2017/7/1/

経費精算のIT化が進む4つの背景

経費精算のIT化が進む4つの背景
提供:株式会社ラクス

経費精算業務を紙やエクセルでの運用からITを活用した方法に移行する企業が年々増加しています。IT化というと大きな投資が必要というイメージを持ってしまう方も多いかと思いますが、経費精算のIT化は中小企業でも活発に行われています。
なぜ、経費精算のIT化が盛んにおこなわれているのか、その理由をご紹介いたします。

クラウドの普及

1つめにあげられるのは、クラウドの普及です。
総務省「情報通信白書」による調査結果によれば、国内におけるクラウドサービスの利用状況は、平成24年には21.6%だったのに対し、平成25年には33.1%と約1.5倍に増加しており、この成長傾向は今後も続くと予想されます。

クラウドのメリットとしては、すぐに利用ができる、IT資産を企業が保有せずに済む、従量課金制のサービスが主流という点などがあげられます。言いかえると、企業が時間もコストもかからず低リスクで導入することができるということです。この点が、クラウドが評価され拡大している理由と言えるでしょう。
クラウド型の経費精算サービスにおいてもこちらは同様で、導入が簡単で、料金も安く、保守費用もかからないクラウド型のサービスを利用する企業が増えてきています。

国内におけるクラウドサービスの利用状況

スマホの普及

2つ目の理由として考えられるのは、スマホの普及です。
スマホの登場により、外出先や自宅など様々な場所で社内と同等のツールを使用できるようになりました。そこに「移動などのスキマ時間を有効活用できないか」という生産性向上の視点が生まれ、経費精算に注目が集まりIT化が進んでいるのではないかと推測されます。

実際に経費精算関連のサービスはスマホ対応されているものが多くなっており、特に外出が多い営業担当者には喜ばれているようです。スマホ普及率の劇的な成長はいわずもがな、このようなデバイスの普及も経費精算のIT化の1つの理由と考えられます。

スマートフォンの世帯保有率の推移

交通系ICカードの普及

3つ目の理由には、交通系ICカードの普及があげられます。
ICカードに記録されている利用履歴を用いて、交通費精算の入力や承認工数を削減できないかと多くの方が考えるようになり、様々な方法が提案されてきました。実際に、ICカードの履歴をリーダーで読み取り印刷する、専用アプリを使用する、ICカード読取機能を搭載したシステムを利用する、など様々な選択肢が登場しています。

駅消費研究センターの調査によると、東京30キロ圏在住の18歳から49歳における交通系ICカードの普及率は85.9%。多くの方がICカードを業務工数の削減に活用したいと考えるのも自然な流れと言えます。

交通系ICカードの普及率

経営課題の変化、拡大から基礎固めへ

経営者の視点から見ても、経費精算のIT化が進む理由がわかります。
日本能率協会発行の「2014年度 当面する企業経営課題に関する調査」を見てみましょう。この調査は経営者の方に「直近で重視している経営課題はなにか」と調査し、集計しているものです。

2014年の課題認識

この調査結果を見てみると、前年では1位、2位だった「収益性向上」と「売上・シェア拡大」という2項目が前年よりダウンしており、前年3位だった「人材の強化」が1位となっています。また、前年では11位だった「事業基盤の強化・再編」が6位に大きくランクアップしています。ここから推測できるのは、「ビジネスの拡大」を志向する経営者よりも成長のための基礎固め、いわゆる「盤石な経営」を目指す経営者が増えているのではないかということです。

「盤石な経営」を考える1つの目安として、粗利益における経理コストの割合という数値が上げられます。この割合が4%未満であれば青信号、すなわち黒字会社が多く、4%以上であれば赤信号、赤字会社が多いというデータがあります。経理コストの割合が高い会社が、どのように業務を効率化しコストを下げるかと考えたときに、毎月発生する経費精算業務のコストから手をつけるという流れがあるのかもしれません。

経理コストと粗利益との関係

いま選ばれている経費精算システムは?

以上4つが経費精算のIT化が進む理由です。経費精算は全社員に影響がある業務であることから、IT化による効率化効果も得やすく、従業員数が多い企業ほどコスト削減効果も高くなります。

専用のシステムも数多くリリースされています。中でも、ラクスが提供する「楽楽精算」は、2,100社以上の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位となっています。
※「ITR Market View:ERP市場2016」SaaS型経費精算市場より(株式会社アイ・ティー・アール発行)

申請時間の短縮、チェック時間の短縮、会計ソフトへの入力・支払処理などといった経理業務の短縮など、経費精算で発生するすべての業務負担を削減し、会社全体の業務効率化が実現できます。
詳しい機能は製品サイトをご覧ください。無料トライアルも受付中ですのでお気軽にお問合せください。

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