経理のペーパーレス化をシステムで支援!その方法とメリットとは?

2020/9/30

経理のペーパーレス化をシステムで支援!その方法とメリットとは?

ペーパーレスで業務を行える環境を整えることは働き方改革の観点からもCSRの観点からも非常に重要だという意識が一般的なものになってきました。この記事では企業の中でも特に経理に注目して、経理のペーパーレス化をどのように支援するか、ペーパーレス化するための方法やメリットをご紹介します。

経理のペーパーレスに必須の「経費精算システム」

経理がペーパーレス化するための最初の提案として適切なのは「経費精算システム」の導入です。従来の経理業務、特に経費精算業務は紙媒体で行われるのが一般的でした。しかし、経費精算システムを導入すれば精算業務をすべてシステム上で行うことができるので、経理のペーパーレス化を大きく前進させることができます。

経費精算システムの中には「楽楽精算」のように電子帳簿保存法に対応しているものもあり、電子帳簿保存法に対応すれば従業員の申請伝票だけではなく領収書や請求書などの帳票データも電子化して保存することができるようになります。電子帳簿保存法に対応したいが、障壁が大きいという経理も多いので、この部分まで導入支援できると経理担当には刺さりやすい提案ができます。

経理がペーパーレス化するメリット

経理がペーパーレス化するメリットは非常に多くあるのですが、ここでは2点ご紹介します。このメリットがあることを経理担当の方に説明することでより強い訴求の提案ができるでしょう。

膨大な業務量の削減

経理の業務量は膨大なものだといわれます。その理由の1つに無駄な手作業が多いことがあります。全従業員が手作業で作成した申請書を経理はパソコンでデータ化します。そしてそのデータを会計ソフトに手入力します。従業員の申請に問題がなければ今度は振込データを手作業で作成です。このように手作業が多く、転記の際にミスがあればそのミスを探し、修正しなければなりません。このような無駄な作業を経費精算システムなら削減できます。

最初から従業員が提出してくれるものはデータなので申請データを作成する必要がありません。また、システムによっては従業員が作成した申請データを会計ソフトと連携できたり、そのデータを使ってそのまま振込データ(FBデータ)を作成することが可能だったりします。今まで手作業で行っていた部分をすべてシステムが代わりに行ってくれるので、業務効率が大きく向上します。

全従業員とのコミュニケーションの円滑化

経理のもう一つの負担としては少人数で全従業員の経費処理をしなければならないことでした。膨大な量の紙の申請が従業員全員から提出されますが、それが期日を守り、ひとつのミスもなく、社内規定を完璧に守ったものなら問題ありません。しかし、それは現実的ではありません。そのため経理は期日を過ぎても提出されない申請書を催促し、ミスを発見し指摘修正し、社内規定の周知徹底を行わなければなりません。

ペーパーレス化のためにシステムを導入すれば、このコミュニケーションもすべてシステム上で行うことができます。例えば経費精算システム「楽楽精算」なら期日をシステムがリマインドし、それを過ぎても提出、承認されない申請には一括で催促メールを送ることが可能です。また、社内規定に反している申請は提出ができなかったり、アラートを画面に表示したりすることができます。

このようにこれまで少人数の経理担当者で大勢の従業員を相手にしなければならなかったコミュニケーションもペーパーレス化を目的としたシステムが肩代わりしてくれます。経理の物理的な負担だけではなく、精神的な負担もシステムを導入することで軽減します。

まとめ

経理のペーパーレス化を実現する最初の提案としては経費精算システム導入が適切です。経理担当の方の悩みに合わせて経費精算システム導入のメリットを提示してあげることでより強い訴求の提案ができるようになるでしょう。

経費精算システム「楽楽精算」ではこれまで多くの経理担当の方への経費精算システムを導入した実績から、悩みに合わせた経費精算システムのご提案ができます。経理の方がクライアントにいるが、どのように提案すればいいのかわからないというお悩みにも解決策をご提案できますので是非一度販売パートナー募集制度にお問い合わせください。

横澤さん

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