経理業務には無駄がたくさん!多くの企業に求められる効率化に商機あり

2020/6/30

経理業務には無駄がたくさん!多くの企業に求められる効率化に商機あり

バックオフィス業務、特に経理業務にはまだまだたくさんの無駄があります。この無駄はそのまま代理店から業務効率化ツールの提案余地になりますので、バックオフィス業務は提案余地の宝庫といえます。この記事では経理業務を中心にバックオフィス業務がどのような無駄を抱えていて、「楽楽ファミリー」製品を取り扱う販売パートナーがどのようにそれを解決できるのかということをご紹介します。

バックオフィス(経理)が抱えている無駄とは?

経理が所属する会社の管理系業務を行う部門は大きなくくりでバックオフィスと呼ばれることがあります。営業などの外に出ていく仕事をフロントオフィスといい、フロントオフィス業務は無駄を削減して効率化を図ったり、システム化などで対応したりという動きが一般的になっています。しかし、まだまだバックオフィスに目を向けられている企業は少ない状況です。では、バックオフィスにはどのような無駄があるのか、具体的に確認します。

経費精算の紙やエクセルの手作業

紙やエクセルを使って手作業で経費精算を行っている企業は非常に多いのではないでしょうか。特に中小企業ではその傾向が強く、経費精算は手作業でしかできないと思っているところもあるようです。

経費精算というのはバックオフィスで閉じる業務ではなく、全社的にいろいろな方が関わって対応をしなければならない業務です。しかし、紙やエクセルでこの業務を行っていると申請者はひとつひとつ自分の行った発生経費を確認し、交通費を手作業で計算し申請しなければならず、上司の方はそれを目視で確認しなければなりません。

そして、経理でも同様に目視確認を行い、そのデータを再度エクセルに起こし会計ソフトにまた入力という手間をかける必要があります。このすべてが無駄を多く含んでいるので、業務効率化の効果が抜群に出やすいポイントとなっています。

各種書類発行の手間と紙、印刷代、郵送費

ここまで経費精算の無駄や、その手間について説明をしてきました。しかし、経費精算以外でも経理が行う“面倒な”作業として書類を各所に送付するという業務があり、ここにも多くの無駄が潜んでいます。

まず、何と言っても手作業の圧倒的な手間がかかっています。書類を既定のフォーマットで作成、印刷してそれを封筒に1枚ずつ封入し、郵便局に行き送付を依頼する。これらのことを経理が全社分行わなければならないので、業務量が膨大です。さらに、送付先に誤りや送付漏れなどがあればその対応もしなければならず、これも大きな手間となっております。

そして、書類発行の場合にはその印刷代、郵送費も非常に大きな無駄となります。直接的にコストがかかっているので、この部分を削減したいという企業は多いのではないでしょうか。

販売パートナーがBO Tech(バックオフィステクノロジー)でこれを解決!

では、これらの無駄を販売パートナーがどのように解決するのかご紹介します。

BO Tech(バックオフィステクノロジー)とは?

前述のとおり経費精算や書類発行には多くの手間や時間の面、直接的な費用の面で無駄が多くありますが、それを解消するためのテクノロジーがBO Tech(バックオフィステクノロジー)です。クラウドサービスなどのITテクノロジーで経理、人事などのバックオフィス業務の効率化を実現するためのテクノロジーを総称します。

「楽楽精算」について

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムです。「楽楽精算」は経費精算をシステムで行えるようにし、精算に関わる全ての方の作業を楽にします。これまで手作業で行っていた入力作業をICカードやクレジットカードから読み取ったり、経理の方が時間をかけていた会計ソフトへの入力を連携機能で自動化したりと精算業務に費やす時間を大きく削減することができます。

これに伴い、精算業務が原因で低下していた生産性を向上させたり、発生していた無駄な残業が削減されたりと経費精算以外のところに波及する効率化の効果も多くなっています。

「楽楽明細」について

「楽楽明細」は同じくクラウド型のWEB帳票発行サービスです。請求書や支払い明細、領収書などをWEBで発行することで、面倒な印刷・封入作業をゼロにすることを目指せます。これまでの帳票発行といえば、書類をエクセルで作って印刷して封入して郵便局で費用をかけて発送という作業が必要でした。それがWEBで発行してそれを送付先に通知という作業で済むようになります。

印刷代、郵送費が削減できますし、紛失のリスクもありません。いろいろな販管システムと連携もしているので、システムから出力されるデータが自動で帳票に起こされる点も非常に便利で、業務工数削減の役に立つでしょう。テレワークの普及とともに需要も急拡大している製品です。

まとめ

バックオフィス業務にはまだまだ無駄がたくさんありました。逆に考えるとこの無駄はすべて効率化ができる部分なので、提案の余地が多く残っているというのがバックオフィス業務の特徴でした。

その無駄を削減することをBO Tech(バックオフィステクノロジー)の活用が可能にします。販売パートナーとなってラクスのBO Techを取り扱えるようになれば、非常に多くの商機が市場には眠っています。まだまだ日本のバックオフィスには効率化の余地があるので、ぜひこの機会に「楽楽ファミリー」製品のお取り扱いをご検討ください。

横澤さん

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株式会社ラクス 「楽楽精算」販売パートナー担当