交通費・経費精算の紙・Excel管理をやめて
「楽楽精算」で一括管理したら
爆速で精算業務がラクになった

交通費・経費精算に悩みを抱える経理部の3名

  • 経理部部長 中山さん

    社員増加による経理部の
    人員不足を懸念中。

  • 経理部 菅原さん

    最近の業務タスクの増加に
    危機感を感じている。

  • 経理部 佐藤さん

    非効率な経費精算業務に
    毎日イライラしている。

菅原さん
事業拡大で、今期から社員数が100名を超えましたね!
従来の交通費・経費精算でも人手が足らないのに大丈夫かしら?

事業が好調で営業職の社員を大幅に増やしたIT会社。
会社全体に勢いがあることは嬉しいことなのだが…経理スタッフには心配事が…

悩み 精算業務がほぼ全て手作業であるがゆえ
入力ミス、入力漏れ、もう限界…

中山さん
Excelの経費精算書に各社員が申請内容を記入し、
紙に印刷したものを経理が手作業で処理するのは限界に近いな…

経理部部長の中山さんも、部下と同じように今後の業務に関して不安に感じていました。実は社員数は大幅に増えたものの、バックオフィス側の社員数は変わらなかったのです。

経費申請を全て手作業でチェック
不備も多く、差し戻し作業で同じことを何度も繰り返さないといけない

例えば、交通費申請の際は、期間中に利用した経路を思い出し、金額を調べて、紙やExcelのフォーマットに手入力をして…と工程がたくさん。時間も手間もかかり、ミスも起こりやすい。交通費申請のチェックでは、定期区間は控除されているか、一番安い経路で申請されているか等、確認作業が山積み。交通費精算に限らずとも、適正な申請がされているか、全て確認するのは難しく、時間も大幅に取られてしまいます。

佐藤さん
なんでミスなく申請できないんだ!また差し戻さないといけない!
佐藤さん
こんなこと延々やってたら、他の業務ができない…

経費精算業務にかかる年間コストは、従業員100名の会社では289万円との試算も。

中山さん
働き方改革、業務効率化が叫ばれるこの時代に、
今の精算業務では会社にも社員にも全くメリットがない!!

結論 「楽楽精算」なら、
経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、
経費にかかわる全ての処理を 一元管理して
精算業務を爆速でラクにできる

中山さん
どうにかミスが減り、経理部門の負担も減る方法はないか?
ある程度システムが自動でやってくれたりしないだろうか?

そう決めた中山さんは、精算業務システムを検索し、比較検討を始めました。
その中で、注目したのが「楽楽精算」でした。

中山さん
「楽楽精算」なら、ミスを激減させ、大幅な時間短縮が実現できそうだ!

中山さんが他の経費精算システムと比べ、「楽楽精算」に注目したのはこのような点でした。

  • 「交通系ICカード取込み・OCR機能で申請者の手入力を省ける」 →精算業務の手間、ミスの削減に効果
  • 「ルールに反する申請は申請前に自動でチェック」 →差し戻し回数の減少
  • 「会計ソフトへの連携・振込みデータを簡単作成」 →経理の業務負担を削減
中山さん
経理担当も他の社員にとっても、大きなメリットが得られるぞ!

中山さんが注目した点をそれぞれ見てみましょう。

業務量が把握でき、
スケジュールのコントロールができるように

経理部門はすべての経費精算を行うのですが、これまでは経費精算用紙が経理の手元に到着しなければ、今月分として処理すべき量がわからず、どのくらいの経費精算作業が発生するのかまったく把握できていませんでした。

中山さん
今では申請者が「楽楽精算」の申請ボタンさえ押しておいてくれれば、今月はこのくらいの作業が発生するな、というのが分かります。

営業チームから好評!
スマホでどこでも簡単に申請できる

お客様先にお伺いすることの多い当社では、終日社外での打合せや業務が続き、なかなか社内に戻って来られない社員も少なくありません。これまでは経費精算のためだけに会社に戻り、数時間かけて経費精算作業をしていた社員も多くいました。

佐藤さん
「楽楽精算」は、ネット環境があれば申請できるので、家からの申請やスマートフォンで申請ができる点は、社員からとても好評です。
菅原さん
特に営業担当は移動が多いので、うまく活用していますね。外出する度に、こまめにスマートフォンから交通費の申請内容を作成する者もいます。

既存システムと柔軟に連携できることも導入の決め手に

便利なシステムやツールは多くあるけど、それぞれが独立して連携されないのであれば、作業者や運用者の手間が増えるだけです。企業への導入では、既存システムとの連携もしっかりと考えなければなりません。

中山さん
使用している会計ソフトに合わせた取り込み用のデータが出力でき、手入力がなくなるという点は魅力的でした。
佐藤さん
自社の管理システムを通さず振込みデータや会計ソフト用のデータが作成でき、これなら当社でも使えそうだと感じました。

導入効果 経費精算業務にかかる時間を
約80%削減できました

中山さん
「楽楽精算」を導入したことで経費精算業務にかかる時間が約80%削減され、手間や負担を大幅に軽減することができました。

例えば100名規模の企業の場合、こんなに削減されます

[紙+エクセルの場合 / 作業時間] 1,191時間→271時間 / [紙+エクセルの場合 / コスト] 4,580,197円→1,443,260円・・・約300万円の削減 ※従業員100名の場合
中山さん
「楽楽精算」は申請者が選択した費用項目を、勘定科目に自動で紐づけてくれる機能があります。この機能のおかげで、経理が仕訳作業をする必要がなくなり、大幅な時間短縮につながりました。具体的には、これまで3名で3日間かかっていた経費精算の作業が、今では2名で2日間に減りました。これまで経費精算の業務をしていた1名は、他のやるべき業務に集中できるようになったので、「楽楽精算」を導入して本当によかったと思います。

さらに 最も選ばれている経費精算システム
だから選ばれる理由がある

中山さん
経費精算システムの導入に際して、色々比較したんですが、「楽楽精算」はNo.1だけあって、選ばれている理由がありましたね!
  • ①充実のサポート体制だから
    導入や運用に心配なし

  • ②自社のフォーマットやフローに合わせた
    カスタマイズが簡単にでき、いつでも変更可能

  • ③細かいところに手が届く
    豊富な機能が揃っている

まとめ 効率化・業務改善・運用方法など
トータルで考えて「楽楽精算」

中山さん
申請→承認→仕訳→振込みといった一連の業務を効率化するのに必要な機能を備えていて、かつ使い易いという点ですね。
いかに高性能でも、業務のやり方がそれまでと全く変わってしまっては導入がスムーズにいかず、かえって効率が悪くなりかねません。その点、「楽楽精算」は画面レイアウトが変更できるなど自由度が高く、非常に使い易いと感じました。
中山さん
会社全体の業務効率がアップし、残業時間も少なくなりましたし、コア業務に集中できるようになりました。
働き方改革が自然と実現でき、全社として生産性は導入前に比べ大幅に高まったことを実感しています。

カンタン1分で完了!

資料請求・無料トライアルはこちらから
精算業務を爆速でラクにする方法を詳しく紹介

資料請求はこちらから

ご入力頂いたメールアドレス宛に、広告を含むご案内のメールをお送りする場合があります。また、ご入力頂いた個人情報は、「個人情報の取扱いについて」の記載に基づいて適切に管理します。ご案内メールの送信と、「個人情報の取扱いについて」に同意の上、入力情報を送信して下さい。
なお、同業他社様・冷やかしなど、ご検討の意思がないと弊社にて判断した場合、資料の送付やトライアルのご利用をお断りさせていただくことがございます。