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経費や交通費をアプリで管理!そのメリットをたった5分で完全解説

2019/8/22

経費や交通費の管理は申請者/承認者、また経理担当の方、どなたにとっても煩雑で数が多く、やっかいなものですよね。しかし、この経費/交通費処理の悩みの多くは専用のアプリで解決することができます。この記事では、経費/交通費管理ができるアプリとはそもそもどのようなものか、アプリによってどのようなメリットが得られるのか、経費管理ができるアプリの優れた機能についてご紹介します。

〇経費/交通費管理アプリとは

まず、経費/交通費管理アプリについてご紹介します。経費/交通費管理アプリとは「経費や交通費についての申請、承認作業ができ、それをスマホで一元管理できるアプリ」です。

従来の経費精算といえば紙による手作業か、エクセルに入力してそれを印刷するというものが主流でした。そのため、申請も承認も会社にいる間しかできず、その管理も大量の紙によって行われるので、管理スペースやコストが大きなものになってしまうという問題がありました。

しかし、このスマホアプリを使うことで、申請/承認が場所を問わずにできるようになり、さらにデータ化できるため、従来よりも手軽に管理、運用が可能になります。

〇経費/交通費管理をアプリで行うその他のメリットは?

他にも経費/交通費管理をアプリで行うメリットがあります。

スキマ時間で経費精算/承認が行える(外出中でもOK)

さきほども書きましたが、従来の経費や交通費の申請/承認は専用の用紙が置いてある会社内でないとできないというものでした。しかし、常に持ち歩いているスマホのアプリで経費精算の処理ができるようになれば、時間や場所を問わずにその作業を行うことができます。

業務の効率化と生産性の向上

コア業務ではない経費管理をスキマ時間で完了させてしまえば、会社にいる間は本来その人が取り組むべき業務に時間を投下できます。営業担当であれば営業活動に、エンジニアであれば開発や保守運用の改善に時間を使うことができます。また、申請~承認手続きが遅滞なく進むため、経理担当者もスムーズに精算処理に当たることができ、経営にかかわる数字の分析など本来業務に専念しやすい環境が整います。このように様々な社員が今まで経費管理の時間に使用していた時間をコア業務に回すことで、無駄がなくなり生産性の向上が見込めます。

本来取り組むべき「利益を生み出す業務」に社員が集中することで、会社の業績をあげることにさらにフォーカスすることができます。アプリによる申請ができるようになることで会社にとっても非常に大きなメリットがあることがわかります。

無駄な残業削減、社員満足度向上

スマホアプリで経費/交通費管理を行えば、社内での無駄な業務を削減することにつながるというのはこれまでのご説明の通りです。そして、無駄が削減されれば、無駄な残業もなくなり、社員の会社に対する満足度が向上することもメリットとして考えられます。

〇領収書も経費/交通費管理アプリで電子化!

これまでのところで、経費/交通費管理アプリを導入することで大きなメリットがあることはご理解いただけましたでしょうか。実は経費/交通費管理アプリにはまだまだ便利な機能が備わっています。そのひとつが経費/交通費の領収書管理を電子化できる機能です。

電子帳簿保存法により、領収書を電子データで管理可能に

電子帳簿保存法という法令が施行されたことで、領収書を電子データで保存することが可能になりました。そのため、アプリでの経費/交通費管理することの重要性が増しています。

ちなみに、2019年8月現在、「楽楽精算」は国税庁公認のJIIMAによる第三者認証(電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度)※を受けているので、電子帳簿保存法に対応して、経費管理をデータで完了したいという企業様のご要望にお応えできる製品となっております。

https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/software_list/
「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧」JIIMA公式サイトより引用

経費交通費管理アプリには必須のOCR機能

電子化の手間も最大限に省くためにはOCRの機能を経費管理アプリが持っているかどうかも重要な点です。OCRとは手書きや文字で印刷されたものをカメラで読み取り、その内容を文字に起こしてくれる機能です。

この機能があれば、経費/交通費の申請者が受領した領収書をスマホカメラで撮るだけで申請可能なデータに成形してくれます。例えば「楽楽精算」のOCR機能は領収書内の金額、取引先(請求書発行会社)、受領日が自動でデータ化されます。されにそれを「楽楽精算」内で利用可能なデータの形にしてくれるので、申請時にそのデータを利用することで、非常に簡単に申請を完了することができます。

また、その写真をそのまま証憑として利用することも可能です。そのため、領収書をわざわざ別の紙に貼って、それをさらにスキャナで読み込んで、経理担当に送信して…という申請時の手間が省けます。

〇まとめ

経費/交通費管理をアプリで行うことで、多くのメリットがあることをご紹介しました。スマホアプリならいつでもどこでも経費/交通費申請、承認が行えます。それが業務効率化につながることもご紹介いたしました。また、電子帳簿保存法に対応したアプリで、OCRが使えるものならアプリでの経費/交通費管理がさらに便利になります。

紙やエクセルに比べ、非常に多くのメリットがあるアプリでの経費/交通費管理について、この機会にぜひ一度ご検討ください。

OCR動画(iPhoneアプリ(電子帳簿保存法オプション))

 国内で最も選ばれている経費精算システム

「楽楽精算」

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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