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その出張精算は不正です!システム導入で不正を撲滅した方法とは?

2019/9/25

株式会社ラクスが独自に1,000人未満の中小企業経理担当者630名に行った調査によると出張精算は交通費精算、交際費についで、不正申請が行われやすいものです。

この不正を無くすことはできるのでしょうか。答えはイエスです。不正な出張精算はシステムの導入によって限りなくゼロに近づけることができます。では、出張精算システムでどのように不正な申請をなくすことができるのか、確認しましょう。

出張精算システムの最高の機能とは

出張精算システムで不正をなくすためにもっとも重要な機能は「規定違反チェック」です。この「規定違反チェック機能」というのは予めシステムに設定しておいた社内規定を遵守していない場合、アラートを出したり、そもそも申請自体をできないようにしたりするものです。

社内規定遵守で不正が撲滅?

この「規定違反チェック」を上手に利用すれば、社内規定を遵守したものしか申請されないので、不正な申請を行うことができず、社内から不正が撲滅されることになります。それはどういうことなのか、実際の申請のシーンを例にして確認します。

例えば社内規定として、「出張時にタクシーに乗ったときはその理由を記載しなければならない」という規定があったとします。

もしも出張精算システムを導入しておらず、手書きで精算業務を行っていた場合、この規定が守られている申請書も守られていない申請書も提出されてしまいます。その申請書が承認者の手元に届いたときに、承認者が社内規定を熟知していて、社内規定に沿っていない申請書を申請者に差し戻すことができれば問題はありません。

しかし、現実には社内規定も非常に多く、承認者自身も社内規定の理解が曖昧で、さらに出張申請の内容をつぶさに確認していることも稀でしょう。時間がないため、部下を信じてとりあえず「承認」をしてしまうという管理職も少なくないのが実情で、結果として経理部門の負担ばかりが増えるケースも多いようです。

では、出張精算システムが導入されていた場合はどうでしょうか。まず、記入内容に不正な部分があった場合には、その申請を提出させないことが可能です。また、申請者の不備が意図的なものでないときにも、システム上でメッセージを出して、申請者にその場で修正を促すことができます。いちいち何の規定に抵触していて、どのように修正するべきか承認者や経理担当者が調べて伝える必要もないので、申請スピードも向上するでしょう。

そして、承認者の手元に申請が上がってきたときには、すでに社内規定には違反していないということが明らかなので、その申請すべてを、ひとつひとつ確認する必要もなくなります。

このように、「規定違反チェック機能」が出張精算システムに導入されている場合、意図的な不正を行うことは難しくなりますし、無意識に社内規定に反しているものはその場で修正させることができるので、手戻りが非常に少なくなります。

また、承認者・経理担当者も社内規定に違反していないかどうかを考える必要もなくなるので、出張精算システムは不正撲滅とともに、精算業務のスピードアップ、効率化にも役立ちます。

不正撲滅だけではない出張精算システムの機能

このように出張精算システムは不正の撲滅に非常に役に立つだけではなく、出張精算業務のスピードアップ、効率化にも有用です。

出張精算システムには「規定違反チェック」の機能の他にも申請者が楽になる機能として「交通系ICカード読み取り」「手当の自動計算機能」「領収書画像読み取り機能(OCR機能)」などもついています。これらの機能を使って、不正撲滅だけではなく、効率化も図ることができます。

また、当然ですがこれらの機能は出張費だけではなく、経費、交通費を精算するときにも利用することができ、それらの作業の効率化も同時に進めることができます。

さらに、従業員だけではなく、経理担当者が楽になる機能も出張精算システムにはそなわっています。例えば「経費の自動仕訳機能」「会計ソフトとのCSVファイルによる連携機能」「全国銀行協会のフォーマットで振込データ(FBデータ)を作成」などがあります。

これらの機能があれば従業員の経費データをひとつひとつ確認して仕訳をする必要もないですし、会計ソフトにそれぞれを入力し直す必要もありません。振り込みに関しても各銀行のインターネットバンキングで簡単に振込ができるので、今までのような一つひとつ手入力による振り込みの手間がかかりません。

まとめ

出張精算システムの「規定違反チェック」によって社内規定に反している申請を提出させないということが可能です。また、出張精算システムにはその他にもさまざまな機能があり、出張の不正を撲滅するだけではなく、経費精算業務全体を効率化することが可能です。

出張精算の不正を撲滅するだけではなく、経費精算全体の効率化を考えているのであれば、ぜひ「楽楽精算」をご検討ください。

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