「楽楽精算」と法人カードの同時導入による業務改革事例

「総務部だけの改善」では終わらせない。全社的な「時間創出」への挑戦

「楽楽精算」を導入することになったきっかけを教えてください。

経営体制の刷新を機に、当社では「生産性向上」へ大きく舵を切りました。売上をより伸ばしていくために、営業・技術といったコア業務に集中できる環境づくりに本格的に取り組むことになったのです。
そのきっかけとなったのが2024年に導入した「楽楽明細」でした。年間20,000通の請求書発送を99%電子化したことで、請求書遅延、発送作業にかかる労力が解消され、年間約200万円のコスト削減と240時間の作業時間を削減。このプロジェクトの成功により、「電子化で業務効率化が実現できる」実感が総務部の視座を大きく引き上げ、より多くの社員が関わる「経費精算改革」への挑戦につながりました。

経費精算業務ではどのような課題がありましたか？

最大の課題は「多額の現金管理リスク」です。立替精算や仮払いの際、10拠点合計で毎月500万円以上の現金での受け渡しを行っており、現金や金庫の管理が必要でした。
また、社員個人の負担も深刻でした。個人の立替額が月30万円を超えることもあり、社員個人の一時的な負担や、現金を授受する手間が大きなストレスとなっていました。
さらに、承認フローの煩雑さも課題でした。紙のレシートを台紙に貼り、ハンコを押して回覧し、各拠点で精算した後、紙の書類を本社へ郵送して再度チェックとファイリングを行っていました。

決め手は「中国銀行×ラクス」の連携による
「すぐ駆けつけてくれる安心感」

数あるシステムの中で、「楽楽精算」を選ばれた理由は何ですか？

システム選定において、「楽楽明細」での実績とコストパフォーマンスの良さから、ラクス製品への信頼は既に確立されていました。
今回のプロジェクトは「生産性の向上」が主眼であったため、煩雑な現金管理を無くせる「法人カード」の導入もセットで検討していました。メインバンクである中国銀行様に相談したところ、ラクスと提携していることを知りました。「楽楽精算」と中国銀行様の連携、そして何より「何かあった時にすぐ駆けつけてくれる安心感」が、最終的な導入の決め手となりました。

あふれる「やりたい」をカスタマーサクセスが交通整理。法人カードの相談もワンチームで解決し、スムーズな稼働を実現。

導入にあたり、苦労した点や工夫したエピソードはありますか？

自由に画面を設計できるので、「あれもやりたい、これも試したい」と要望がふくらみ、プロジェクトの収拾がつかなくなりかけた時期がありました。
本番稼働の期限が決まっている中、ラクスのカスタマーサクセス担当が、定例ミーティングで「今回はこれをやりましょう」「ここは後回しで大丈夫です」と的確に優先順位を整理してくれました。
自分たちだけでは迷路に入り込んでいたところを、プロの視点で導いてもらえたので、スケジュール通りに運用を開始することができました。

ラクスと中国銀行の連携によるサポートはいかがでしたか？

システムと法人カードを別々に導入する場合、問い合わせ先が分散してしまう懸念がありました。しかし今回は、ラクスと中国銀行様が密に連携していたため、私たちが煩わしい調整業務を行う必要がなく、安心して導入を進めることができました。

年間250万円のコスト削減に加え、月次決算が3日短縮。申請書のデジタル化で「探す手間」もゼロに

導入後の効果について教えてください

紙代、郵送費、振込手数料、そして作業人件費を試算すると、年間約250万円相当のコスト削減を実現しています。
また、月次決算の早期化も実現しました。以前は第4営業日までかかっていた月次資料の作成が、導入後は第1営業日に完了するようになり、約3営業日の短縮に成功しました。

経費精算以外に役に立っている機能はありますか？

「楽楽精算」のワークフロー機能を活用し、制服の注文や通勤費申請など、社内に散在していた50種類以上の紙の申請書を「楽楽精算」内に集約しました。「あの申請書はどこ？」という問い合わせがなくなり、承認状況も可視化されたことで、総務・社員双方のストレスが解消されています。

「コア業務時間」を創出し、利益の最大化へ

今後の展望をお聞かせください。

今回の導入により、営業担当者は事務作業から解放され、本来の顧客対応に時間を使えるようになりました。経理部門も単純作業ではなく、より経営に直結する業務に注力できる体制が整いました。
今後は勤怠管理システム「楽楽勤怠」の導入も検討しており、バックオフィス全体のプラットフォーム統一を目指しています。「事務作業の最小化」と「売上の最大化」の両輪を回し、全社的な生産性向上と、社員がやりがいを持って働ける環境づくりをさらに加速させていきます。