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電子帳簿保存法対応に必須の「タイムスタンプ」って何?その役割を紹介

2019/3/5

電子帳簿保存法により、紙でなく電子データでの帳簿保管が可能になりました。電子帳簿保存法では「電子データ」という特性から、真実性を証明することが重要視されており、客観的に証明できるものとして、「タイムスタンプの付与」が必須になっていますが、「タイムスタンプ」とは何なのでしょうか。今回は、タイムスタンプの概要や役割などについて詳しく見ていきましょう。

〇電子帳簿保存法とタイムスタンプとは

電子帳簿保存法は、1998年7月(平成10年)制定された法律です。この法律によって、請求書、領収書、会計書類などはパソコンのデータによって処理することが可能となりました。さらにクラウド型システムの導入など、ITの活用に合わせて帳簿類を電磁的データで保存することが可能となりました。
従来の帳簿類や請求書、領収書などは紙ベースで保管することが義務となっていましたが、紙の保管以外に電子データ保管・スキャナ読取りなどによる保管も可能となったのです。

電子帳簿保存法が制定した初期段階では認められていなかった、「スキャナ読取り保存」や「スマートフォン撮影による電子化」なども、法律の緩和策により順次認められるようになり、より現実的で実用的な運用が可能になっています。

ただし、スキャナ読取りでの保存が認められる適用要件の中には、「タイムスタンプの付与」というものがあります。これは必須となりますので、注意が必要です。

〇タイムスタンプの役割と必要性

電子帳簿保存法でのタイムスタンプの役割は、電子データが「いつ」存在したのか、また、その時間以降の「改ざんが行われていない」ということを証明することです。

電子データは、ともすれば第三者が手を加えて書き換えることが容易にできる側面を持っています。データが信用できるものであるかどうか、タイムスタンプを付与することで、存在した時間とその後の改ざんがないことの証明となるのです。

また、データを見ただけでは、その情報がどれくらい経過したものであるか、劣化していく紙の書類とは違い、一見では判断できません。新しい情報か古い情報かをタイムスタンプによって明確にすることは非常に重要です。これは日常生活などではほとんど使いませんので、具体的にイメージがしにくいかもしれませんが、郵送物の消印をイメージしていただければ分かりやすいかもしれません。

また、電子署名とタイムスタンプが「似ている」というイメージを持たれた人も多いかもしれませんが、電子署名は「誰が」「何を」を証明しているものであり、タイプスタンプは「いつ」「何を」を証明できるものです。電子署名では「いつ」存在したかを証明することができず、その後の改ざんがあった可能性を否定できません。現在の電子帳簿保存法では、改ざんを防止するためのタイムスタンプのみが要件とされており、電子署名は必要ありません。

〇まとめ

領収書や請求書へのタイムスタンプの付与は、タイムスタンプの付与に対応したシステムを導入することで可能になります。たとえば、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」では、領収書や請求書などをスキャナで読み込むときに自動的にタイムスタンプが付与される機能が搭載されています。

「楽楽精算」では、読み込んだデータをただ保管するだけではなく、必要な時に確認できるように「検索機能」があったり、改ざんがないか確認するためタイムスタンプの検証を行う「一括検証機能」を搭載しているなど、電子帳簿保存法での運用ができるように、様々な機能が付加されています。より効率の良い経理処理を目指している企業様は、ぜひこの機会にシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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