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経費申請で飛行機の手荷物超過料金の申請があった場合、どのように扱いますか?

2017/2/13

海外出張などで飛行機を使った場合、当然、会社で飛行機代などは経費を負担することが一般的です。ただし、手荷物の超過料金が発生し、その金額を経費申請されたらどのように処理するべきでしょうか?

会社の業務ではなく個人的な荷物が多かった場合

今やグローバル化の時代であり、会社の業務で海外出張するケースも増えてきていることでしょう。飛行機やホテルなどにかかった費用は会社に経費申請することは当然ですが、荷物が多く超過料金がかかることも稀にあるようです。
会社の業務で飛行機を使い、荷物の料金が発生した場合の扱いをどのようにするか、会社の規定で決めておく必要があります。経費として認めるのであれば、出張費用に付随する旅費となりますので経費申請して適切に処理をおこないましょう。

海外に仕入れに行った際のサンプルで荷物超過した場合

飛行機の手荷物で個人の荷物は規定内に抑えていても、会社の仕入れに必要なサンプルなどが多く、手荷物超過が日常的になってしまっているのであれば、出張に付随する費用となり旅費の扱いになります。
また、仕入れなどで手荷物では間に合わないときは、現地から送るようにして超過料金を発生させないようにすることも検討しましょう。

まとめ

飛行機での手荷物超過料金の経費としての扱いは、しっかりと規定しておく必要があります。個人の荷物を少なくすることで、通常かからない費用であれば、会社の経費ではなく個人負担にするよう規定しておくことも大切です。

また、これら経費申請・精算をスムーズに行うためには、クラウドの経費申請・精算システム「楽楽精算」を導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

ラクス

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