交通費精算書と最短距離での交通費にズレがある場合、これに対処する良いシステムはありますか？

備考欄に事情を記入させる

例えば営業などで外回りをしているような場合、次のような理由で必ずしも最短距離での交通費精算とならない場合があります。

１：遅延による迂回
電車が遅延している場合は、他の路線で迂回を強いられるケースがあります。この場合は、交通費精算書の備考欄にその旨を記載させ、遅延証明書を添付させるといいでしょう。

２：ある地点を経由する必要があった
主たる訪問先の他に、何らかの用事で別の地点を経由する必要があった場合は、その理由を備考欄に記載させるといいでしょう。

よく利用する区間は、予め料金表などを作っておく

特に都内などの場合は、ある目的地まで行くのに、様々な経路が候補として上がるため、社員個別に経路を判断されると、精算する方はとても大変です。そこで、よく訪問する取引先などについては、社内で予め推奨する経路とその料金を一覧表にまとめておくと、交通費精算がとても楽になります。

まとめ

交通費精算は、経路によって微妙に金額が異なるため、あまりにバラバラな方法で各社員が交通費精算してくると、万が一の時に税務署から指摘を受ける可能性も考えられます。そのため、よく行く経路などについては社内で共通認識を持つよう徹底させましょう。

また、これら交通費精算をスムーズに行うためには、クラウドの交通費精算システムを導入するとより効率的です。
交通費精算システム「楽楽精算」では、交通系ICカードの履歴を取り込むことができるので、利用した経路の改ざんがなくなりチェックの手間も減少しますし、「乗換案内」が内蔵されており申請した経路に「早い」、「安い」などのアイコンが表示されるため適切なルートが申請されているか一目で分かるようになっています。