グループ会社内でシステムを統一することで、
経費精算業務の時間が半減した事例

グループ各社がバラバラで非効率な経費精算だった

導入検討のきっかけと、ご導入前の課題をお伺いできますでしょうか。

弊社を含めた国内グループ会社において、経理・財務業務の効率化が求められていました。その中で経費精算業務については、大半の会社で紙やエクセルの経費精算書に記入して領収書・請求書の原紙を添付して経理部門に申請するという方法になっていました。
紙面でのやり取り・チェック・管理や会計システムへの再入力などの非効率な点があり、申請者と経理部門の双方で業務の負荷が発生していたことから、経費精算に特化したシステムをグループで統一して導入する検討を行うことになりました。

月間1,800時間、年間2万時間以上の時間削減に！

導入の効果についてお伺いできますでしょうか。

「楽楽精算」導入後は、経費精算業務をグループで統一したシステムで行うことにより、各社の処理方法（規程・勘定科目等）の相違点が具体的に見えるようになったため、業務の標準化・効率化を推進する検討ができるようになりました。

また具体的な導入効果として、「楽楽精算」導入前は経費精算や請求書処理にかかる時間として申請者、承認者、経理、合わせて1件あたり約20分の時間がかかっていました。グループ全体で見ますと申請は月間1万件以上はありますから、月に3,600時間以上を経費精算に使っていたことになります。

これが「楽楽精算」を導入することで半分近くは削減できましたので、時間にすると月間1,800時間、年間で2万時間以上も削減することができました。その他にも領収書や請求書の郵送代も無くなりましたので、コスト削減効果としては非常に大きな効果がありました。

電子帳簿保存法への対応も「楽楽精算」で

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えていただけますでしょうか。

「電子帳簿保存法オプション」および「ファイル添付オプション」により、紙面のやり取りを廃止してシステム上だけで申請・承認・チェックができるようになったことは、特に効率化の効果がありました。
またグループにはテレワークを実施している会社や拠点があり、出社しなくても経費精算業務が遂行できるケースが多くなっています。
コロナ禍で部署の経費精算担当者が急遽自宅待機を余儀なくされた際に、出社している従業員が請求書スキャンを行うことで、担当者が自宅から経費精算業務を遂行できたという事例もありました。

その他の機能に関しても「楽楽精算」はクラウドサービスですし、導入企業数が国内で最も多いことから、今後の継続したバージョンアップにも大きな期待を寄せているところであります。

複雑な機能要件を満たしている中で、圧倒的なコスト優位性があった

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

弊社グループにおいて、会計システムを含めた基幹システムが統一されておりますが、その入力・管理項目が多岐にわたることから、必要な項目をマスタデータや仕訳データとして連携できることが第一条件としてありました。
比較・検討にあたっては、ゼロベースでインターネット検索を行い、代表的と考えられる数社に同時に問い合わせを行いました。

複数の経費精算システムを比較・検討した結果、弊社の求める機能面を満たすシステム会社数社に絞り込まれて、最終的に「楽楽精算」ともう1社の比較になり、圧倒的コスト面の優位性から「楽楽精算」の採用を決定しました。

また「楽楽精算」は導入社数が国内No.1（※1）ということで製品の安心感もありましたし、運営企業であるラクスさんもプライム市場に上場されているしっかりとした会社なので安心感がありました。
弊社もプライム市場に上場している企業なので、システム選定する際は製品と会社の両方の安心感が必須でした。

他社よりも経理を熟知した高い専門性

営業担当の対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

比較・検討を慎重に行ったため、営業担当の方には様々な質問や情報提供のお願いをしましたが、適時にかつじっくりと対応して頂くことができました。「楽楽精算」の営業の方は他社の方と比べて弊社の複雑な基幹システムのことや細かな経理業務の部分まで知識があり、やり取りも非常にスムーズで楽でした。

また、設定においては、会計システムへの連携を中心としたグループ統一設定を「一括設定代行サービス」を利用して行いましたが、懇切丁寧な説明や的確な提案を頂き、弊社の要望する条件を可能な限り取り込んだ設定にすることができました。

会社ごとの承認フローや手当の設定については「部分設定代行サービス」を利用しましたが、「一括設定代行サービス」で教わった知見を活かして、設定担当の方ともスムーズにやり取りを行うことができ、複数の会社の設定を並行して行うことができました。

「楽楽精算」はグループ導入でメリット大

導入後の社内の反応についてお伺いしたいです。また、社内に広める際に苦労されたこと、乗り越えた方法等がありましたらご教示頂けますでしょうか。

システムへの直接入力や領収書/請求書のスキャンといった手順変更への理解が必要と考えておりましたので、各社で説明会および事前トレーニング期間を設けることで、理解を得ることに努めました。
導入直後は、利用者からの問い合わせもありましたが、「楽楽精算」は慣れれば簡単なシステムなので、習熟が進むにつれてシステム上で業務が完結するメリットへの実感が広がっていると感じております。

また弊社のようなグループ企業で導入すれば、グループ間での出向の際の教育コストが大幅に減らせるなど、グループ導入のメリットは大きいと思います。

「楽楽精算」なら大企業での導入も安心

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

弊社グループにおいては、従業員個人の経費精算だけではなく、外部からの請求書処理（経理への支払依頼）も含めて「楽楽精算」で行うこととして導入しました。他社システムでは別製品を複数契約しないといけない内容も、「楽楽精算」なら一つの製品内で完結できコスト面でもメリットは大きいです。

また他社製品だと運用に合わせたカスタマイズができず、子会社に使わせるとオーバースペックになってしまうケースもありますが、「楽楽精算」はグループ各社ごとにメニュー設定が柔軟にできます。段階的な導入や、追加オプションによる機能拡大をしていくことも可能なため、会社の規模や状況に合わせて、柔軟に利用できることが強みではないかと思います。