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交通費精算システムの実力とは?コスト編

経費精算システム

2015/10/30

交通費精算には、申請から承認、支払まで多くの手間がかかります。そんな手間を解消するために、交通費精算システムの導入を考えてみるものの、本当に費用に見合った効果ができるのか不安な方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、試算データをもとに交通費精算システムを導入することで得られるコスト削減効果をお伝えします。

交通費精算システム導入前の手間

はじめに交通費精算システム導入前では、どれほどの手間がかかっているのか考えてみましょう。

交通費の精算申請

交通費の精算を申請する際に、所定の書式やExcelで記入・入力を行っている場合、月に何件もの訪問がある営業担当者は1時間以上かかってしまってしまうこともあり、毎月多くの時間が費やされてしまっています。

交通費の承認

交通費精算の申請データを承認する際は、不正申請や過請求が行われていないか一つ一つチェックを行わなければなりません。
入力のミスや経路の確認など確認する項目が多く、時間を取られてしまいます。

承認後のデータの仕訳から振り込みまで

経理担当者には仕訳や手作業での会計ソフトへの入力、支払前のチェック、振込データを作成するなど、承認が終わった後も多くの作業が発生します。

従業員数別!交通費精算システムのコスト削減効果

交通費精算システムを導入することでどれくらいコスト削減効果が得られるのか。株式会社ラクスが従業員数100名、300名あたりのコスト削減効果を算出してみました。

【従業員100名の場合】

従業員100名の場合

【従業員300名の場合】

従業員300名の場合

上記のグラフから分かる通り、交通費精算システムを導入すると、申請から承認、経理業務まで全ての業務コストを大幅に削減することができ、一年で100名あたりでは約205万円、300名あたりでは約515万円のコスト削減効果が期待できます。
交通費の精算作業に関わる全ての担当者の負担を減らすためにも交通費精算システムは有益なものだといえるでしょう。

交通費精算システムでコスト削減が可能になる理由

何故こんなにも交通費精算システムを導入することでコスト削減が可能になるのか。
その理由は交通費精算システムの多様な機能に隠されています。

定期区間を登録!確認をする手間を省きます

交通費精算システムには、乗換案内のソフトが入っており経路をシステムに入力を行うだけで、簡単に運賃を算出することができます。また、定期区間をあらかじめ登録しておくことができ、経路から定期区間の料金を自動で控除してくれるので、いちいちチェックを行う必要がなくなります。

会計ソフトと連携!入力の手間を省きます

仕訳の項目を前もって関連付けておくと、申請者が入力を行った費用に対して勘定科目を設定しておくことができ、会計ソフトに取り込むためのデータを簡単に作ることができるため、入力の手間を大幅に省くことが可能になります。

振込みデータの簡単作成

交通費精算の申請データから銀行振り込み用のデータを作成することもできるため、振り込み作業にかかる時間をぐっと短縮することが可能です。

このような一般的な機能以外にも様々なものが存在していますので、自社に見合ったものを比較検討することおすすめします。

まとめ

試算データはあくまでも仮定の話ではありますが、交通費精算システムで交通費精算にかかってしまうコストも時間も大幅に削減できることがお分かりいただけたのではないかと思います。
本来の業務に集中できるような体制をつくれるよう、交通費精算システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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