請求書処理支援オプション導入による請求書処理の業務効率化事例

受取請求書の課題解決に向け、システム導入を検討

「請求書処理支援オプション」の導入背景を教えてください。

赤十字病院は、各病院が独立採算で運営しており、それぞれの病院に会計・経理部門を持っておりますが、大阪市内の人口も減少傾向にあり、特に経理という専門的業務は、今後人手不足や人材確保がますます難しくなると考えています。また、医療・病院業界では病院の統廃合や集約の流れにより、病床規模の変更や機能分化が進んでいます。令和２年度に発生した新型コロナウイルス感染症の流行もあり、ペーパーレス化推進による多様な働き方・テレワークへの対応も迫られるようになりました。

このような外部環境要因を受け、当院の会計・経理部門においても、業務のあり方を見直し効率化・電子化を検討していたのが背景になります。中でも、当院では毎月発生する受取請求書の処理に課題を感じており、請求書処理の効率化実現を目指す中で請求書処理支援オプションを検討・導入するに至りました。

請求書処理支援オプションでペーパーレス化が実現！

請求書処理支援オプション導入前の運用フローを教えてください

請求書処理支援オプション導入前は、各部署の担当者が請求書を受け取った後、当該部門にて支出依頼書を紙で作成し会計部門に提出しておりました。

会計部門では、支出依頼書と受取請求書の原本を照らし合わせ、支払先や支払日、支払金額などの整合性を都度目視確認し、捺印後は経理部長の仕訳伝票の承認を経て支払いを行う運用をしておりました。また、請求書発行業者には、一部、当院指定のフォーマットでの請求書発行を依頼しており、月平均約350枚、多い時は460枚ほどの請求書処理を行っておりました。

請求書処理支援オプション導入後の運用フローを教えてください。

「請求書処理支援オプション」によって、紙・PDFなど様々な形式で届く請求書を簡単に電子化し、システムにアップロードすることが可能になりました。請求書のアップロード方法は複数ありますが、当院では請求書発行業者に「invox for 楽楽精算（※）」の指定メールアドレス宛に請求書を送付いただくことで、請求書を自動でアップロードする方法をとっております。

会計部門では、請求書発行業者にアップロードいただいた請求書を「invox for 楽楽精算」上で各部門が確認し、「楽楽精算」上で支出依頼を実施後、最終承認するだけとなり、以前使用していた紙の支出依頼書も不要になりペーパーレス化を実現できました。一方で、請求書の電子発行が難しい発行業者も一定数いらっしゃいますので、紙で受け取った請求書に関しては、当院の複合機でスキャンし「invox for 楽楽精算」にアップロードしています。また「invox for 楽楽精算」の仕訳辞書という機能も活用しております。仕訳辞書機能は請求書の費用計上に必要な仕訳を予め登録する機能で、支払先から受領した請求書をAI-OCRで読み取った際、勘定科目や負担部門、摘要などを自動で作成することができます。

当院においては、毎月請求書を発行いただく取引先様は約90社程ですが、基本的には毎月同じ取引先様から同じ内容の請求書が送られてくるパターンが多く、一度仕訳辞書の登録を行うことで大幅な業務効率化を実現することができました。

月の作業工数を26時間15分も削減

導入効果に関して教えてください。

導入前は紙での運用でしたので、請求書の受取から支出依頼をするまでに一件当たり6分ほどかかっていました。請求書処理支援オプション導入後は、アップロードされた請求書の確認から申請まで、約１分半になりましたので、一件当たり約4分半は削減できているのではないのかと考えています。毎月350枚の受取請求書を処理すると仮定すると、月間での処理時間は35時間から８時間45分ほどに短縮されたので、月に26時間15分くらいは削減されている計算になります。年間では、315時間くらいは削減できているのではないかと思います。

お取引業者様から請求書を紙で郵送してもらう必要もなくなり、請求書のアップロードから「楽楽精算」への連携まで、業務スパンが短縮されたことはもちろん、ペーパーレス化も実現できました。