ぶ経理担当

▼ 経費精算システム「楽楽精算」について知りたい方はこちら ▼

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※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス47,366社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計70,192社のご契約を頂いております。(2020年9月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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