「楽楽精算」へのリプレイスによる生産性向上事例

「直感的に操作できない」ユーザーの不満と、「ブラックボックス化」したシステム管理側の苦悩

以前利用されていた経費精算システムには、どのような課題があったのでしょうか？

2018年の製造会社と販売会社の合併を機に経費精算システムを統合しましたが、ユーザビリティの観点において多くの課題がありました。
画面レイアウトやボタン配置が直感的でなく、ユーザーを困惑させていたこと、事前申請と事後精算が区別しにくく、誤申請も多発していました。社内のIT満足度調査でも経費精算システムの評価は著しく低く、社員にとって大きなストレス要因となっていました。

システム管理者側としての課題はいかがでしたか？

管理者側にとっても、システムメンテナンスは大きな課題でした。マスタの種類が多岐に渡ると同時に、変更を加えたい場合はどのマスタの何を変更すればいいか複雑で分かりにくかったのです。また、マニュアルが存在しない、存在していても英語のみという状況でしたので、軽微な設定変更でも都度ベンダーに問い合わせる必要がありました。システムが半ば「ブラックボックス化」しており、自社で柔軟に運用することが困難な状況でした。

経営層からのトップダウンで始まった「生産性向上」プロジェクト

システム刷新のきっかけについて教えてください。

約2年前、経営層から「生産性向上」という全社的な大号令が出されたことが最大のきっかけです。原材料高や円安など取り巻く環境が変化する中で、利益を確保し続けるためには、社員一人ひとりの生産性を高める必要があります。営業なら商談、研究職なら研究といった「本来時間をかけるべきコア業務」に集中できるよう、経費精算のようなノンコア業務にかかる時間を極小化することが求められました。
この改革の柱の一つとして、経費関係の申請～支払いのフロー刷新がプロジェクト化されました。

「楽楽精算」を選定された決め手は何でしたか？

持株会社であるロッテホールディングスですでに「楽楽精算」を導入しており、「使いやすい」と評価されていたことも大きな要因です。機能やコストを総合的に考慮して最適な選択であると判断され、スムーズに導入が決定されました。

4ヶ月でのスピード移行。成功の鍵は「設定代行サービス」と「社内規程の同時改定」

導入プロジェクトはどのように進められましたか？

今回はスケジュールが非常にタイトで、実質4ヶ月程度で導入を完了させる必要がありました。また、多くの部門との協働が求められる大規模なプロジェクトでもありました。
この短期間で成功させるために重視したのは、各現場のキーマンが一堂に会して、集中的に検討を行うことでした。毎週水曜日の午前中を定例会議とし、仕様を詰めました。
また、今回は単なるシステムのリプレイスではなく「生産性向上」が目的だったため、社内規程（ルール）そのものを変えることにしました。役員との会議を毎週設け、規程変更が必要な場合はその場で決裁を仰ぎ、スピーディーな意思決定を実現しました。

弊社の『「楽楽精算」一括設定代行(plus)※』もご利用いただきましたが、いかがでしたか。

非常に助かりました。単に言われた通りに設定するのではなく、弊社の複雑な業務背景や規程を深く理解した上で、「ロッテさんの場合はこうした方がいい」という踏み込んだ提案をいただきました。
機能面においても「やりたい」といった要望に対して「システム上できない」と言われることは、振り返ってみるとほぼありませんでした。我々の要望に対し、生産性や使いやすさを第一に考えた最適な実装方法を都度ご提案いただけたので、安心して進めることができました。
もし社内だけで設定を進めていたら、スケジュール通りには進まなかったと思います。全体最適の視点でリードしていただいたおかげで、タイトな納期を守ることができました。

申請・精算時間が「半減」。AI-OCRの活用で入力ミスも激減

導入後の効果について教えてください

実際にシステムを利用してみて、申請から精算にかかる作業時間は以前の約50％に削減できたと感じています。特に好評なのは、事前申請の内容を精算時にコピーして連携できる機能です。以前は同じ内容を二度入力する手間がありましたが、今は紐付けだけで済むため、大幅な時短になっています。
また、領収書を読み取る「AI-OCR」機能の精度が高く、ユーザーから非常に評判が良いです。検知ミスもほとんどなく、入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスの削減にも繋がっています。

管理者側の負担はいかがですか？

管理者にとっても、マスタ管理が直感的で分かりやすくなりました。不明点があってもサポートサイト（サクセスナビ）を見れば解決できるため、以前のようなストレスはありません。また、ユーザーからの問い合わせ対応についても、チャットボット（「チャットディーラー for「楽楽精算」）やFAQを整備したことで、自己解決できる仕組みが整いつつあります。

AI活用による更なる効率化と、ガバナンス強化の両立を目指す

今後の展望をお聞かせください。

今後はAIの活用をさらに進めていきたいと考えています。現在は『楽楽精算』の申請ルールチェック機能でミスを防げていますが、それをすり抜けてしまう一部の誤申請については、外部ツールや目視でチェックしている状況です。将来的には、AIによる勘定科目の自動提案や、不正・誤申請の検知機能などが『楽楽精算』上で強化されることを期待しています。
「生産性向上」という軸をぶらさず、ユーザーの利便性を高めながら、ガバナンスも効かせていく。この両立を目指して、引き続き「楽楽精算」の活用を深めていきたいと思います。