東京
03-6675-3623
大阪
06-6376-5222
名古屋
052-218-6937
福岡
092-739-8085
  • 東京
    03-6675-3623
  • 大阪
    06-6376-5222
  • 名古屋
    052-218-6937
  • 福岡
    092-739-8085

領収書を電子化して保管するには何が必要でしょうか?

2019/2/08

皆さんの会社では経費精算で発生する領収書の管理はどのように行っていますでしょうか。領収書原本をファイリングして保管しているという方も多いかと思いますが、最近では領収書を写真で撮って電子化して保存するという方法を頻繁に耳にするようになりました。電子保存に切り替えることでどのようなメリットが得られるのか、また、電子保存に移行するためには何が必要になるのでしょうか。

〇領収書の電子保存を行うメリットは?

領収書を電子化して保存するメリットは、領収書を紙原本で保存する場合のデメリットの裏返しといっていいでしょう。紙原本での保存にどのようなデメリットがあるかを上げ、電子保存のメリットを紹介していきます。

  • ・紙原本をファイリングしたり糊付けする場合、その作業を行う業務負担が発生します。
     ⇒電子保存であれば、データを保存するだけなので、面倒な作業を削減できます。
  • ・法人の場合、領収書の保管期間は7年間と規定されていますが、7年分の領収書を原本保存するためには物理的な場所・スペースを必要とします。また火災等による紛失・消失のリスクもあります。
     ⇒電子保存であれば、スペースの削減は言うまでもなくバックアップも可能ですので、スペースもリスクも減らすことができます。
  • ・複数拠点ある企業であれば、原本を集約するための輸送コストが発生します。
     ⇒領収書を電子化すれば、郵送を必要としないので、コストの削減になります。

このように紙原本での管理では様々な負担・リスクを抱えていますが、電子保存に切り替えることでこれらの懸念点から解放されます。

〇領収書の電子保存を行うには、何が必要?

領収書電子化を行うためには「電子帳簿保存法」に対応することが必要です。この法律では、国税関係帳簿書類の電子保存を行うための要件が規定されています。
要件は「真実性及び可視性の確保」の大きく2点で、タイムスタンプという仕組みでデータの改ざんがない証拠を残す必要があったり、電子化した領収書を検索できる機能が必要だったりと、要件を満たす管理体制を整える必要があります。
領収書の電子保存を行うためには、これらの要件に対応する機能を備えたシステムの利用が欠かせないでしょう。

これら要件のハードルは依然と比べ、かなり低くなっています。かつては領収書の金額が、3万円以下のもののみ電子保存が認められていましたが、現在では金額の制限はなくなっています。また、原稿台付のスキャナで読み取ったデータでなければ認められてないかったところから、スマホやデジカメで撮影したデータでも電子保存が認められるようになりました。これらの緩和が電子保存が広まっている要因です。

また、電子保存を行う場合にはあらかじめ所轄税務署長に申請し承認を得る必要があります。
領収書電子化に移行する際は、システムの導入と税務署への申請を並行して進めて、期日に余裕をもって準備することをお勧めします。

経費精算システム「楽楽精算」でも電子帳簿保存法の要件に対応しており、領収書の電子化が可能です。領収書の電子化以外にも、経費精算に関わる業務を効率化する多様な機能が搭載されています。
国内No.1の経費精算システムで、領収書の電子化を検討してみましょう。

電子帳簿保存法対応のための機能について詳しく知りたい方は機能紹介ページをご覧ください。

「楽楽精算」の詳しい資料がほしい、領収書の電子化について詳しく聞きたいという方は下記の資料請求ボタンからお問合せください。

 国内で最も選ばれている経費精算システム

「楽楽精算」

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

20000843(06)